Ordenar y Agrupar

Ordenar en el Informe

La ordenación es útil para informes sencillos que necesitan presentar la información en un orden concreto. Para ordenar un informe elija Informe → Ordenar Registros en el menú desplegable, o haga clic en el botón “Dirección de ordenamiento” de la barra de herramientas estándar. Esto visualizara un cuadro de dialogo donde, la caja izquierda “Campos del Informe” muestra todos los campos del informe que usted ha colocado en la sección de detalles. Puede elegir uno o más campos para controlar como quiere ordenar su informe, simplemente haga doble clic en el campo que desea transferir al lado derecho que será por el que desea ordenar o haga clic en el campo para seleccionarlo y luego en el botón “Agregar ->”. Después podrá elegir entre ordenación ascendente o descendente para el campo seleccionado. Si la ordenación del informe desea hacerse por más de un campo, el orden de aparición en el lado derecho definirá por que campo se ordenará primero y así sucesivamente.

Agrupar en el Informe

Ordenar registros es práctico para listas u otros informes simples que sólo necesitan mostrarse en un cierto orden. Sin embargo, es mucho más común, querer tener el informe ordenado no sólo por ciertos campos, sino también tener subtotales, recuentos, promedios, u otro tipo de información resumida que aparezca cuando los campos ordenados cambien. Para poder hacer esto, tiene que utilizar los grupos de Crystal Reports.
Cuando crea un grupo de informes, está ordenando los registros del informe y creando dos secciones de informe adicionales cada vez que hay cambios en los campos de grupo. Puede colocar subtotales, promedios, recuentos, y muchos otros tipos de información resumida en estas secciones.

Adicionalmente, al hacer grupos en su informe habilita el árbol de grupos, un Explorador, la ventana de la parte izquierda de la pestaña de Vista previa. El árbol de grupos le da una vista rápida del conjunto de la organización de su informe, y le permite explorar directamente un grupo en particular.

Para crear un informe de grupos, puede elegir Insertar → Grupo en el menú desplegable o hacer click en el botón Insertar grupo de la barra de herramientas suplementarias. Aparecerá el cuadro de dialogo Insertar grupo.

Hay varias listas desplegables y casillas de verificación que tendrá que utilizar para insertar el grupo. Siga estos pasos para completar el cuadro de dialogo:

Haga clic en la parte superior de la lista desplegable para campo por el que quiere agrupar. La lista mostrará los campos de su informe, así como otros campos de las tablas que esté utilizando el informe. Puede agrupar por un campo que está en el informe o bien por otro de la base de datos que se encuentra en el informe. También puede agrupar basándose en campos de fórmulas.
Haga clic en la segunda lista desplegable para seleccionar el orden en el que quiere que aparezcan los grupos en el informe.
Si simplemente quiere que se vea el campo de la base de datos en los grupos y e el árbol de grupos, deje vacía la casilla de verificación personalizar campo del nombre del grupo.
Haga clic en la opción Mantener el grupo junto si quiere que Cristal Reports intente mantener sus grupos sin separarse al final de una página. Si deja esta opción sin marcar, el principio de un grupo y unos pocos detalles de los registros del grupo siguiente pueden imprimirse en la parte inferior de la página, mientras el resto de los detalles del grupo y sus subtotales pueden aparecer en la parte superior de la siguiente página.
Haga clic en la opción Repetir encabezado de grupo en cada página nueva si no utiliza Mantener el grupo junto o sabe que tendrá grandes grupos que se expandirán en más de una página. Esta opción imprimirá la sección Encabezado de grupo en la parte superior de cada página donde el grupo continúa. Esto le permite observar la sección de detalles en cada una de las páginas y conocer el grupo al que pertenecen.

Manipulación de grupos
Después de crear un grupo, puede ser que desee borrarlo para que sólo se detallen los registros al imprimirse el informe sin los grupos. O puede querer cambiar los campos en los que se basa el grupo, cambiar los grupos de ascendente a descendente, personalizar el campo de nombre de grupo, o elegir una de las opciones de formato para controlar la forma en que Crystal Reports trata los saltos de página dentro de los grupos.

