Facilita agrupar un conjunto de cuentas contables con el objetivo de obtener un balance de resultado y/o ganancias o pérdidas de manera parcial. Ejemplo

Mediante los Centros de Costos se pueden obtener resultados extracontables extraídos directamente desde los asientos registrados en el sistema. Cada Centro de Costo debe relacionarse como una subcuenta a nivel auxiliar y asociada directamente con una o varias cuentas contables que acepten movimientos.

Los  asientos de Centros de Costos son almacenados en una base de datos  de tipo  “Perpetuo”  que no será  seccionada  en  ejercicios,  permitiendo  al usuario obtener información desde cualquier fecha que esté  fuera o  dentro del ejercicio contable.

En el Plan de Cuentas, deberá indicarle por cada cuenta contable la distribución proporcional en cada Centro de Costo con respecto a una cuenta contable. Ejemplo:

La cuenta contable para “6.xxx.xxxx Electricidad” requiere que cada vez que se registre un asiento de manera directa o automática por parte del sistema genere los siguientes sub-asientos para cada uno de los Centros de Costos. Ejemplo:

La generación de asientos para los Centros de Costos, los crea el sistema de manera automática según la previa planificación indicada por el usuario, donde el sistema obtiene el porcentaje correspondiente a cada Centro de Costo y lo aplica al monto del asiento “Positivo o Negativo” presentándolo a través del editor de registros para que el usuario pueda personalizar o modificar la distribución sugerida. Sin embrago el usuario puede definir en la planificación porcentual el valor 0,00%, el cual define que no posea distribución y al momento de incluir el asiento deberá indicar el monto.

Para  todos  los casos en  que el sistema  genere  los asientos  de Centros  de Costos, será  verificado el total distribuido a fin  de  que sea igual al monto total del asiento registrado.

Los Centros de Costos al igual que las cuentas contables podrán dividirse y subdividirse en niveles, logrando clasificarse en dos tipos:

Totalizadores: Son los primeros niveles exceptuando el último y no aceptan   movimientos.   Sólo actúan como acumuladores   para   los movimientos registrados en los Centros de Costos del último nivel y los niveles subalternos.

No totalizadores: Sólo aceptan asientos para determinar los resultados de los niveles superiores “totalizadores” y los resultados exigidos por la relación “Cuenta Contable / Centro de Costos”.

Los  Centros de Costos pueden asociarse a cualquier cuenta contable sea Real  o  Nominal,  con tal que acepte asientos  sin  implicarse  en  el proceso de cierre contable, ya que si a los Centros de Costos  asociados a  las cuentas nominales se les aplicara el mismo proceso de cierre,  no sería  posible  obtener resultados para: Ingresos, Costos y  Gastos  que involucren dos o más ejercicios económicos, o partes de ellos.

Ejemplo:

El desarrollo de un proyecto podría durar más de un ejercicio contable. Si las cuentas de ingresos, costos y gastos se cancelan al cierre de un ejercicio contable, no sería posible conocer el monto total invertido en el proyecto a través de una simple consulta, ya que el mismo habría sido fraccionado en distintos ejercicios.  Por esta razón, los reportes del sistema ofrecen información de cualquier período y muestran los valores obtenidos exclusivamente del período solicitado el valor acumulado antes del período y el valor total de ambos.

Debido a la asociación de los Centros de Costos con las cuentas contables el sistema ofrece información por las relaciones:

Cuenta  y  centros  de costos:  Se refiere a los resultados  de la cuenta  contable  dividida  entre los resultados  de  los  Centros  de Costos.

Ejemplo:

 Centro de costos y cuentas contables: Es el resultado obtenido por la asociación interna que efectúa el sistema en obtener las cuentas contables asociadas con un Centro de Costo.

Ejemplo:

Contiene los registros de los ejercicios contables creados de manera automática por AdaptaPro en cada cambio de fecha que realiza el usuario.

Cada ejercicio permite poseer asociada un modelo de plan de cuenta específico, facilitándole al usuario realizar cambios radicales en el plan de cuentas,  es decir, cada ejercicio puede tener su respectivo plan de cuentas, esto requiere introducir el balance inicial.

El formulario incluye valores que facilitan al usuario conocer en resumen el contenido de los datos desde los comprobantes de pago facilitando conocer la magnitud de transacciones registradas en el ejercicio.

Presenta un formulario de tipo browser contentivo de la comparación entre ambos balances con el objetivo de determinar posibles diferencias en  sus cuatro resultados representados por: Saldo Anterior, Débitos, Créditos y Saldo.  Además facilita seleccionar cualquier periodo sin necesidad de realizar cambios de fecha o reapertura de ejercicios.

