Implementación de Conciliación Bancaria Digital.

Definición:

Proceso sistematizado de conciliación bancaria mediante la importación del estado de cuenta en formato Excel previamente descargado de la porta del banco para ser almacenado en la base datos de manera detalladas por líneas y columnas que serán identificadas con clientes y proveedores, calculando su valor equivalente en divisas para ser utilizados por los demás departamentos y asociarlos con transacciones relacionadas a clientes y proveedores facilitando la implementación de los procesos de negocios de la empresa.

Las conciliaciones bancarias aplicada a los procesos de negocios facilita la toma decisiones en aquellas transacciones comerciales pre-pagadas que deben ser vinculadas con registros bancarios registrados digitalmente con su respectiva conversión en divisas, de igual forma sistematiza las cuentas por cobrar debido a la asociación de facturas con registros digitales de banco, logrando precisión y facilidad mitigando los riesgos causados por las operaciones realizadas de manera discrecional.

Representa un cambio de la manera tradicional dependiente del estado de cuenta impreso que emitía el banco mensualmente y el proceso de conciliación era realizado discrecionalmente por parte del usuario logrando marcar cuales de los transacciones de bancarias internas estaban reflejadas en estado de cuenta bancaria, sin embargo este proceso discrecional aún se mantiene disponible en AdaptaPro, sin embargo, recomendamos implementar el proceso de conciliación digital que le ofrece los siguientes beneficios.

Ofrece Seguridad de Efectividad de las transacciones Comerciales para asegurar resultados confiables para la toma de decisiones.

  1. Facilidad, inmediatez y precisión del proceso de conciliaciones bancarias vs transacciones comerciales o financieras.
  2. Inmediatez para apoyar sus operaciones comerciales, podrás asignar una transacción bancaria con un pedido validando sus montos.
  3. Asociar cada registro digital con un involucrado, bien sea cliente, proveedor, trabajador u otro relacionado con la empresa.
  4. Dolarización de cada registro bancario según el valor de la divisa vinculada con la fecha del registro y divisa asignada por cliente.
  5. Generar recibos de ingreso y comprobantes de pago de manera sistematizada.
  6. Evitar reversar o reingresar transacciones de cuentas por pagar, debido a que genera el comprobante de pago y baja de la cuenta por pagar cuando sea certificada mediante la conciliación la transferencia bancaria efectiva. Con este paso no será necesario re-ingresar la cuenta por pagar por “transferencia fallida o devuelta”, además que requiere justificativos para su reincorporación y realización nuevamente de la transferencia.
  7. Precisa las cuentas por cobrar en divisas debido a que asegura el cruce entre transacciones bancarias dolarizada vs transacciones de cuentas por cobrar dolarizadas.
  8. Forma parte de la gestión por procesos mediante la activación del proceso automático “Conciliación Digital” que muestra en el panel de tareas el tiempo transcurrido con la última conciliación bancaria, facilitando al usuario ejecutar la actividad de conciliación de manera proactiva.

Aplicado a los Procesos Comerciales:

  1. Comercialización pre-pagada: Cuando la entrega del producto depende del pago realizado por el cliente y confirmado o conciliado por la empresa. En este caso, el proceso de conciliación será vinculado con el pedido del cliente validando sus respectivos montos, logrando asignarle al pedido el estatus “Pagado” para proceder al proceso de entrega y facturación.
  1. Comercialización post-pagada: Aplicada para procesos de comercialización aplicado cuando el cliente recibe el producto y luego realiza los pagos con diversas fechas, además el cliente tiene convenio de pago según una determinada divisa valorada según la fecha de la transferencia logrando simplificar y precisar el cálculo de la transferencia bancaria para su registro y realización con la cuenta por cobrar.

Implementación:

  1. Definir los instrumentos bancarios con las siguientes condiciones para lograr sistematizar y automatizar el proceso de conciliación bancaria y en consecuencia generar recibos de ingresos relacionado con los pagos realizados por clientes, de igual forma generar comprobantes de pago con proveedores, en este caso es necesario implementar el proceso de autorización de pagos previos al registro de comprobantes de pago. Para lograrlo es necesario clasificar las transacciones bancarias en tres grupos y configurar las transacciones con las siguientes recomendaciones:

1.1 Internas y automáticas del banco: Son transacciones de uso interno y vinculadas entre la empresa y el banco, no incluye vínculo con proveedores ni clientes. Citamos los siguientes instrumentos bancarios o transacciones bancarias. casos: comisiones bancarias, intereses ganados, intereses sobre préstamos, cuotas de préstamos, afiliaciones de débito, ITF y afines.

1.2 Clientes: Referida a las transacciones realizadas por clientes bien sea mediante: Depósitos, transferencias bancarias y similares. Cada instrumento bancario deberá indicar estar Activo y vinculados con Recibos de Ingreso.