Existen diferentes maneras para borrar un grupo existente. La primera es elegir Edición → Eliminar Grupo en el menú desplegable. Se le presentan una lista de grupos (o sólo una, si es todo lo que contiene el informe). Elija el grupo y haga click en Aceptar.

La segunda manera es volver a la pestaña de Diseño y apuntar con su ratón a la sección gris de nombres en la parte izquierda de la pantalla. Debe apuntar al encabezado de grupos o al pie del grupo que desea, seguidamente hacer clic en el botó derecho del Mouse y elegir eliminar grupo en el menú emergente.

Eliminar un grupo es una operación permanente, y será avisado. Las secciones de Encabezado de grupo y el pie de grupo serán borradas del informe, junto con cualquier objeto en él. No se puede deshacer el botón Deshacer en la barra de herramientas Estándar y la opción Deshacer del menú Edición estarán des habilitadas. No es mala idea que guarde el informe antes de eliminar el grupo. Si se convierte en un error, podría cerrar el informe actual (sin guardar los cambios) y volver a la versión guardada.

También hay dos maneras de cambiar los grupos existentes volviendo al cuadro de diálogo que apareció cuando creamos el grupo. Podrá cambiar el campo en el que está basado el grupo, cambiar el orden de los grupos (ascendente, descendente, específico, original), personalizar las opciones de campo de nombre de grupo, o seleccionar Mantener grupo junto o Repetir el encabezado de grupo cada Nueva página. La primera manera es elegir Informe → Asistente de cambio de grupo del menú desplegable. Elija el grupo que desea cambiar y haga clic en Opciones.

La segunda manera de cambiar un grupo es volver a la pestaña de Diseño y apuntar con el ratón a la sección de encabezado o el pie del grupo que quiere cambiar. Seguidamente, haga clic con el botón derecho y elija Cambiar Grupo en el menú emergente. El cuadro de Diálogo de Opciones de Cambiar Grupo volverá a aparecer, en el cual podrá cambiar las opciones de grupo y seguidamente haga click en Aceptar para finalizar

Añadir subtotales y resúmenes

Insertar subtotales o resúmenes en sus informes, requiere varios pasos:

1. En la sección de detalles seleccione el campo del que quiere hacer un subtotal o resumir.
2. Elija Insertar → Subtotal o Insertar → Resumen en el menú desplegable, o haga clic con el botón derecho sobre el campo que haya elegido y elija Insertar Subtotal o Insertar Resumen en el menú emergente. Para insertar un resumen, también puede hacer clic en el botón de Resumen de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá el cuadro de diálogo de Insertar Sub¬total o Insertar Resumen.
3. Los Subtotales sólo se pueden insertar para los campos numéricos o de moneda, mientras que los campos de resumen se pueden insertar en cualquier tipo de campo (aunque no todas las funciones de resumen están disponibles para los campos no numéricos)
4. Si está insertando un resumen, elija la función de resumen (suma, promedio, u otras) que desee usar. Después, elija el grupo en el que quiere colocar el subtotal o el resumen. El primer (o único) grupo que creó se muestra por defecto en la lista desplegable.
5. Si quiere crear un campo de resumen de porcentaje, haga click a la casilla de verificación Mostrar como porcentaje de y elija de la lista desplegable el campo del que quiere mostrar su porcentaje (los campos resumen de porcentaje están explicados con más detalle más adelante).
6. Si tiene más de un grupo en su informe y quiere resumir o crear un subtotal de todos los grupos, haga clic en la casilla de verificación Insertar campo resumen para todos los grupos. Si quiere un Total general (Resumen Total es realmente un término más apropiado) se crea de la misma manera, haga clic en la casilla de verificación Insertar campo de total general.
7. Haga clic en Aceptar para colocar el subtotal o resumen en el pie de grupo o directamente después del campo de detalle que está resumiendo.
8. Dado que Crystal Reports no pone etiquetas a los grupos de resúmenes por usted, tendría que añadir objetos de texto a los resúmenes para indicar qué están mostrando. Por ejemplo, un subtotal no se confundiría con un promedio si colocamos un objeto de texto que contenga «Subtotal»: al lado del objeto de subtotal.

