Los Procesos Administrativos, Contables y Tributarios se derivan de los Procesos de Negocios.

 

PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE  PROCESOS ADMINISTRATIVOS 

Asegura la generación de                 entregables de manera                       certificada y a su debido                       tiempo.

 Generas la relación                                 Cliente/Proveedor Interno                 mediante procesos.

 Adoptar la Gestión por                      Procesos,en  consecuencia                 mitigarás los riesgos de                       ausencia o rotación del                         personal mediante los                           indicadores que te garantizan           la continuidad de sus                             actividades.

 Logras eficiencia en la                         generación de sus entregables           mediante la gestión del                       calendario.

 Reduce la curva de                             aprendizaje y minimiza las                  incidencias de soporte.

 Reduce los reclamos por las               actividades discrecionales o
      procrastinadas, en                                consecuencia, mejora las                      relaciones interpersonales.

 Lograr beneficios                                 competitivos en la                                sistematización de los                          procesos de tu Organización.

 Facilita Anclar la cultura del             cambio y mejora continua en            tu organización.

 Podrás capacitar  usuarios                   como asesor funcional para la           autoimplementación.

 Aprovecha al máximo los                     beneficios de la inversión de tu         plataforma tecnológica al                  servicio de tu negocio.

 El cliente y el asesor funcional           cuentan con el apoyo y                      apalancamiento desde la                    oficina de Proyectos AdaptaPro        (PMO). 

NUESTRA TRAYECTORIA DEL MODELO FUNCIONAL

El modelo Paquete: Licencias + Instalación +Horas de inducción, fue altamente exitoso con DataPro para DOS durante el siglo pasado.

Logramos más de 15 mil instalaciones a nivel nacional.

Debido a las limitaciones tecnológicas de la época, la necesidad era cubrir los procesos críticos o regulatorios de la empresa.

La implementación era ejecutada mediante horas de inducción.

En la actualidad es decisión de la Empresa optar por el modo por Funciones, Procesos o Mixto para su implementación. 

Procesos Operativos: También llamados procesos Administrativos “generados o consecuencias post-negocios”               están orientados específicamente a los deberes formales  de la empresa desde el registro de una factura de                  compra, factura de venta, devoluciones, retenciones, valorización de inventarios, movimientos bancarios,                  movimientos de Caja, depreciaciones de activos, nómina de trabajadores, prestaciones sociales, deberes                  patronales y asientos contables; hasta lograr el pago de impuestos definitivos DPJ26.

 Procesos Críticos: Los procesos mínimos que debe cumplir la empresa para asegurar el cumplimiento de sus                 obligaciones tributarias para evitar sanciones.

 Procesos de Negocios: Están orientados específicamente a la actividad económica o rama comercial de la                        empresa orientadas a satisfacer las expectativas de los clientes desde que este solicita un recurso hasta que lo                    recibe incluyendo el proceso de aprovisionamiento y/o producción, además generan los procesos “operativos y/o          administrativos” no incluidos en la implementación indicada en este documento. Requiere  programas de                         implementación puntuales según el PlugIn adquirido por el cliente.

 Implementación por funciones: Orientada para la instrucción del usuario para conocer sus funciones para                         registrar tablas maestras, registrar transacciones y generar información en forma departamental. El sistema se         inicia en modo pasivo y listo para que el usuario decida sus actividades.

 Implementación por procesos: Orientada en procesos automáticos contentivo de indicadores específicos a las             funciones del usuario, basado en capacitación generando entregables certificados y con acompañamiento del                asesor funcional.

 Asesor funcional: Es un profesional formado en las ciencias administrativas o afines, con alto dominio y                           experiencia en la generación de entregables con AdaptaPro, certificado por AdaptaPro para realizar programas de         implementación bajo metodologías ágiles para proyectos.

 Implementación Mixta: Según preferencia del usuario podrá solicitar la implementación de actividades                             por funciones y otras por procesos. Sin embargo, luego de la implementación funcional podrá realizar la                           implementación por procesos, bien sea capacitando al usuario como asesor funcional interno.

En AdaptaPro consideramos el modelo “Paquete” en la actualidad, no es suficiente para que tu organización este sistematizada, ahora con la evolución de la tecnología (Hardware, Software y gestores de bases de datos), tu organización podrá sacarle más provecho a tu plataforma tecnológica, implementando solución AdaptaPro basada en procesos conjuntamente con un programa de implementación asegurándole a tu empresa lograr beneficios competitivos en un mercado altamente cambiante y con nuevos factores en la oferta.

“Gracias a la evolución en los gestores de bases de datos relacionales es factible la
implementación de los procesos en tu organización.”

En AdaptaPro contamos con diversos asesores funcionales independientes, con los siguientes valores agregados:

 Formación Académica en: Contabilidad, Impuestos, deberes formales y afines.

