Servicio de Implementación de los Procesos Críticos del Área Administrativa

Servicio de Implementación de los Procesos Críticos del Area Administrativa

Activos “Propiedad, Planta y Equipo”

Grupo de Activos.

Desincorporación de Activos.

Están orientados al cumplimento de los deberes formales y refiere a las transacciones, procesos y resultados que genera: Asientos Contables y/o Impuestos y/o deberes formales.

Objetivos Del Servicios de Implementación

Capacitar al usuario para registrar transacciones que van a generar resultados validados por el usuario.

Definición de implementación: Ejecución de actividades y tareas para la capacitación y acompañamiento con el usuario que logre de manera autónoma: Introducir, procesos y generar entregables en producción según el alcance de licenciamiento y servicios contratados.

Las validaciones de los datos forma parte de la capacitación.

Requisitos
1. El cliente debe Aplicar la gestión del cambio dentro de su organización para lograr que los involucrados se comprometan en la gestión sistematizada de operaciones administrativas de la empresa.
2. Usuario deben poseer las competencias en los deberes formales.
3. AdaptaPro técnicamente implementado listo para iniciar la implementación funcional.
4. En el caso de tratarse de actualizaciones de versiones anteriores y requiere implementar dolarización en: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Caja o Bancos y otros. Esto requiere su respectivo servicio de implementación y no forma parte de este alcance. De igual forma todos sus resultados deben estar implementados con resultados correctos. En el caso de resultados incorrectos desde la versión anterior, requiere servicio de implementación para su normalización o regularización de sus resultados para no afectar los entregables de esta implementación.

Cuantificación del Tiempo y Costo de Implementación

Es indeterminado y está proporcionalmente vinculado a los siguientes factores:
1. Gestión del cambio interno aplicado en la empresa.
2. Competencias para generar los resultados inherentes a los deberes formales.
3. Compromiso con la empresa para lograr la sistematización de las funciones del cargo.
4. Aprendizaje complementario mediante el acceso al contenido de las funcionalidades de AdaptaPro publicadas.
5. Origen de los datos y estos pueden ser:

5.1 Tablas maestras migradas desde Excel.
5.2 Tablas maestras cargadas por el usuario.
5.3 Transacciones migradas desde otros sistemas.
5.4 Base de datos migradas desde versiones Anteriores.

6. Partimos de un presupuesto inicial contentivo de (n) horas de servicios en (n) cantidad de sesiones que el usuario utilizara para iniciar el sistema en modo producción específicamente para los procesos críticos.
7. Todas las actividades de implementación deben ser gestionadas (Fecha y hora) directamente con el asesor funcional y deber ser administradas según descarga de plantilla al final de este contenido.
8. En el caso concluir la cantidad de horas iniciales y el usuario requiere seguir implementando las funcionalidades deberá contratar paquetes de hora adicionales.
9. Si el usuario no desea contratas mas servicios de implementación, podrá realizarlo de manera autónoma acudiendo a los manuales digitales de AdaptaPro publicados en www.adaptaproerp.com quien provee un buscador de contenidos y dentro de ellos se encuentra la explicación funcional de cada componente del sistema y en la mayoría de los casos videos o animaciones explicativas. También podrá participar en cursos de capacitación presencial o virtual en el centro de formación AdaptaPro.

Factores
Tiempo y Costo indicen en la optimización de la Implementación:
1. Interés, motivación y compromiso del usuario con la empresa.
2. Disposición del tiempo para su capacitación.
3. Participación en el aula virtual de AdaptaPro.
4. Acompañamiento del asesor funcional.
5. Alcance de la implementación.
6. Acudir a la documentación del sistema disponible en formato digital y en la web.
7. Precisión de los alcances del proyecto de implementación.
8. Previa planificación con priorización en las actividades que serán implementadas.
9. La interacción con el gestor de proyectos quien se encarga de administrar el EDT (Estructura desglosada de tareas) mediante la asignación de: Tarea, Asesor y Fecha con los usuarios que serán capacitados.
10. Póliza eService por (tres meses) para mitigar cualquier omisión o improvisto en este proyecto e incluir cualquier cambio o mejora en AdaptaPro para facilitar la operatividad del usuario.
11. Participación activa en la actividad de implementación mediante la asistencia virtual o personal de AdaptaPro (técnico o funcional).
12.Ocupaciones del usuario: Influye en la cantidad de secciones para su capacitación y/o Acompañamiento:
12.1. Unifuncionales: Quienes ejecutan una sola función: Tesorería, Nómina, Contabilidad, Compras o Impuestos. Requiere horas de capacitación puntuales para el componente que va utilizar.

