Fichero

Agrupa todas las tablas maestras en las que se fundamentará el sistema u opciones correspondientes a la aplicación seleccionada en “Aplicaciones”, su contenido básicamente es introducido por el usuario y no deriva de algún proceso, la tabla principal es la que contiene los datos de los productos y las demás tablas almacenan valores o características vinculadas con cada uno de ellos.

Producto

Contiene el registro de todos los Productos, cada uno ocupa un registro y se identifica a través del campo “Código” y está compuesto por un conjunto de campos que contienen información, además; está asociado a diversas tablas que facilitan la clasificación de los productos, En el detalle del Formulario, tales como: Grupo, Marcas, Impuesto Municipal. En la barra principal del formulario, tales como: Unidad de Medida, Precios de venta, Equivalencias, Sustitutos y componentes del Producto.

 

Barra de botones: Provee las diferentes opciones de botones para la actualización de datos y navegación de registros.

Mediante la barra de botones el usuario puede incluir, consultar, modificar, eliminar y buscar  cada uno de los productos del inventario.

NOTA: La gran mayoría de formularios que veremos en el sistema presentaran los botones: incluir, consultar, modificar, eliminar, buscar y los de desplazamiento, por lo cual describiremos su uso una sola vez y en cada formulario solo describiremos los botones particulares a cada formulario. 

Incluir o crear Ficha de Producto

Activa el modo de edición del formulario para incluir un nuevo registro en la base de datos o presionando la tecla “I” para un nuevo registro de producto, según los siguientes campos:

Código: Este  campo hace  referencia  al  código  que  identifica  cada producto.  En caso de que el código introducido por el usuario  exista el  Sistema  emite  el mensaje “Registro ya existe Intente nuevamente”,  el  mismo acepta  hasta  veinte (20) caracteres alfanuméricos. Si el código del producto se desea que sea automático, se define en  la opción “Configuración de la Empresa”.

Aplicaciones => Definiciones de la Empresa => Ficheros: Configuración de la Empresa, Folder “Otros”

Descripción:  Se  refiere  a  la definición o nombre  del  producto  que  es requerida  por el Sistema para  la  emisión de  informes y  documentos tales  como:  Facturas,  Orden de Entrega,  Devoluciones,  Ordenes  de Compra, Pedidos y Notas de Recepción. Este acepta hasta (60) sesenta  dígitos  de formato libre.

I.V.A.: Por medio de un combo permite seleccionar el tipo de I.V.A. asignar al producto, el cual puede ser Exento, General, Reducido, Suntuario 1 y Suntuario 2. La  configuración  del  impuesto  previamente  es registrado  en  Aplicaciones => Tributación y Deberes Formales=> Ficheros: Tipos de Alícuotas y Alícuotas del I.V.A.

Precio A: Permite colocar el precio para el catálogo “A”, unidad de medida “UND” y divisa “Nacional”. Este precio se registra en la tabla de precios y podrá ser visualizado desde el formulario “Precios de Venta”

Estado: Permite colocar al producto si esta activo o inactivo.     

Utilización: Permite asignarle el uso al producto ya sea para la  Venta (V), Fabricación(F), Honorarios (S), Eventos (S), Alquiler(S), Consumo ( C ), Servicios (S), Reparación ( S) y Materia Prima.

Todos los productos de cualquier uso son totalmente operativos para el sistema  sin  ningún  tipo de restricción. Para  todos  es  posible: Entradas, salidas, compras, ventas, devoluciones, costos,  existencias y  demás  operaciones. Sólo el producto de servicio  presenta  de manera  automática  el editor de textos para  incluir  la  descripción amplia  del servicio en la ficha del servicio y en las operaciones  de venta.  Así  mismo, para  todos  los  productos serán contadas las  unidades  (Entradas  y Salidas)  ofreciendo posibilidades de cantidades en existencias  y  demás consultas. A excepción del tipo servicio que no maneja existencia. 

 Importante: Si la utilización del producto es “Fabricación”, los productos  asociados como componentes serán tomados como  materia prima y consumidos cada vez que se incorporen nuevas unidades por medio de la opción “Entradas y Salidas”, logrando la obtención  de resultados a través de la transformación de productos. La opción de Eventos permite llevar el control de los cursos, talleres, etc. Que el cliente le requiera dar a sus clientes, dicha opción no afecta procesos de compra y venta.

Aplicación: permite configurar el producto si será para la compra-venta o ambas, con el fin de que se defina en que proceso aparecerá dicho producto       

Procedencia:   Correspondiente a la procedencia del producto, y la misma puede ser  Nacional o Importado. El valor de este campo es de uso referencial y no actúa  en ningún proceso de cálculo.