 Capacitación constante por AdaptaPro para implementar los procesos en tu organización.

 Forma parte de la gestión de cambios y mejora continua de tu organización.

 Formado en normalización y gestión por procesos.

 Evalúa todas las mejoras de AdaptaPro con copia de tu base de datos para la capacitación de tus usuarios.

Cuenta con el respaldo de AdaptaPro.

Utiliza la metodología de Proyectos Ágiles y plantillas de implementación, suministrada por la Oficina de Proyectos         de AdaptaPro (PMO). 

FORMALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

Un programa de implementación está compuesto por un conjunto de Proyectos con un objetivo único: Lograr el mayor aprovechamiento de las funciones del sistema y generando entregables de manera proactiva y eficiente.

 Cada departamento o área de la empresa será                 implementado de manera individual y mediante             un proyecto documentado con las plantillas de                    implementación suministradas por la Oficina de                  Proyectos de AdaptaPro.

 Acompañamiento: Cuando el usuario inicia el                       sistema en modo de producción el asesor funcional             estará presente guiándote para que logres generar             entregables hasta lograr que los genere de manera             autónoma.

Implementación de la Seguridad Operativa: Define         las restricciones y/o permisos por cada usuario en                 cada empresa, sucursal, tipos de documentos, tablas,         campos y afines con el objetivo de       asegurar las               transacciones realizadas por usuarios.

Implementación de la Operatividad del Sistema:               Orientada al uso de las funciones en los diversos tipos         de formularios utilizados por AdaptaPro para registrar         los registros, demás herramientas que le facilitan la             operatividad productiva del sistema y buscadores de           datos que le facilitan la eficiencia en su operatividad.

Definición de los procesos críticos:  Aquellos                       mínimos funcionales que requiere la empresa para             generar formalmente sus transacciones fiscales:                   Comprar, Facturar, retener, declarar y contabilizar.               Podrá ser incluido nómina y los deberes patronales.             Importante: Los procesos de negocios no están                     incluidos en este alcance.

Planificación financiera por prestadores de                      Servicios y Servicios Públicos: Asegura la solvencia            que permite el funcionamiento de la empresa                        evitado corte o suspensión de servicios, por cada                  prestador de servicios debe registrar el periodo de                servicios, tarifas y cuentas contables con la finalidad            de generar calendario financiero de pagos
     facilitando de manera proactiva realizar sus                             respectivos registros y pagos.

Dolarización: Orientado a la generación de                             resultados  administrativos como; Valor de                               inventarios, Valorización de Activos, Cuentas por                   Pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación dolarizada,               Caja, Bancos y estados financieros en Divisas.                         Actualización automática del valor de la divisa.

Declaración Definitiva de Rentas DPJ26: Vincula               con las cuentas  contables previamente definido para         cumplir con los requerimientos de la planilla,                         logrando obtener el resultado del Impuesto Sobre la           renta de manera proactiva en cualquier periodo del             ejercicio.

Nómina de Trabajadores: Podrá ser adquirida como           un PlugIn de AdaptaPro o como aplicación                             independiente de manera integrada, en ambos                     casos, podrá implementarla importando los                           conceptos de pago en modo de ejemplo, certificarlos         y ajustarlos al criterio de la empresa y generar recibos        de nómina semanal, pasivos laborales, demás                        apartados, deberes patronales, orden de pago en                  finanzas y generación de asientos contables. 

Implementación de Procesos  Automáticos                         específicamente orientado a las funciones del                       usuario con el objetivo de activar indicadores tácticos         que será mostrados en el panel de tareas con la                     finalidad que el usuario realice sus actividades                       mediante procesos mitigando los riesgos causados             por: La discrecionalidad, Memorización,                                   procastinación o disposición.

 Implementación de Automatización Integración            Contable para la generación de los asientos contables         “En caliente” con la finalidad de lograr a diario los                 estados financieros necesario para la toma de                       decisiones.

 Generación del Calendario Fiscal para la                               sistematización del cálculo, registro en cuentas por             pagar y pago de las obligaciones fiscales y                               parafiscales (Alcaldía, deberes patronales y demás               instituciones del estado) con la finalidad de asegurar           la solvencia tributaria y mitigar riesgo causados por             las omisiones o procastinación de cumplimiento.

Definición o modelaje de Transacciones que                       generan los resultados financieros de AdaptaPro                según el criterio de la empresa: Movimientos internos        de inventarios, transacciones que afectan el                            inventario: Lógico y Contable, Físico, Contable.                        Instrumentos Bancarios y Caja específicamente los              aplicados por la empresa.

