Gestión de las Comunicaciones
En AdaptaPro utilizamos metodología de proyectos ágiles “Kanban” para asegurar el éxito de la sistematización de sus procesos, según nuestro portafolio y el alcance de los productos y servicios contratados.
Actualmente estamos experimentado el uso del WhatsApp como un medio de comunicación inmediato entre los involucrados por parte de AdaptaPro con el personal del cliente o prospecto, por esta razón consideramos necesarios regularizar o establecer las normas, alcances y objetivos de su utilización para lograr una efectiva e inmediata comunicación entre los involucrados para lograr con éxito el objetivo la ejecución de la solución contratada.
El ejecutivo de cuenta de AdaptaPro es el administrador del proyecto o caso de negocio, creará un grupo de WhatsApp asignado para gestionar las actividades contentivas de: Tareas, Fechas y Personas involucradas según las siguientes: Definiciones, Objetivos y Limitaciones:
| 1 | Definiciones |
| 1.1 | Tres Faces o momentos de la comunicación |
| 1.1.1 | Prospecto y caso de negocio. Por parte de AdaptaPro incorporará el personal necesario hasta lograr la implementación. | |||
| 1.1.2 | Implementación. Una vez concluida son removidos los números del personal de soporte, asesores y consultores. | |||
| 1.1.3 | Servicio postventa y mejora progresiva. Comunicación exclusiva con el ejecutivo de cuenta. |
| 1.2 | Definición de los Involucrados: |
| 1.2.1 | Personal Interno del Cliente o Prospecto. | |||
| 1.2.1.1 | Usuarios de procesos administrativos. | |||
| 1.2.2.2 | Usuarios de Procesos Operativos. | |||
| 1.2.2.3 | Personal del área de Tecnología. |
| 1.2.2 | Personal Externo del Cliente o Prospecto. | |||
| 1.2.2.1 | Contadores en procesos administrativos. | |||
| 1.2.2.2 | Consultores en procesos operativos. | |||
| 1.2.2.3 | Tecnología y plataforma. |
| 1.2.3 | Personal Interno de AdaptaPro. | |||
| 1.2.3.1 | Ejecutivo de Cuenta. | |||
| 1.2.3.2 | Soporte e implementación Técnico. | |||
| 1.2.3.3 | Asesores Funcionales. Quienes participan desde el caso de negocio hasta lograr el sistema en modo producción, sus números serán removidos cuando se inicia el sistema en modo de producción. | |||
| 1.2.3.4 | Consultores de Procesos Operativos. Quienes participan desde el caso de negocio hasta lograr el sistema en modo producción, sus números serán removidos cuando se inicia el sistema en modo de producción. | |||
| 1.2.3.4.5 | Programadores en el caso de requerir personalizaciones. Su número serán removidos cuando concluyen la implementación técnica.
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2. Objetivos:
Gestionar la comunicación inherente al caso de negocio o servicios contratados entre los involucrados por parte de AdaptaPro con los involucrados del prospecto o cliente para los siguientes objetivos:
2.1 Emisión de Presupuestos.
2.2 Solicitar los datos según las plantillas contentivas de los PC de conexión.
2.3 Suministrar digitalmente las formalidades.
2.4 Acordar fechas y horas para realizar tareas según el caso de negocio y/o las tareas según los alcances del proyecto o servicios contratados mediante el uso del número del ticket
2.5 Informar los avances del sistema AdaptaPro según la póliza eService orientada hacia la mejora continua
2.6 Publicar el Avance del proyecto en formato PDF o HTML contentivo de las tareas pendientes por ejecutar.
2.7 Publicar la lista de tareas referentes a las actividades de soporte.
3. Limitaciones
3.1 Tecnológicamente los contenidos publicados en WhatsApp son temporales, por esto; su utilización es exclusivamente para la comunicación y en ningún momento de uso informativo o reemplazar la gestión de proyectos de AdaptaPro. Sin embargo, por esta vía, ambas partes podrá transferir archivos o imagen referentes a las tareas que están en gestión. En ningún momento podrá sustituir las formalidades de la gestión del proyecto contentivo de tareas gestionadas mediante tickets.