Método de Costo:   Se refiere al método de  costo  que  regirá   el producto  para calcular el costo de venta, ganancias brutas  y valor del  inventario. El valor aceptado debe ser: FIFO, Serializado, Promedio y Lotes.  El método no  puede cambiarse cuando el producto  tiene  existencia, ya que esto afectaría el cálculo de los costos.

Grupo: Permite seleccionar el  grupo asociado al producto.  Esta clasificación se hace necesaria  cuando  se  requiere  obtener  resultados por diversas agrupaciones de  productos  como:   Líneas,  Clases  u   otra clasificación requerida. Además, el código de grupos permite crear  la relación  existente entre el producto y el plan de  cuentas  contables imprescindibles en los procesos de elaboración de asientos  contables.

Marca: Es otra forma de clasificar o agrupar el producto, como su nombre lo indica, permite clasificar el producto por la marca. 

Impuesto S/patente (Municipal): permite colocar el % sobre patente en caso de que la empresa venda producto de los cuales le debe reportar un monto determinado a la Alcaldía del municipio por los productos vendidos.

 Existencia Mínima en Unidades: Significa la menor cantidad  de unidades que debe tener el  producto  en el inventario. Este valor es necesario  para  que  el Sistema determine automáticamente el agotamiento de unidades y sugiera la reposición. Acepta hasta ocho (8) dígitos de formato numérico con dos (2) decimales.

Existencia Máxima en Unidades: Significa la cantidad máxima de unidades que debe  tener el  producto en el inventario. Este valor es utilizado por el  Sistema para  determinar las cantidades que se deben reponer para  obtener una existencia óptima. Acepta hasta ocho (8) dígitos de formato numérico con dos (2) decimales.

Costo del Mercado: Campo que se muestra en la ficha como referencia si el cliente desea colocar el costo del producto, pero sin depender de procesos que lo alteren, puede ser utilizado por otros procesos siempre y cuando se configure.

Observación 1: Permite colocar observaciones al producto. Acepta hasta cuarenta  (40) caracteres de formato libre.

Observación 2: Permite colocar observaciones al producto. Acepta hasta cuarenta  (40) caracteres de formato libre.

Observación 3: Permite colocar observaciones al producto. Acepta hasta  cuarenta  (40) caracteres de formato libre.

 Comisión por Venta: Acepta valor numérico de formato 9999999.99” y se refiere al porcentaje de comisión sobre el precio de venta menos el porcentaje  descuento por renglón

 Descripción Editable: Si está afirmativo, permite que el usuario cambie la descripción del mismo en las transacciones (Presupuestos, Pedidos, Facturas, etc.). Este cambio de descripción solo afectará al documento que se esté realizando en ese momento, en la tabla de producto permanecerá igual.  

 Múltiples Unidades de Medida: Se refiere si el producto va a tener varias unidades de medida para los procesos de compra y venta con el fin de si es “Sí” se puedan añadir otras unidades de medida y si es “No” que no lo permita para evitar incidencias en los procesos.

Requiere Precio Regulado: se refiere a si el producto le afectara la Ley de costos y precios justos con el fin de que al colocarlo “Sí” permita a la hora de cargar la entrada del producto, bien sea por inventario o compras colocar el costo y el precio al cual se venderá el mismo.

Existen otros campos los cuales pueden ser utilizados siempre y cuando se añadan al formulario y se defina para que será utilizado, al añadir campos disponibles será bajo responsabilidad del usuario. La ficha del producto podrá cambiar de vista según la configuración que tenga en la opción “Configuración de la Empresa”. Aplicaciones => Definiciones de la Empresa => Ficheros: Configuración de la Empresa, Folder “Otros”. Configurar Productos.

Grabar el registro de la ficha del producto, reinicia y prepara el formulario para incluir otro producto.

Descripción Amplia campo memo a través de un editor de texto que permite registrar cualquier información asociada con el producto y la misma podrá imprimirse al utilizar el producto en cualquier documento previamente configurado(Presupuesto, pedidos, facturas de venta, etc).

Asociar imagen permite asociar o ingresar la imagen (foto) del producto con formato bmp.   

Asociar archivos adjuntos: permite escanear documentos que requieran ser almacenados para luego ser visualizados no solo escanear sino almacenar cualquier tipo de archivo. Con este proceso todos los documentos escaneados, asociados se guardaran en el servidor de datos y cualquier estación de trabajo los podrir recuperar. Se recomienda  si el cliente va a utilizar este proceso que el servidor de datos tenga gran capacidad en el disco y  memoria ram mínimo 4 GB.

Cancelar: la edición del registro sin grabar los cambios realizados y regresa la barra de botones con todas las opciones de edición.

Consultar Ficha del Producto

Presenta un nuevo formulario contentivo de diversas opciones de consulta referidas a cada producto.