12.2. Multi-funcionales: Quienes tienen funciones de varias áreas Administrativas, Contables, Nómina y/o tributarias. Requiere mayor cantidad de horas para su capacitación debido a las múltiples funciones que realiza con AdaptaPro.

12.3. Situacionales: Aquellos dedicados a resolver situaciones no planificadas o imprevistas causadas de la dinámica del negocio y/o su operatividad. Requiere mayor acompañamiento para su implementación debido a su dedicación a resolver situaciones en caliente y/o capacitarse fuera del horario laboral.

Actividades Exclusivas del Usuario con el Sistema
1. El usuario Implanta (Quien tomas las decisiones y suministra los parámetros para su implementación), el Asesor Implementa, los servicios están orientado a la capacitación sobre las funcionalidades para generar resultados.
No explicaciones del porque se generan resultados, en este caso, se aplicara asesoría y capacitación para explorar resultados desde los parámetros introducidos durante la implementación. (Esto evita que el soporte sea un interrogatorio al técnico para evitar los servicios del asesor funcional).
Cualquier preguntas sobre resultados debe ser obtenida desde la definición de los parámetros, carga de datos, generación de transacciones y mediante informes y/o consultas browser emitidas por el sistema, esta actividad puede ser realizada por el usuario por cuenta propia y/o mediante la participación de un asesor funcional.
El personal técnico de soporte, ni personal de desarrollo están autorizados para realizar estas actividades. Sin embargo, en el caso que sea necesario que AdaptaPro genere consultas de tipo browse para lograr generar resultados que faciliten obtener la explicación de los resultados serán desarrollados por AdaptaPro mediante la póliza eService y la participación de un asesor funcional.
2. Ajustar los formularios según la resolución del video en Cada PC y según el tipo de documento.
3. Ejecutar la operatividad del sistema.
4. Realizar las definiciones que inciden en los resultados.
5. Carga de Datos.
6. Realizar las transacciones que generan los resultados.
7. Emitir Informes.
8. Custodia de los datos mediante respaldos de seguridad.
9. Utilización de la oficina virtual para la actualización del sistema.
10. Participación activa en la resolución de incidencias con la asistencia virtual o presencial del personal de soporte de AdaptaPro.
11. Deberes del usuario: Indicar los parámetros que serán utilizados en las definiciones del sistema que van a generar las transacciones y en consecuencia los resultados, esto debido al modelo “definible ” AdaptaPro ajustable a los criterios del usuario y no incluye definiciones predefinidas por defecto. (Según la licencia no es PlugAndPlay) requiere definición de parámetros previos antes de iniciarse en producción (Aquí indicar la cláusula de la licencia).

Modalidades para la prestación de Servicio

1. Virtual mediante la creación de un área virtual vía Skype secciones mínimas de una hora previamente acordada.

2. Presencial, secciones mínimas de cuatro horas más costo de traslado.
Condiciones:
1. Durante la Implementación, el gestor de Proyectos de AdaptaPro creará de un Chat de WS exclusivamente para las comunicaciones entre los involucrados sobre el proyecto de implementación y no será utilizado para la prestación de soporte ni actividades de capacitación.
2. El servicio de capacitación de las funcionalidades del sistema será aplicada mediante la capacitación del usuario mediante la asignación de un asesor funcional.
3. El asesor funcional participará según las condiciones de los siguientes recursos:
3.1 Descargar respaldos de la base de datos para validación de los resultados, mediante el registro de transacciones para validar sus resultados antes de iniciar el sistema en modo de producción.
3.2 Cumplimiento del reglamento de soporte y servicios.
4. La secuencia de la implementación no está vinculada en el orden de las aplicaciones ni está asociada con todas las opciones del menú del sistema.
5. Las actividades técnicas serán realizadas por personal de soporte técnico y por entregable sin cuantificar el tiempo utilizado para emplearlo y sobre los requerimientos técnicos
6. AdaptaPro no realizada validación ni certificación de los requerimientos tecnológicos.
7. Cualquier visita o reunión aplica descuento de las horas de asesorías y/o implementación y son exclusivamente para temas relacionados con el proyecto o mejoras sobre implementación de nuevas funcionalidades.
8. No incluye visitas de cortesía.
9. No incluye participación del personal de desarrollo en los proyectos, ni reuniones, ni en otras actividades diferentes a la incorporación de mejoras y/o correcciones en el sistema.
10. No incluye informes de índole técnico o explicativos referentes a resultados o motivos de las incidencias.
11. El gestor de proyectos entregará informe digital sobre el avance de los proyectos según las su alcance cuantificado en actividades: Por Asignar, Asignadas y Concluidas.
12. Documento (Presupuesto) está reservado para AdaptaPro proyectos.