Funciones resumen
Función
Resultados

Suma
Devuelve el subtotal de los campos elegidos; disponible sólo para campos numéricos o monetarios. Elegir un resumen con una función Suma es exactamente 10 mismo que insertar un subtotal.
Promedio
Devuelve el promedio del campo elegido; disponible sólo para campos numéricos o monetarios.
Máximo
Para campos numéricos o monetarios, devuelve el número más alto del grupo. Para campos de cadenas de texto devuelve el último miembro del grupo ordenado alfabéticamente.
Mínimo
Para campos numéricos o monetarios, devuelve el número más bajo del grupo. Para campos de cadenas de texto de¬vuelve el primer miembro del grupo ordenado alfabéticamente. Para campos fecha, devuelve la fecha más temprana en el grupo.
Recuento
Simplemente cuenta los registros en la sección de detalle y devuelve el número de registros en el grupo. Aunque puede que requiera elegir un campo de la base de datos antes de seleccionar esta opción. La función Recuento devolverá el mismo número no importa qué campo elija (con la excepción de los campos que contienen valores nulos).
Varianza de la muestra, Desviación estándar de la muestra, Varianza de la población
Sólo para campos numéricos o monetarios, estas funciones devuelven la función estadística elegida para todos los campos de detalle en el grupo.
Recuento distintivo
Similar a la función Recuento, pero sólo devuelve el número de ocurrencias distintas del campo. Al contrario que Recuento, el campo que elija en la sección detalle antes de elegir el Recuento distintivo es muy significativo. Por ejemplo, si cinco registros contienen la siguiente cadena de texto: Los Ángeles, Chicago, Vancouver, Chicago y Miami, la función Recuento devolvería 5, mientras que Recuento distintivo devolvería 4.
Correlación Covarianza Promedio cargado
Sólo para campos numéricos y monetarios. Cuando elige estas funciones, aparece una lista desplegable adicional, dejándole elegir otro campo numérico o monetario para usado en la función. Estas funciones varían en su uso y están descritas en los textos estándar de estadística. La ayuda en línea de Crystal Reports tiene una buena descripción de algu.na de estas funciones.
Media
Sólo para campos numéricos o monetarios. Devuelve el nú¬mero medio, o el de la media en el grupo. Si sólo hay un número en el grupo, se devuelve el mismo. Si hay dos números, el promedio es 10 que devuelve.
P Porcentual
Sólo para campos numéricos y monetarios. Cuando elige esta función, aparece una caja de texto adicional donde puede introducir un número entre O y 100 para P. Esta función devuelve el número que indica qué porcentaje es de P, basado en todos los números del grupo.
N Más grande
Devuelve los tres, cinco o diez (etc.) valores más grandes en el grupo, dependiendo del valor que entre para N. Por ejemplo, los N-iésimos más grandes, con N igual al, devuelve el más grande del grupo. Cuando elige esta función, aparece una caja de texto adicional donde puede introducir el valor de N. Para campos numéricos esta función devuelve los N-iésimos valores numéricos más altos. Con cadenas de texto, devuelve los N-iésimos valores ordenados alfabéticamente (por ejemplo si hay tres registros que contienen FedEx y dos que contienen UPS, los N-iésimos más grandes cuando N es igual a 2 serán UPS, y los N-iésimos cuando N es igual a 3 serán FedEx).
N Más pequeño
Devuelve los tres, cinco o diez (etc.) valores más pequeños en el grupo, dependiendo del valor que entre para N. Por ejemplo, los N-iésimos más pequeños, con N igual al, devuelve el más pequeño del grupo. Cuando elige esta función, aparece una caja de texto adicional donde puede introducir el valor de N. Esta función es similar a N Más grande tanto para campos numéricos como para cadenas de texto.
Modo
Devuelve el valor que ocurre con más frecuencia de todos los registros de un grupo. Para campos numéricos, Modo devuelve el número que ocurre con más frecuencia. Para campos de cadenas de texto, Modo devuelve la cadena que ocurre con más frecuencia (por ejemplo, con los registros detalle conteniendo cinco ocurrencias de FedEx, tres de UPS, y ocho ocurrencias de Parcel Post, Modo devolvería Parcel Post).
N Más frecuente
Devuelve las tres, cinco, diez (etc.) ocurrencias más frecuentes en el grupo. Es similar a Modo, excepto que no está limitado la ocurrencia más frecuente.