En esta consulta podemos ver “Existencias y capas” donde tendremos las diferentes existencias y movimientos del producto tanto: Físico, Lógico y Contable estos movimientos van a depender de los diferentes procesos que hay tenido el producto y el modelaje de los documentos. “Sucursal” hay veremos las existencia generales en caso que la empresa tenga sucursales. “Almacén” podremos ver las existencias del producto en tal caso que se tengan en varios almacenes. “Precios” podemos ver los precios que posee el producto.

“Costos y Valor del Inventario” podemos ver los diferentes costos que haya tenido el producto en los diferentes procesos, tomando en cuenta que el precio de venta del producto, en caso de que sea por porcentaje de utilidad, se calculara con base en el costo que tenga a la hora de la entrada o compra y en caso de que el producto haya tenido gastos los mismos no influirán en el costo para el cálculo del precio, ya que el costo con los gastos es el Costo Financiero.

“Documentos Ventas” se podrán ver los documentos de venta(Presupuestos, pedidos, facturas), en los cuales el producto haya tenido movimientos

“Documentos Compras” se podrán ver los documentos de compra(Orden de compra, facturas), en los cuales el producto haya tenido movimientos. Podría ser muy útil a la hora de ver cuál es el proveedor con el menor costo del producto.

“Producción” se activará cuando el producto tenga como Utilización que es para la “Fabricación”, y allí se asociarán los departamentos y los diferentes componentes que tenga el producto para luego ejecutar las órdenes de producción. Si el cliente va a utilizar la Aplicación de Producción, primeramente se debe detallar como es su forma de producir para luego implementarla en el sistema.

“Seriales” se activará cuando el producto tenga como Método de Costo “Serializado” donde se podrá ver los diferentes movimientos del producto Disponibles, Entradas y Salidas, con sus respectivos seriales.

“Otros” permitirá ver otras informaciones relacionas con el producto como: “Ficha del Producto” donde se podrá ver la información completa del mismo con todos sus campos. “Proveedores” resumen de proveedores a los cuales se les ha comprado el producto. “Clientes” resumen de clientes a los cuales se les ha vendido el producto. “Cuentas Contables” en caso de que el cliente desee contabilizar los movimientos de inventario dependiendo del método de Costo de Venta, Periodo o Continuo, deberá establecer las cuentas contables en los grupos del producto(Aplicaciones=> Inventario=> Ficheros: Grupo de Productos). “Auditoria del Registro” permite ver los diferentes accesos que ha tenido el producto(consultas, modificaciones).  “Precios de Venta Históricos” se podrán los diferentes cambios de precios que ha tenido el producto, en caso de que se haya registrado un cambio de precio y no fue aprobado podrá se podrá consultar y cambiar el precio.

Modificar Registro del Producto

Activa el modo de edición del formulario para la modificación y actualización de datos del producto. En caso de ser cambiado el código del producto también serán afectados todas las tablas que tengan integridad referencial.

Eliminar Registro del Producto

Solicita la eliminación del registro del producto. La ejecución será posible si el código del producto no está asociado con otras tablas de datos, como por ejemplo: Si el código del producto ha sido utilizado a través de una factura no se permitirá la eliminación.

Buscar Producto

Activa el modo de edición del formulario con la finalidad de realizar búsquedas en la tabla del producto a través de los siguientes campos: Código, descripción. La búsqueda se realiza de manera directa o secuencial, cuando se indica el código del producto será ubicado en forma directa, caso contrario cuando se emplea otro campo será realizada la búsqueda en modo secuencial localizando todos los productos que cumplan con la condición de búsqueda, en caso que varios productos  sean localizados se presenta el editor de registros con los diversos productos visualizando: Código y los datos del campo que solicitó la búsqueda.

Lista (BROWSE) de Producto

Presenta la opción de búsqueda por determinada descripción del producto, si no se desea buscar por descripción se ejecuta el botón F6 y se mostrará a través de una ventada de diálogo el editor de registros todos productos registrados, cada registro muestra: Código y descripción. Para seleccionar cualquier producto es necesario focalizar el registro y presionar doble clic o ENTER que permite refrescar todos los campos del formulario del producto según el código marcado. El editor de        registros que visualiza la lista de productos ofrece un conjunto de funcionalidades que facilita ordenar las columnas presionando clic en la cabecera de la misma, facilita la búsqueda en las columnas previamente ordenadas con tan solo presionar teclas desde la “A” hasta la “Z”, además provee el botón “”⁣ buscar para realizar búsquedas escritas sobre cualquier columna.

Imprimir Ficha del Producto

Solicita la impresión de la ficha del producto, muestra todos los campos de la ficha del producto, cada uno indica: Nombre del campo, Valor del campo y referencia.

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