3.2 No está permitido para el uso de actividades de capacitación, consultoría y/o dudas referentes a la utilización del sistema. Si el usuario desea conocer las funcionalidades del sistema podrá acudir al sitio www.adaptaproerp.com y utilizar la opción “buscador “quien realiza exploración de su contenido contentivo de la documentación y animaciones sobre la utilización del sistema. En el caso que el usuario registre dudas sobre el uso del sistema, el ejecutivo de cuenta registrará un ticket de servicio para las actividades de capacitación por parte del asesor funcional y comunicará por esta misma vía, el número del ticket. Ninguno de los involucrados por parte de AdaptaPro está autorizado para realizar servicios de capacitación escrita o verbal o por audios por esta vía.
3.3 Para el reporte de Incidencias o solicitud de mejoras en AdaptaPro, debe utilizar la oficina virtual quien provee el mecanismo de ticket y nos permite a ambas partes controlar y gestionar sus solicitudes. En el caso que el usuario no pueda utilizar la oficina virtual por no lograr acceder al sistema o el sitio digital en la internet no esté disponible podrá comunicarlo por esta vía para que el ejecutivo de cuenta genera su respectivo ticket de soporte.
3.4 Las opiniones expresadas por cualquiera de los involucrados por parte de AdaptaPro no generan ningún compromiso o cambios en los alcances, condiciones, tarifas de los productos y/o servicios contratados y/o contrato de licenciamiento de uso, ni alcances del portafolio AdaptaPro.
3.5 El horario de comunicación está limitado a los días hábiles laborales y durante el horario de servicio de AdaptaPro (8:00-12:00) y (1:00 pm y 4:30:pm)
3.6 Los números de teléfonos utilizados por el personal de AdaptaPro son exclusivamente de uso profesional de AdaptaPro y no está permitido utilizar números telefónicos de uso personal.
3.7 Los servicios de implementación y capacitación de los usuarios están indicados en la documentación digital de AdaptaPro, cualquier opinión referente a las interpretaciones: Tributarias, Contables, laborales emitida por parte del asesor funcional no forma parte de los servicios de implementación y no genera ningún compromiso por parte de AdaptaPro.
3.8 La documentación y videos de animados sobre procedimientos refiere a datos de uso genérico (sin mostrar datos de empresas o personas) y no será generada con los datos exclusivos del cliente.
1. ¿Por qué no me puedan dar respuesta por esta vía sobre mis dudas referentes al uso del sistema ?
Respuestas:
1.1 Todo el personal de AdaptaPro realiza sus tareas previas planificación según los Tickets de servicios y por esto no puede dedicarse a realizar respuestas sobre contenidos que están publicados en www.adaptaproerp.com.ve, además la implementación debe ser realizada sobre documentación digital del sistema
1.2 La documentación del Sistema está publicada en la página Web y este provee un botón de búsqueda que facilita su localización, además podrás utilizarlo las 24 horas.
2. ¿Si el contenido que estoy buscando no lo encuentro www.adaptaproerp.com ?
Respuesta: El ejecutivo de cuenta genera un ticket para que el personal de soporte realice la publicación del contenido
3. ¿Por qué remueven los números telefónicos de los asesores funcionales y/ consultores cuando el sistema se inicia en modo producción?
Respuesta: Cuando el sistema se inicia en modo de producción ha concluido el proyecto y por esto sus actividades han concluido. Sin embargo, el ejecutivo de cuenta mantiene la comunicación activa con los usuarios para las actividades de soporte técnico y/o ejecución de la póliza e Servicio.
4. ¿Porque el personal de soporte no ejecuta las instrucciones que les he solicitado?
Respuesta: El personal de soporte solo podrá realizar tareas asignadas por el ejecutivo de cuenta con su respectivo número de ticket. Toda la solicitud de servicios debe ser solicitada directamente al ejecutivo de cuenta.
AdaptaPro se reversa el derecho de realizar actualizaciones de este reglamento sin previo aviso y sin implicar cambios que afecten los alcances de los servicios contratados.