AdaptaPro Evolución Constante

¿Sabías cómo se administraba antes del SENIAT?

Desde la década de los 80 hemos participado en la transición desde las máquinas de escribir hacia el uso de las impresoras para hacer facturas y cheques. Hasta lograr en la actualidad  la consolidación de AdaptaPro ERP  basada en Procesos de Negocios

La forma en que las empresas eran administradas y gestionadas en la Época antes de la  existencia del SENIAT (1994) eran con los siguientes recursos:

DataPro Bancos era un módulo que se operaba en dos diskettes

La unidad “A” para el uso del programa

La unidad “B” para el uso de los datos.

Las empresas gestionaban los riesgos por devolución bancaria del cheque causada por la acción humana por escribir los cheques manualmente generando disparidad entre el monto escrito vs el monto numérico, además de asegurar su condición “No Endosable” y el nombre correcto del beneficiario. También incidía positivamente en la imagen de la empresa gracias a la presencia del cheque a nivel impreso representaba modernidad y sistematización. 

        Beneficiario: Contiene la lista de las personas o empresas a quienes se les realizará el pago según el cheque impreso, registrado previamente en el formulario “Orden de Pago”. El termino beneficiario fue contenido fisco de cheque de aquella época donde indicaba “Beneficiario”, ahora se denomina “Páguese a la Orden de”. En AdaptaPro, se denominan Prestadores de Servicios y están registrado en la tabla de Proveedores logrando la normalización en la base de datos.

 Órdenes de Pago: Este término fue acuñado por la acción entre “jefe y secretaria” cuando el jefe le indicaba a su secretaria mediante ordenes pagar: Alquiler, Electricidad, Servicios Contables y demás compromisos sin la existencia formal de cuentas por Pagar.

 Cuentas de Egreso: Contiene los códigos de los conceptos de pago para ser utilizado en componente administrativo y con su respectiva cuenta contable, con el objetivo que el usuario realice registro de: Documentos de cuentas por pagar y Ordenes de pago hacia beneficiarios.

Además lograba sustituir “la máquina de escribir” por el Uso del PC con la impresora, emulando las formas pre-impresas llamadas “formas LEC” utilizando el formulario  “Orden de Pago” para todos los pagos diferentes a las cuentas por pagar que eran derivadas de las compras de productos y “Para aquella época no existían regulaciones para facturación de servicios”.

Tecnología de la Época (Hardware y Sistemas Operativos). DataPro DOS en sus principales transiciones que justificaron la implementación de tres módulos independientes “Administración, Caja-Bancos y Contabilidad” que se integraban mediante código de integración contable y conceptos de pago con integración contable denominada “Cuentas de Egreso”

   Tecnológica desde los PC de 128/256 K de memoria para sistema operativo CPM de 8 Bit y DOS de 16 bits en la utilización de los diskettes por esto DataPro estaba compuesto por tres sistemas separados:

 Administrativo para inventarios, Compras y Facturación.

 Caja-Bancos para uso de pagos para servicios y gastos diferentes a cuentas por pagar utilizando las cuentas de egreso y las Órdenes de Pago.

 Contabilidad por medio del proceso de integración mediante la importación de datos desde cuentas por pagar cuyos equivalentes contables estaba definido en códigos de integración y cuentas de egresos.

Además por las limitaciones tecnológicas de la época “no era posible contar en un solo sistema Administrativo unificando todas sus funcionalidades” en un  PC con 128KB o 256 KB de memoria RAM  y utilización de diskettes.

 Aparición en el mercado de PC con 512K de memoria y Discos duros de 5 megas, facilitando la unificación del Componente Administrativo con Caja-bancos. AdaptaPro contabilidad de manera separada debido a que el contador utilizada otro PC para realizar esta actividad y aun no estaban disponible las redes.

 Aparición en el mercado del uso de RED-Novell con mayor capacidad de almacenamiento, nos permitió unificar los tres módulos: Administrativo, Caja-Bancos y Contabilidad en un solo sistema “Administrativo” logrando mantener la misma operatividad en ambos formularios de pago: Comprobantes de Pago para cuentas por pagar para proveedores y órdenes de Pago para los beneficiarios.

 En 1994 surge la institución “SENIAT” con exigencias regulatorias, entre ellas la necesidad de presentar facturas para los prestadores de servicios sustituyendo el recibo de compra por honorarios y/o servicios. Lo cual surgió la necesidad de crear  el registro del documento de cuenta por pagar cuyo cuerpo estaba conformado por las cuentas de egreso y la necesidad de utilizar el código del proveedor, quedando en baja utilización las órdenes de pago. Además, de la exigencia de formas pre-impresas, libros de compra, libros de venta y libros de inventarios.

 Retenciones de IVA, año 2002 aun con usuarios de DataPro DOS utilizando ambos formularios para realizar pagos fue necesario implementar retenciones de IVA en los documento de cuentas por pagar, facturas de compra y órdenes de pago cumpliendo con la exigencia de las numeración del correlativo con sus respectivas nomenclaturas.

Transición hacia AdaptaPro ERP. Debido a la génesis de DataPro DOS justificado por las tecnologías de la época,  modo de administración y la ausencia del Seniat, consideramos que era necesario diseñar una nueva base de datos aprovechando el potencial de los gestores de bases de datos para lograr un moderno sistema integrado contentivo en una sola base de datos y sistema los procesos administrativos logrando unificar en un solo formulario la emisión de pagos y contar con un solo registro de proveedores, prestadores de servicios y entes oficiales, a continuación la transición de funcionalidades.

Beneficiaros fueron migrados hacia la tabla de proveedores con la denominación “Prestadores de Servicios” y “Accionistas

 Órdenes de Pago esta sustituido por los comprobantes de pago a través de la opción “Otros Pagos” logrando utilizar las cuentas contables o cuentas de Egresos.

Importa Registros desde DataPro Administrativos para DOS Versión 2.x

Facilita la continuidad de los procesos administrativos importando registros de las tablas maestras y las tablas de transacciones.

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