Ejecuta el Balance de comprobación conjuntamente con el Balance General y genera una nueva consulta contentiva de tres grupo de columnas:

 Representan las columnas (Anterior, Debe, Haber y Saldo) del balance de Comprobación.

 Representan las columnas (Anterior, Debe, Haber y Saldo) del Mayor Analítico.

 Contiene la diferencia entre las columnas (Anterior, Debe, Haber y Saldo) de ambos balances, para facilitar la visualización del usuario, serán presentadas en color diferente aquellas cuentas cuyas columnas de comparación generan diferencias.

Funcionalidades ubicadas en la Barra de botones del formulario orientadas para facilitar el acceso a otros formularios orientados para acceder al origen de los resultados.

Cuenta Contables: Accede directamente hacia el formulario de consulta de la cuenta contable facilitando acceder a sus respectivas opciones de consulta, para este caso conocer los asientos que están diferidos por actualizar.

Mayor Analítico: Genera la consulta de tipo browser del mayor analítico específicamente de la cuenta que está focalizada.

Mediante la siguiente imagen se puede validar el valor de la columna “Saldo Anterior”.

Las columnas marcadas en color verde, muestra el valor de las columnas del “del saldo Anterior”

Balance de Comprobación: Muestra el balance de Comprobación específicamente de la cuenta contable focalizada.

Detalle de los Asientos: Muestra los asientos contables de tipo Actualizados según el periodo indicado en el periodo de comparación y puede observar que solo coinciden con la columna del valor anterior resaltada con el color verde, las columnas debe y haber no coinciden lo cual requiere la revisión detallada de los asientos a nivel técnico de la base de datos. Para este ejemplo fue necesario generar el descuadre intencionalmente involucrando asientos diferidos.

Comparativo de las Columnas: Muestra de manera conjunta a las 12 columnas involucradas en la comparación entre ambos balances, están seccionadas por cuatro líneas que representan a cada columna del comparativo y cuatro columnas representando a ambos balances con su respectiva diferencia con el objetivo de facilitar  detectar en cuál de las columnas generan las diferencias.

Importante:

La implementación de esta funcionalidad fue realizada por descuadre causado por la incidencia técnica en el campo MOC_ORIGEN cuyos valores no correspondían a valores válidos por AdaptaPro, causados por factores externo AdaptaPro cuya explicación se encuentra en el manual técnico de incidencias de AdaptaPro.

La imagen mostrada para este ejemplo muestra descuadres causados intencionalmente “Incluyendo en el mayor analítico los asientos no Actualizados”  con el objetivo de generar diferenciales que nos permite acceder a la búsqueda rápida de las comparaciones.

Es la opción mediante el cual se procesan los Comprobantes Actualizados al Estatus de Diferidos. La ventana presentada permite seleccionar varios Comprobantes Actualizados de tal manera que sean Reversados (Diferidos) en un mismo proceso.

Sólo debe dar clic sobre cada registro para que quede marcado en la selección de la Reversión.

Por medio de esta opción podrá reversar uno o varios cierres previamente ejecutados. El proceso debe ser de mayor a menor de tal forma que sean los últimos ejercicios cerrados los primeros en ser reversados. En este proceso se eliminará el Comprobante de Cierre.

Debe dar Clic al ejercicio cerrado que desee reversar y luego activar la opción de ejecutar.

Emite el balance de comprobación a partir de los saldos de las cuentas contables a la fecha indicada e imprimiendo sólo las cuentas de movimiento o aquellas que coincidan con el último nivel solicitado por el usuario. A continuación se explica la función de las principales opciones del criterio que aplican a este informe:

Origen de los datos: Permite seleccionar el origen de los saldos que se visualizaran en el informe, muestra las siguientes dos opciones:

Históricos: Incluye sólo los saldos históricos movilizados por el contador a través de comprobantes actualizados. Para obtenerlos, el informe restará al monto del saldo histórico actual, el saldo de Auditoría a la misma fecha de emisión.

Totales: Agrupa los saldos Históricos y los saldos de Auditoría, cuyo valor por omisión es igual a T de totales.

Nivel: Permite ajustar el nivel de detalle que utilizará  para  la impresión de las cuentas., cuyo valor  por omisión es igual a  7.

Balance al: Permite seleccionar la fecha de emisión para el informe, cuyo valor por omisión es el final del mes de la fecha de trabajo del sistema.

Campos del informe:

Cuenta y Nombre: Muestra el código de cuenta contable y su respectiva descripción.  Cabe  destacar  que  cuando  el  informe  es  emitido  por pantalla,  el  código  de cuenta no es incluido con el  fin  de  ahorrar espacio de vídeo.

Anterior: Imprime el saldo final histórico, del mes anterior al emitido en el informe.

Débitos: Monto correspondiente al DEBE, siendo de naturaleza positiva. Por razones de visualización, su signo no es impreso.