Advertencia: Si el campo de la sección detalles que quiere resumir contiene valores nulos (un valor especial de las bases de datos que realmente no contiene nada, a diferencia de cero o la cadena de texto vacía), la función de resumir no «contará.. Ese registro. Por ejemplo, un recuento o promedio no tendrá en cuenta el campo nulo en sus cálculos. Si quiere resolver este problema con el informe actual, puede convertir los valores nulos de la base de datos a 0 o cadenas de texto vacías eligiendo Archivo → Opciones de Informe y haciendo clic en Convertir Campo Nulo a Predeterminado. Si quiere que esto sea una opción por defecto para todos los informes, puede elegir la misma opción en la pestaña de Informe en Archivo → Opciones.

Múltiples Grupos

Los grupos múltiples forman una jerarquía de informes, con niveles incrementados de información detallada presentada en los grupos más interiores. Por ejemplo, un informe que se pueda agrupar primero por país. Dentro del país, puede estar agrupado por regiones geográficas (Noroeste, Sudoeste, y así sucesivamente), y después agrupado por estado, por provincia, por ciudad y finalmente los registros detallados mostrando los clientes individuales o los pedidos de esa ciudad. Cada grupo tiene su propio encabezado de grupo y sus secciones de pie de grupo, y podrían existir subtotales y resúmenes para cada grupo.
Para crear niveles adicionales de agrupación, simplemente repita el proceso descrito anteriormente para insertar un grupo. El grupo aparecerá en el orden en el que fueron creados. Puede usar las opciones de Insertar Subtotal / Resumen para añadir subtotales y resúmenes en las secciones de pie de grupo y en encabezados de grupo.
Consejo: Si está utilizando múltiples grupos y se olvida de incluir el campo de resumen, el subtotal en todos los grupos o un total general cuando creó el grupo, necesitará crear resúmenes adicionales o totales generales usando las opciones de menú. Simplemente copie el objeto de subtotal o de resumen de un pie de grupo a otro, o al pie del informe, y obtendrá el mismo resultado Crystal Reports usa la posición de un objeto para determinar el ámbito de los registros a los que se aplica. Use Edición → Copiar y Edición → Pegar del menú desplegable para copiar y pegar los resúmenes, o seleccione el resumen y haga CTRL-arrastrar para copiar el objeto a otra sección.

Agrupación en Orden Específico

De vez en cuando, puede que necesite ordenar los datos de la base dé datos en un orden específico que ésta no le ofrece. Por ejemplo, la base de datos puede contener un campo de estado, pero no un campo indicando a qué región geográfica pertenece (Noroeste, Sudoeste, y así sucesivamente). Aunque puede crear una fórmula y basar el grupo en ella, la agrupación en orden especifico será mucho más sencillo, permitiéndole crear grupos personalizados sin tener que conocer el lenguaje de Crystal Reports.
La agrupación en orden específico le permite usar un cuadro de diálogo similar al del Asistente de Selección para crear sus propios grupos, basados en campos existentes de la base de datos.
Para especificar sus propios grupos, elija Insertar orden específico en el cuadro de diálogo Insertar grupo en vez de orden Ascendente o Descendente cuando cree o modifique un grupo. (No olvide que el modo más rápido de cambiar un grupo existente es apuntar al encabezado o pie de grupo en la pestaña de Diseño, hacer clic con el botón derecho, y elegir Cambiar grupo en el menú emergente.) Cuando elija Orden específico, se añade una pestaña de Orden Específico en el cuadro de diálogo de Cambiar opciones de grupo.
Nota: El título de este cuadro de diálogo cambiará dependiendo de si está insertando un nuevo grupo o cambiando un grupo existente. Los cuadros de diálogo son idénticos (Agrupación específica inclusive) excepto por el título.
Haga clic en el botón Nuevo para crear un nuevo nombre de grupo. Esto mostrará el cuadro de diálogo Definir nombre de grupo, mostrado a continuación. Escriba el nombre del grupo que debería salir en el informe, como Noroeste. Después, usando la pestaña inferior, indique qué registros serán incluidos en el grupo. Por ejemplo, puede querer que el grupo Noroeste incluya.

