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Implementación conciliación Bancaria Digital 1 - AdaptaPro

Implementación Conciliación Bancaria Digital

Definición: Proceso sistematizado de conciliación bancaria mediante la importación del estado de cuenta en
formato Excel previamente descargado de la porta del banco para ser almacenado en la base datos
de manera detalladas por líneas y columnas que serán identificadas con clientes y proveedores,
calculando su valor equivalente en divisas para ser utilizados por los demás departamentos y
asociarlos con transacciones relacionadas a clientes y proveedores facilitando la implementación de
los procesos de negocios de la empresa.

Proceso sistematizado de conciliación bancaria mediante la importación del estado de cuenta en
formato Excel previamente descargado de la porta del banco para ser almacenado en la base datos
de manera detalladas por líneas y columnas que serán identificadas con clientes y proveedores,
calculando su valor equivalente en divisas para ser utilizados por los demás departamentos y
asociarlos con transacciones relacionadas a clientes y proveedores facilitando la implementación de
los procesos de negocios de la empresa.

1. Facilidad, inmediatez y precisión del proceso de conciliaciones bancarias y transacciones comerciales o financieras.

2. Inmediatez para apoyar sus operaciones comerciales, podrás asignar una transacción

bancaria con un pedido validando sus montos.

3. Asociar cada registro digital con un involucrado, bien sea cliente,

 proveedor, trabajador
u otro relacionado con la empresa.

4. Dolarización de cada registro bancario según el valor de

la divisa vinculada con la

fecha del registro y divisa asignada por cliente.

5. Generar recibos de ingreso y comprobantes de pago de

 manera sistematizada.

6. Evitar reversar o reingresar transacciones de cuentas por pagar, debido a que genera el
comprobante de pago y baja de la cuenta por pagar cuando sea certificada mediante la
conciliación la transferencia bancaria efectiva. Con este paso no será necesario re-ingresar
la cuenta por pagar por “transferencia fallida o devuelta”, además que requiere
justificativos para su reincorporación y realización nuevamente de la transferencia.

7. Precisa las cuentas por cobrar en divisas debido a que asegura el cruce entre
transacciones bancarias dolarizadas y transacciones de cuentas por cobrar dolarizadas.

8. Forma parte de la gestión por procesos mediante la activación del proceso automático
Conciliación Digital” que muestra en el panel de tareas el tiempo transcurrido con la
última conciliación bancaria, facilitando al usuario ejecutar la actividad de conciliación de
manera pro activa. 

Aplicado a los procesos comerciales:

1. Comercialización pre-pagada: Cuando la entrega del producto depende del pago
realizado por el cliente y confirmado o conciliado por la empresa. En este caso, el proceso
de conciliación será vinculado con el pedido del cliente validando sus respectivos montos,
logrando asignarle al pedido el estatus “Pagado” para proceder al proceso de entrega y
facturación.

2. Comercialización post-pagada: Aplicada para procesos de comercialización aplicado
cuando el cliente recibe el producto y luego realiza los pagos con diversas fechas, además
el cliente tiene convenio de pago según una determinada divisa valorada según la fecha de
la transferencia logrando simplificar y precisar el cálculo de la transferencia bancaria para
su registro y realización con la cuenta por cobrar.

Implementación:

1. Definir los instrumentos bancarios: con las siguientes condiciones para lograr
sistematizar y automatizar el proceso de conciliación bancaria y en consecuencia generar
recibos de ingresos relacionado con los pagos realizados por clientes, de igual forma
generar comprobantes de pago con proveedores, en este caso es necesario implementar el
proceso de autorización de pagos previos al registro de comprobantes de pago. Para
lograrlo es necesario clasificar las transacciones bancarias en tres grupos y configurar las
transacciones con las siguientes recomendaciones:
1.1 Internas y automáticas del banco: Son transacciones de uso interno y
vinculadas entre la empresa y el banco, no incluye vínculo con proveedores ni clientes.
Citamos los siguientes instrumentos bancarios o transacciones bancarias. casos: comisiones bancarias, intereses ganados, intereses sobre préstamos, cuotas de préstamos, afiliaciones
de débito, ITF y afines
1.2 Clientes: Referida a las transacciones realizadas por clientes bien sea mediante:
Depósitos, transferencias bancarias y similares. Cada instrumento bancario deberá indicar
estar Activo y vinculados con Recibos de Ingreso.
1.3 Proveedores: Referida a las transacciones realizadas con proveedores,
prestadores de servicios, nóminas, impuestos y demás egresos; bien sea mediante:
Cheques, cheques de Gerencia, transferencias bancarias y similares. Cada instrumento
bancario deberá indicar estar Activo y vinculados con Comprobantes de pago u Órdenes de
Pago.
2. Débitos Bancarios exentos de ITF: Caso de pagos de Impuestos de IVA y afines, podrá
implementarlo de dos maneras:
2.1 Crear instrumento bancario para el pago de Impuestos y excluir la
aplicación de ITF
2.2 Indicar en la ficha del “Recaudador Tributario no aplicar ITF caso
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, cuyo RIF es
G200000031