Créditos:   Monto correspondiente al HABER, siendo de   naturaleza negativa. Por razones de visualización, su signo no es impreso.

Diferencia: Muestra la diferencia existente entre la columna de los Débitos y los Créditos. Esta columna sólo es impresa cuando el informe es emitido por una salida distinta de pantalla.

Saldo: Ecuación realizada entre los débitos y créditos, originando  el total de la cuenta para cada asiento registrado y siendo acumulado a  lo largo del reporte.

Al  concluir el nivel de detalle para cada una de las cuentas  impresas, el  informe  emitirá   el  total  correspondiente  a  las  columnas  con información  cuantitativa,  siendo: Saldo Anterior,  Débitos,  Créditos, Diferencia y Saldo.

Emite el Balance General contable, a partir de los saldos Históricos de las cuentas  contables  indicadas  un “Uso de las  Cuentas”,  como  cuentas  de Balance  General,  siendo posible especificar hasta 5  niveles  de  cuentas contables, estando desde B1 hasta B5.

Si en “Uso de las cuentas”, la cuenta de “Resultado de ejercicio”  no  ha sido  definida, el informe sumará  el resultado de Ganancias y  Pérdidas al resultado de Pasivo más Capital, en este caso, el usuario será  advertido de este proceso, detallándolo además dentro del informe.

A  continuación  se  explica la función de las  principales  opciones  del criterio que aplican a este informe:

Nivel: Permite  ajustar  el nivel de detalle  que  utilizar   para  la impresión de las cuentas, cuyo valor por omisión es igual a 4. 

Balance al: Permite seleccionar la fecha de emisión para el informe, cuyo valor por omisión es el final del mes de la fecha de trabajo del sistema.

Estructura del informe:

Debido al tipo de reporte, no se incluye encabezado para los campos del informe,  imprimiendo  el nombre de la cuenta al lado  izquierdo  y  los saldos  de  cada  cuenta  al lado derecho,  colocándola  en  la  columna correspondiente de acuerdo del nivel que ésta posea.

Emite el estado financiero de Ganancias y Pérdidas, a partir de los saldos Históricos de las cuentas contables indicadas en el “Uso de las  Cuentas”, en la sección de Ganancias y Pérdidas, teniendo desde la G1 hasta la G6.

De acuerdo a las cuentas indicadas por el usuario para conformar el Estado de Ganancias  y  Pérdidas, se obtiene de cada una de  ellas el  saldo de acuerdo a la fecha indicada, además tomando en cuenta el  porcentaje  que éste representa  en relación con los ingresos e indicando al final la pérdida o ganancia bruta o neta. El informe incluye una serie de opciones que le permiten al usuario alterar la emisión del mismo, siendo estas:

Nivel: Permite  ajustar  el nivel de detalle  que  utilizar   para  la impresión de las cuentas, cuyo valor por omisión es igual a 3.

Nota: Teniendo en cuenta que sólo las cuentas de detalle poseen asientos de centros de costos, es posible que el usuario solicite un nivel que no  incluya  las cuentas de movimiento, en este caso, aun cuando  seleccione la inclusión de centro de costos, no serán visualizados.

Ecuación para calcular la utilidad bruta: En esta ecuación se le indica al  informe  que cuentas especificadas en el “Uso de las  cuentas”,  serán utilizadas  para calcular la utilidad bruta del ejercicio. A  partir  de esta ecuación,  se detecta que variable de “Uso de las  cuentas”,  es  el Egreso, siendo aquella que no esté dentro de la ecuación.  Ejemplo:

El  sistema  viene configurado en “Uso de  las  cuentas”,  con cuentas  contables dentro de las variables G1 a la G3, para  obtener  el Estado de Ganancias y Pérdidas, y el informe utiliza como ecuación  para calcular  la Utilidad Bruta, la variable G1 más la G2, de esta forma  el informe detecta que la variable que contiene los Egresos es la G3.

Centro  de  costos: Seleccionando entre las opciones de “Si” o  “No”,  le indica  al informe si mostrará los asientos de Centros de Costos de  las cuentas  contables  impresas (si los hubiere), mostrando  el  monto  del asiento  y  el  porcentaje  en  relación  al  monto  total  de  la  cuenta contable.

Estructura del informe:

Debido al tipo de reporte no se incluye encabezado para los campos  del informe, imprimiendo  el nombre de la cuenta al  lado  izquierdo,  los saldos  de  cada  cuenta al lado derecho,  colocándola en  la  columna correspondiente de acuerdo del nivel que ésta posea, se presenta además, el  saldo  que  esta representa del total de los saldos  de  la  cuenta  de Egresos,  y si se selecciona “Si” en la opción del criterio  “Centro  de costos”, sus asientos correspondientes.