Si necesita usar diferentes criterios para el grupo, puede hacer clic en la pestaña y añadir más criterios. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar en clic con el botón derecho, y elegir Cambiar grupo en el menú emergente.) Cuan (elija Orden específico, se añade una pestaña de Orden Específico en el cuadro (diálogo de Cambiar opciones de grupo).

Profundizar a través de los Datos

Crystal Reports crea automáticamente la jerarquía de profundización cuando se crean los grupos. Cada grupo que cree podrá ser profundizado, exponiendo el nivel inferior y finalmente los detalles de sección. Para nuestro ejemplo de análisis, tendría que crear múltiples grupos en el informe en el orden siguiente: país, región (estado), ciudad, y finalmente código postal.
Después de crear los grupos, puede profundizar en los nombres de grupo (automáticamente colocados en el encabezado de grupo) o cualquier resumen o subtotal que coloque en el encabezado o pie de grupo. Cuando apunta a cualquiera de estos objetos, notará que el puntero del ratón cambia la flecha por una lupa, llamada cursor de profundizar. Esto indica que puede profundizar en el grupo haciendo doble clic en estos objetos. Cuando hace doble clic, aparece una pestaña de profundizar al lado de la pestaña principal de Vista previa, conteniendo un nivel más inferior o los datos detallados. Cada vez que profundiza, aparece una nueva pestaña de profundizar.
Si profundiza suficientes veces, no habrá suficiente espacio para ver todas las pestañas de profundización junto a la pestaña principal de Vista previa. En esta situación, aparecerán dos pequeñas flechas al lado de la última pestaña. Puede hacer clic en estas flechas para moverse hacia adelante y atrás entre las pestañas ver las que quedan fuera de la pantalla. También puede cerrar cualquier ventana de profundización haciendo clic en el botón rojo X al lado de los botones de exploración de la página. Esto cierra la pestaña actual y muestra la pestaña de la izquierda. Puede cerrar todas las pestañas de esta manera (incluyendo la pestaña de Vista previa), excepto la pestaña de Diseño.
Consejo: Si quiere imprimir el informe en una impresora o exportarlo otro formato de archivo, sólo se imprimirá o exportará el material que aparece en la pestaña actual. Si está mostrando la pestaña de Vista previa en el momento, se imprimirá o exportará todo el informe. Si, de cualquier manera, tiene seleccionada una pestaña de profundización cuando imprime exporta, sólo se incluirá el material en esa pestaña.
Observe también que el cursor del ratón ha cambiado a forma de lupa porque está encima de un objeto de resumen/subtotal.
Puede profundizar en cualquier informe que tenga como mínimo un grupo, incluso si toda la sección de detalles se está mostrando. La posibilidad de profundizar es muy útil con los informes de resúmenes que empiezan mostrando sólo el nivel de datos más alto. El usuario sólo querrá ver los niveles inferiores o los detalles cuando profundice. Por tanto, puede querer ocultar las secciones de detalles, así como los niveles inferiores de encabezado y pie de grupos, para crear un verdadero informe útil para profundizar.

Agrupación en Campos de Fecha

Cuando crea grupos basados en campos fecha, probablemente no querrá que aparezca un grupo cada vez que la fecha cambie de un día para otro. Puede que quiera un nuevo grupo para cada semana, mes, o trimestre. Puede crear una fórmula complicada que rompa los grupos de esta manera y los agrupe por la fórmula, pero Crystal Reports ofrece una manera mucho más sencilla.
Cuando selecciona un campo para un grupo, Crystal Reports añade automáticamente una lista desplegable adicional en el cuadro de diálogo de Insertar grupo.
Puede elegir cada cuánto se creará un grupo seleccionando el elemento apropiado de la lista. Seguidamente haga clic en Aceptar. Los grupos aparecerán en el árbol de grupo cada mes, trimestre, año, o para cualquier período que haya elegido.
El nombre de grupo en el encabezado de grupo indicará la fecha en la que empieza cada grupo (el primer mes del trimestre, el primer día de la semana, y así sucesivamente).