1.3 Proveedores: Referida a las transacciones realizadas con proveedores, prestadores de servicios, nóminas, impuestos y demás egresos; bien sea mediante: Cheques, cheques de Gerencia, transferencias bancarias y similares. Cada instrumento bancario deberá indicar estar Activo y vinculados con Comprobantes de pago u Órdenes de Pago.

2. Débitos Bancarios exentos de ITF: Caso de pagos de Impuestos de IVA y afines, podrá implementarlo de dos maneras:

2.1 Crear instrumento bancario para el pago de Impuestos y excluir la aplicación de ITF
2.2 Indicar en la ficha del “Recaudador Tributario” no aplicar ITF caso MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, cuyo RIF es “G200000031”.

3. Definiciones XLS por Bancos: Acceder al formulario “Bancos”, focalizar el banco.

3.1 Presionar botón “Menú”.

3.2 Seleccionar la opción la Opción XLS:

3.3 Parámetros del Archivo XLS: Se presenta formulario contentivo de dos listas (Transacciones y Columnas del archivo Excel) y los controles que definen el nombre del archivo y los valores referentes a las posiciones en líneas y columnas que obtendrán los datos.

3.3.1. Posiciones del Archivo Excel: Solicita los datos que identifican las columnas y líneas que intervendrán en la lectura del archivo de Excel.

3.3.1.1 Encabezado: Indica la línea donde se encuentra el encabezado o títulos de las columnas. En este caso su valor será la línea 3 donde se encuentra los datos del encabezado de los datos, sin embargo, es necesario precisar no utilización de la línea 2 debido a que sus columnas B, C, E, F y G no tienen títulos, AdaptaPro utilizará la línea 2.

3.3.1.2 Datos: Registre el número de la línea donde se inicia la lectura de los datos, en este caso es la columna 3, contentiva de los datos: Fechas, Referencia, Descripción, Débitos, Créditos y Saldos que serán importados hacia la tabla de registros originados por el digital bancario.

3.3.1.3 Columna Inicio: Indica el número de la columna donde se inicia la lectura de columnas que será aplicado durante el proceso de importación de datos. En este caso la columna es número 2 “Dos” representando la columna “B”

3.3.1.4 Columna Final: Indica el número de columna final de lectura que será aplicado mediante la importación de datos de Excel, en este caso refiere a la columna “7” que representa la letra “G”.

3.3.2 Lista de casilla de la hoja de Excel: Presenta la lista de las columnas del archivo de Excel que van a proveer los datos que serán exportados hacia el archivo de registros de “digitales bancarios”. Para su lectura es necesario definir los parámetros de las posiciones de líneas y columnas indicado en los parámetros “posiciones en archivo de Excel” necesario para que AdaptaPro logre importar los datos que facilitará el proceso de conciliación digital.

3.3.3 Lista de campos del registro de conciliación: Presenta la lista de los campos referentes a la tabla “registro de conciliaciones” donde se almacenarán los datos “Líneas y Columnas” provenientes del archivo Excel contentivo de los datos de transacciones bancarias. En este formulario deberá ser asociado cada campo con cada columna del archivo Excel necesario para que AdaptaPro logre importar los datos que facilitará el proceso de conciliación digital. Mediante los botones de flechas podrás asociar las columnas del archivo Excel con los campos de la tabla “registro de digital bancario”.

Especificaciones por Banco:

Tesoro (163):  Su estado de cuenta no incluye tipo de transacción, en su defecto la descripción refiere directamente la transacción, esto requiere la definición de relación debe ser realizado directamente desde el formulario de conciliación digital. En la columna 7, deberá seleccionar el tipo de instrumento bancario para la asociación entre la descripción del estado de cuenta con el tipo de instrumento bancario, de igual forma deberá seleccionar el tipo de relación “Interno” en la columna (10), AdaptaPro asignará a todas las transacciones con la misma descripción el tipo de instrumento bancario para evitar que el usuario lo realice individualmente.

Banesco (134): Los dos primeros textos de las descripciones definen el tipo de transacción

Mercantil (105): Los registros de transacciones de ITF tienen el mismo número lo cual requiere asociación con el campo Numero de transacción del movimiento bancario permitiendo el proceso de contabilización de manera individual.

Especificaciones Generales:

Tipo de Relación:  Cliente o Proveedor, para simplificar las actividades del usuario asignando clientes o proveedores en cada registro, el sistema asignara por defecto el tipo de relación como cliente aquellos registros referentes a ingresos y proveedores a los registros vinculados con egresos.

Formulario para la asignación de vínculos con Divisas

Incidencias en registros sin vínculos con Divisas:  Al concluir la carga y presentación del formulario, AdaptaPro detecta las transacciones vinculadas con clientes y sin vínculos con divisas para presentar formulario contentivo del resumen por divisa y fecha con el objetivo que el usuario registre el valor de las divisas con la finalidad de lograr valorar los estados de cuentas bancarias. El formulario incluye botón “Divisa” para acceder directamente al formulario de incidencias para registrar el valor de la Divisa.

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