Limitaciones
1. Utilización de 1 Almacén.
2. Utilización de 1 Sucursal.
3. Utilización de 1 Departamento.
4. Utilización del 1 Centro de Costo.
5. El usuario tiene acceso a los formularios de: Almacén, Sucursal, Centro de Costo y Departamento debido a que sus referencias son solicitadas por varios formularios).
6. Sin registro de ubicación física, transferencias, conteo físico de productos, requiere plugin (Almacén).
7. Proveedores no incluye datos referentes a la planificación del plan de compras, en caso de ser solicitado requiere su respectivo plugIn y Proyecto de Implementación.
8. Clientes no incluyen datos referentes a los procesos de comercialización, este requiere su respectivo PlugIn y proyecto de implementación.
9. Servicio de Capacitación en las demás funcionalidades (PlugIn) disponibles en AdaptaPro
10. No incluye comisiones de venta (requiere implementación puntual) bajo los servicios de personalización del sistema.
11. No incluye personalización de formularios de productos, clientes y proveedores, requiere plugIn (Diccionario de Datos), servicio de implementación.
12. No incluye implementación de gastos de compra ni de nacionalización, requiere su respectivo plugin y proyecto de implementación.
13. En caso de migrar desde otro Sistema importación de datos mediante plantillas en formato Excel.
13.1 El personal técnico utilizara las plantillas existentes para esta migración y sin realizar ningún cambio de su contenido con el beneficio de lograr ser reutilizado en el caso que los datos cambien en su origen.
13.2 En el caso que los datos no cumplan con las condiciones indicadas este proyecto, requiere la definición de la importación de las columnas representado un costo por servicios de personalización según presupuesto.
13.3 Los datos migrados serán validados por el asesor funcional respecto a su capacidad de generar resultados formales.
13.4 En ambos casos el proceso de migración queda disponible para lograr ser reutilizado en el caso de volver a importar los datos. Los valores mínimos para realizar
14. Personalización de formularios de tipo Browse según la

1.1 El sistema no provee la funcionalidad para resolverlo por parte del usuario.
1.2 Requiere conocimientos técnicos para lograr reemplazar algún componente del sistema que no pueda ser reemplazado desde la oficina virtual.
1.3 Refrescar un formato Crystal Report “debe estar previamente almacenado en la Oficina Virtual
1.4 Realizar Actualización del sistema mediante Service Pack.
2. Soporte funcional: Requiere la contratación de horas de asistencia y refiere a la asistencia virtual o telefónica para resolver los siguientes casos:
2.1 Dudas sobre resultados emitidos por el sistema.
2.2 Capacitación sobre la utilización del sistema
4. Acompañamiento: Asistencia Presencial y/o Virtual por parte del asesor funcional con el objetivo que el usuario genere entregables con AdaptaPro.
4.1 Si el usurario desiste de su prestador de servicio por cualquier motivo, AdaptaPro le asignara otro prestador de servicio, entendiéndose con el usuario que AdaptaPro no presta servicio de implementación.
5. Exclusiones: Refiere a servicios que no forman parte de este portafolio y requiere contrataciones puntuales del portafolio de AdaptaPro o la asistencia de especialistas en el áreas.
5.1 Personalizaciones no realizadas Directamente por AdaptaPro (Licenciador).
5.2 Incidencias de índoles técnicas sobre la base de datos.
5.3 Recuperación de Bases de datos.
5.4 Respaldos de la base de Datos.
5.5 Instalación de componentes del sistema Operativo.
5.6 Apertura de Puertos.
5.7 Instalación de Antivirus, Aplicaciones de Terceros.
5.8 Instalación de Hardware, incluyendo impresoras Fiscales “Estas requieren su respectiva contratación para su implementación”.