3. Definiciones XLS por Bancos: Acceder al formulario “Bancos”, focalizar el banco.

3.1 Presionar botón «Menú»

3.2 Seleccionar la opción la Opción XLS:

3.3 Parámetros del Archivo XLS: Se presenta formulario contentivo de dos listas
(Transacciones y Columnas del archivo Excel) y los controles que definen el nombre del
archivo y los valores referentes a las posiciones en líneas y columnas que obtendrán los
datos

3.3.1. Posiciones del Archivo Excel: Solicita los datos que identifican las columnas y
líneas que intervendrán en la lectura del archivo de Excel.

3.3.1.1 Encabezado: Indica la línea donde se encuentra el encabezado o títulos de las
columnas. En este caso su valor será la línea 3 donde se encuentra los datos del
encabezado de los datos, sin embargo es necesario precisar no utilización de la línea 2
debido a que sus columnas B, C,E,F y G no tienen títulos, AdaptaPro utilizará la línea 2.

3.3.1.2 Datos: Registre el número de la línea donde se inicia la lectura de los datos, en
este caso es la columna 3, contentiva de los datos: Fechas, Referencia, Descripción,
Débitos, Créditos y Saldos que serán importados hacia la tabla de registros originados
por el digital bancario.

3.3.1.3 Columna Inicio: Indica el número de la columna donde se inicia la lectura de
columnas que será aplicado durante el proceso de importación de datos. En este caso
la columna es número 2 “Dos” representando la columna “B”
3.3.1.4 Columna Final: Indica el número de columna final de lectura que será aplicado
mediante la importación de datos de Excel, en este caso refiere a la columna “7” que
representa la letra “G”.

3.3.2 Lista de casilla de la hoja de Excel: Presenta la lista de las columnas del archivo de
Excel que van a proveer los datos que serán exportados hacia el archivo de registros
de “digitales bancarios”. Para su lectura es necesario definir los parámetros de las
posiciones de líneas y columnas indicado en los parámetros “posiciones en archivo de
Excel” necesario para que AdaptaPro logre importar los datos que facilitará el proceso
de conciliación digital.

3.3.2.1 Lista de campos del registro de conciliación: Presenta la lista de los campos
referentes a la tabla “registro de conciliaciones” donde se almacenarán los datos “Líneas y
Columnas” provenientes del archivo excel contentivo de los datos de transacciones
bancarias. En este formulario deberá ser asociado cada campo con cada columna del
archivo Excel necesario para que AdaptaPro logre importar los datos que facilitará el
proceso de conciliación digital. Mediante los botones de flechas podrás asociar las columnas
del archivo Excel con los campos de la tabla “registro de digital bancario”

Especificaciones por Banco:

Tesoro (163): Su estado de cuenta no incluye tipo de transacción, en su defecto la descripción
refiere directamente la transacción, esto requiere la definición de relación debe ser realizado
directamente desde el formulario de conciliación digital. En la columna 7, deberá seleccionar el tipo
de instrumento bancario para la asociación entre la descripción del estado de cuenta con el tipo de
instrumento bancario, de igual forma deberá seleccionar el tipo de relación “Interno” en la columna
(10), AdaptaPro asignará a todas las transacciones con la misma descripción el tipo de instrumento
bancario para evitar que el usuario lo realice individualmente.

Banesco (134): Los dos primeros textos de las descripciones definen el tipo de
transacción

 

Mercantil (105): Los registros de transacciones de ITF tienen el mismo número lo cual
requiere asociación con el campo Numero de transacción del movimiento bancario
permitiendo el proceso de contabilización de manera individual.

Especificaciones Generales:

Tipo de Relación: Cliente o Proveedor, para simplificar las actividades del usuario asignando
clientes o proveedores en cada registro, el sistema asignara por defecto el tipo de relación como
cliente aquellos registros referentes a ingresos y proveedores a los registros vinculados con
egresos.

Formulario para la asignación de vínculos con Divisas

Al concluir la carga y presentación del
formulario, AdaptaPro detecta las transacciones vinculadas con clientes y sin vínculos con divisas
para presentar formulario contentivo del resumen por divisa y fecha con el objetivo que el usuario
registre el valor de las divisas con la finalidad de lograr valorar los estados de cuentas bancarias. El
formulario incluye botón “Divisa” para acceder directamente al formulario de incidencias para
registrar el valor de la divisa.

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