Implementación Conciliación Bancaria Digital                   facilita realizar diariamente la conciliación bancaria             utilizando los archivos en formato Excel para asegurar         los resultados de la disposición bancaria y generar los         recibos de ingresos de manera automática, además             de apoyar la gestión de comercialización validando el         pago asociado con pedidos, presupuesto o notas de           entrega necesarias para su ejecución evitando                       autorizaciones discrecionales. Además, permite                     conciliar los pagos a proveedores, prestadores de                 servicios, e impuestos para validar su cumplimiento             financiero evitando posibles reclamos o incidencias             causadas por “transferencias no efectivas o                             transferencias devueltas”.

DEBERES DEL USUARIO

Es el principal Actor comprometido en la gestión de cambio y mejora continua de tu organización y es quien genera los entregables inherentes a su cargo, debe cumplir con los siguientes requerimientos:

 Formalizar los alcances de implementación inherentes a las funciones de su cargo y los entregables que debe                   generar. Los alcances debe definirlos  con el asesor funcional mediante las plantillas de implementación                               suministradas por la oficina de proyectos de AdaptaPro (PMO).

 Validar la generación de entregables mediante la empresa de pruebas para asegurarlos cuando se inicie en                         producción.

 Utilizar los manuales de implementación de AdaptaPro para lograr generar entregables en producción.

 Utilizar los manuales de las funciones de AdaptaPro para conocer sus alcances operativos.

FORMALIDADES DEL ASESOR FUNCIONAL 

 Tiene acceso para descargar la base de datos del cliente y sus personalizaciones con el objetivo de explorar los                   entregables de los usuarios con licencia AdaptaPro suministrada por AdaptaPro

 El asesor cuenta con Licencia AdaptaPro para evaluar y certificar previamente los entregables que va a generar el             usuario, antes de la actividad de capacitación.

 Las actividades del asesor funcional están orientadas hacia la capacitación del usuario específicamente para la                   generación de entregables según los alcances contentivos en las plantillas de implementación.

 Evaluar las nuevas funcionalidades publicadas por AdaptaPro antes de ser implementadas  con el cliente,                             mitigando riesgos de incidencias y asegurando el éxito de su implementación.

 Asistir a los cursos virtuales de AdaptaPro para conocer las nuevas funcionalidades de AdaptaPro con el objetivo de         conocer sus alcances para la implementación con el cliente.

CONDICIONES GENERALES:

 La implementación de los procesos operativos está limitada proporcionalmente a los “límites de la licencia                           adquirida adquirida más componentes ADD-ON adquiridos”.

 Las definiciones digitales de los bancos serán realizadas por AdaptaPro sin costo de desarrollo para los  clientes                 previamente definidos en los alcances en el programa de implementación y solicitadas mediante la  oficina virtual           adjuntando los archivos digitales de los bancos bajo las condiciones de eService y la  participación del asesor                       funcional.

 El servicio prestado por el asesor funcional será formalizado y facturados directamente entre el prestador de                       Servicios y el cliente. AdaptaPro no realiza intermediación financiera sobre estos servicios.

 El Asesor funcional utilizará las plantillas modelos contentivas de las formalidades de la implementación funcional            o procesos para formalizar los alcances del programa de implementación sin involucrar AdaptaPro en términos                  económicos ni tiempos de entrega.

 AdaptaPro no asume garantías por reclamos de las actividades del asesor funcional, ni continuidad de los servicios           de implementación, en el caso que el cliente e integrador decidan concluir la contratación del servicio, el cliente               podrá contratar a otro prestador de servicios y formalizar el programa de implementación.

 AdaptaPro comunicara al cliente, usuarios y asesor funcional mediante correspondencia masiva por correo                         electrónico las mejoras de AdaptaPro con el objetivo que ambas partes acuerden los servicios de implementación           de las nuevas funcionalidades.

 Los servicios de implementación funcional descritos en este documento esta orientados  específicamente a los                 procesos operativos: Administrativos, Contables, Tributarios y Laborales de AdaptaPro y no incluye los procesos de             negocios o demás componentes “PlugIn” complementarios. En el caso que el cliente adquiere un “plugIn”                           complementario      deberá implementarlo según su respectivo instructivo de implementación y mediante los                   servicios del asesor funcional.

 El cliente tendrá acceso a las actualizaciones automáticas del sistema según los alcances indicados en la                             contratación de la Póliza “eService”. Esta deberá ser certificadas por el aseso funcional antes de su implementación.

 El cliente podrá solicitar mejoras en AdaptaPro para simplificar las actividades del usuario mediante la contratación         del servicio de mejora continua indicada en la póliza de eService. Esta deberá ser certificadas por el aseso funcional         antes de su implementación. 

 La formalización será en forma tripartita: Clientes, AdaptaPro y Asesor funcional.

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