Personalizar los Nombres de Campos de Grupos

El campo de nombre de grupo en Crystal Reports adopta el formato por defecto del tipo de dato del campo del grupo. Por ejemplo, el formato por defecto para campos fecha es el mismo que en Windows. Así, un nombre de grupo para un grupo trimestres podría mostrarse como 1/97, 4/97, Y así sucesivamente puede dar formato a los campos de nombre de grupo simplemente como cualquier otro campo u objeto. Haga click en el nombre de grupo y aplique el formato como a cualquier otro objeto (usando el menú Formato o haciendo clic con botón derecho y el menú emergente). Para nombres de campo basados en fechas.
De cualquier manera, notará que incluso cuando le da formato a un campo de nombre de grupo como se ha comentado aquí, el árbol de grupos no reflejará los cambios. Continuará usando el formato por defecto a pesar de todo. Aun así también puede encontrarse en situaciones en las que quiera mostrar información del grupo que es diferente a la que actualmente está proporcionando el campo por el que está agrupando.
Puede personalizar el campo de nombre de grupo cuando crea el grupo inicialmente. O, si más tarde decide que le gustaría personalizar el campo de nombre de grupo de uno ya existente, puede cambiar el grupo usando Informe → Asistente de cambio de grupo, o haciendo click con el botón derecho en el encabezado o pie de grupo adecuado y elegir Cambiar grupo en el menú emergente. Una vez aparece el cuadro de diálogo Cambiar opciones de grupo, realice los pasos siguientes para personalizar el nombre de grupo.

Haga click en la casilla de verificación Personalizar campo de nombre de grupo.
Para elegir un campo de una base de datos alternativa para visualizarlo (por ejemplo, si quiere mostrar el campo de nombre de un empleado en lugar de el campo de número de empleado en el cual el grupo está basado), haga click en la opción de Elegir del campo existente y después elija el campo de la base de datos en la lista desplegable asociada.
Para crear una fórmula especializada para mostrar el campo en el que el grupo está basado, haga click en la opción Usar una fórmula como nombre de grupo. Después, haga click en botón Fórmula Condicional al lado del botón de opción. Aparecerá el Editor de Fórmulas de nombre de grupo, en el que puede crear una cadena de fórmula para mostrarla a pesar del campo en el que está basado el grupo. Por ejemplo, para mostrar los apellidos del empleado, una coma, y el nombre, podría crear la fórmula siguiente:

Empleado.Apellidos + “, ” + Empleado.Nombre

Generar Informe de los N superiores

El informe de los N Superiores le permite ordenar sus grupos por subtotal o funciones de resumen (subtotal de la suma de pedidos, por ejemplo), en vez de hacerlo por el nombre del grupo. De esta manera, sus grupos aparecerán, por ejemplo, en orden de mayor a menor ventas o de menor a mayor. Además, al crear informes de los N Superiores le permite ver sólo los N Superiores o inferiores del grupo, donde usted especifica la N.
Crystal Reports utiliza el Asistente de N Superiores / Ordenar grupo para volver a ordenar sus grupos por un subtotal o un resumen. Elija esta opción en el menú desplegable seleccionando Informe → Asistente N superiores / Ordenamiento de grupo. También puede hacer clic en el botón de Asistente N Superiores en la barra de herramientas suplementaria. O, finalmente, si selecciona resumen o subtotal en el pie del grupo y hace clic en el botón Ordenar de la barra de herramientas Estándar, el Asistente N Superiores / Ordenamiento de grupo aparecerá en vez de el cuadro de diálogo Tipo de Orden de Registros.
El Asistente N Superiores / Ordenamiento de Grupo (otra vez, no es realmente un «asistente», simplemente un cuadro de diálogo) presenta una pestaña para cada grupo que haya creado su informe. Haga clic en la pestaña del grupo que quiera volver a ordenar. Cuando abre por primera vez este asistente, la opción por defecto de la primera lista desplegable es Ordenar todo y para la segunda lista es Vacío. Esto simplemente indica que el grupo inicialmente no será un grupo N Superior y el grupo aparecerá en el orden que eligió cuando lo creó.
Cuando haga clic en la flecha hacia abajo de la segunda lista desplegable, podrá ver todos los resúmenes o subtotales que creó ese grupo (sólo estarán los subtotales y resúmenes que creó con Insertar Subtotal o Insertar Resumen, no verá ni fórmulas ni otros campos). Elija lo que quiera para basar los N Superiores. Por ejemplo, si quiere ver los 10 mejores clientes de acuerdo con las ventas del año pasado, elija Suma de Clientes. Ventas del último año. Si deja la primera lista desplegable como Ordenar todos, todos los grupos se quedarán en el informe, pero serán ordenados de manera ascendente o descendente, dependiendo del botón de opción de la parte inferior del cuadro de diálogo. Si quiere que los grupos se ordenen por más de un resumen (por ejemplo, primero por orden del total suma y después por el contador de orden ID), seleccione resúmenes adicionales en la lista desplegable y elija orden ascendente o descendente para cada uno.
Si sólo está interesado en los N Superiores o los N Inferiores, cambie la primera lista desplegable de Ordenar todo a N Superiores o N Inferiores. N Superiores ordenará los grupos desde el más alto al más bajo, y N Inferiores ordenará desde el más bajo al más alto. La segunda lista desplegable le permite seleccionar un resumen o subtotal para usar con N Superiores o N Inferiores. Elija el resumen que quiera usar. Una vez ha realizado esta operación aparece un cuadro de texto en el cual puede escribir el valor de N. También tiene una casilla de verificación y una caja de texto que le permiten elegir si quiere incluir otros grupos que no estén en los N Superiores o Inferiores del informe. Si quiere incluirlos, se pondrán juntos en un grupo con el nombre que escriba.
Consejo: Usar la opción de Ordenar todo para ordenar los grupos en un orden diferente puede ser una manera innovadora para resolver problemas únicos de crear informes. Si necesita crear un grupo basado en un campo pero después quiere que aparezcan los grupos en un orden diferente, inserte un campo de resumen en el pie del grupo basado en el campo por el que quiera ordenar los grupos. Después, usando la opción Ordenar todo, elija el campo de resumen que creó.
Si quiere cambiar el informe de los N Superiores a los N Inferiores, cambiar el valor de N, o borrar la ordenación N Superior / Inferior del todo y mostrar todos los grupos en el orden original que usted eligió, simplemente acceda al Asistente N Superiores / Ordenamiento de grupo y cambie los valores.

Grupos Jerárquicos

Una nueva característica de Crystal Reports 8 son los grupos jerárquicos, que puede ser útil en ciertas situaciones donde una tabla en la base de datos contenga un campo que se relaciona con otros campos en la misma tabla. Un ejemplo específico sería una tabla de empleados que incluya un campo indicando que otro empleado en la misma tabla tiene que informar. En versiones anteriores de Crystal Reports, crear un gráfico organizacional utilizando esta tabla sería difícil. Como mínimo, necesitaría realizar un escenario raramente usado en bases de datos conocido como self-join, en el cual usted añade la misma tabla en el informe dos veces (usando un nombre de alias la segunda vez), enlazando la segunda tabla con la primera (en esencia, uniendo la tabla a ella misma). Incluso después de conseguir esto, es difícil, si no imposible, mostrar los múltiples niveles de jerarquía que contiene la estructura de la tabla.
Con Crystal Reports 8, no se necesita ningún self-join o informe complejo. Simplemente elija la opción grupos jerárquicos para indicar la relación entre dos campos de la misma tabla, y para especificar el nivel de identificación que se debe mostrar entre las jerarquías. Como ejemplo, puede crear un informe simple usando la tabla Empleado de la base de datos ejemplo Xtreme_es.mdb incluida con Crystal Reports. Si desea crear un grupo basado en ID Empleado, verá simplemente un grupo por cada empleado de la tabla. Para mostrar las relaciones de información entre los empleados, elija Informe → Opciones de agrupamiento jerárquico. Esto mostrará el cuadro de diálogo de Opciones jerárquicas.