¿El Ajuste fiscal y/o Ajuste financiero puede formar parte de la implementación de procesos críticos dentro de los procesos administrativos?

COD	Descripción del item	Seleccionado (x)	Iniciado	concluido	En producción	Cantidad de horas efectivas
2.1	Capacitación sobre la operatividad del Sistema
2.1.1	Navegación en los formularios de Carga de datos opciones en la barra de botones.
2.1.2	Formulario de tablas maestras.
2.1.3	Formulario de documentos compuesto por encabezado y Cuerpo.
2.1.4	Navegación en los formularios de consultas.
2.1.5	Creación de Empresas.
2.1.6	Creación de Usuarios.
2.1.7	Creación de Mapas de navegación por Menú.
2.1.8	Creación de Mapas de acceso por tabla
2.1.9	Creación de Mapas por campo.
2.1.10	Creación de Mapas por Barra de botones
2.1.11	Emisión de informes con sus respectivas opciones de Salida.
2.1.12	Utilización de la Oficina Virtual

2.2	Definiciones de la empresa
2.2.1	Configuración de la Empresa.
2.2.2	Definición de la dolarización.

2.3	Productos del inventario.
2.3.1	Ficha del Producto
2.3.2	Creación de Grupo de Productos.
2.3.2	Creación de Unidades de Medida.
2.3.4	Creación del Catálogo de Precios.
2.3.5	Registro de Precios por Catálogo de Ventas
2.3.6	Alícuotas de Impuesto Municipal.
2.3.7	Creación de Productos
2.3.7.1	Utilización de las opciones de Consulta.
2.3.7.2	Utilización de las Opciones del menú de productos orientado puntualmente a los procedimientos para facturación y compras.
2.3.8	Carga de Registro del Inventario Inicial.

2.4	Aplicación de Facturas de Compra.
2.4.1	Clasificación de Proveedores
2.4.2	Tipo de Documentos del Proveedor. (Orden de Compra, Devoluciones de Compra y Notas de Recepción). Personalización de columnas por tipo de documento asociado con productos.
2.4.2.1	Definición del Documento, indicando número de iniciación.
2.4.2.2	Personalización de las Columnas del Documento.
2.4.3	Registro de Proveedores de productos terminados y/o Materias Primas.
2.4.3.1	Datos básicos para lograr realizar facturas con datos fiscales.
2.4.3.2	Validación de Fiscales desde el Portal del SENIAT para aplicación de retenciones de IVA.
2.4.4	Registro de Órdenes de Compra.
2.4.5	Registro de Facturas de Compra
2.4.6	Registro de Devoluciones de Compra.
2.4.7	Registro de Notas de Recepción.
2.4.8	Formulario para corregir incidencias en la numeración de documentos del proveedor.
2.4.9	Activación de Procesos Automático inherentes a los registros de compra.

2.5	Facturación de venta
2.5.1	Definición de formas fiscales para asociarlo con documentos: Facturas, Contingencias, Notas de Crédito y Notas de Débito.
2.5.2	Clasificación de Clientes.
2.5.3	Registro de Vendedores.
2.5.4	Tipo de Documentos del Cliente (Pedido, Cotizaciones, Factura de venta, Factura de Contingencia, Notas de Créditos y Nota de Entrega). Personalización por columnas por tipo de documento asociado con productos.
2.5.4.1	Definición del Documento, indicando número de iniciación.
2.5.4.2	Personalización de las Columnas del Documento.
2.5.5	Definir los motivos para crear documentos Asociados.
2.5.6	Registro de Clientes con datos formales para realizar facturas.
2.5.6.1	Datos básicos para lograr realizar facturas con datos fiscales.
2.5.6.2	Validación de fiscales desde el Portal del SENIAT para aplicación de retenciones de IVA.
2.5.7	Registro de Pedidos.
2.5.8	Registro de Cotizaciones.
2.5.9	Registro de Notas de Entrega.
2.5.10	Registro de Factura.
2.5.11	Devolución de venta.
2.5.12	Activación de Procesos Automáticos inherentes a los de facturación.

2.6	Tesorería (Requiere previa definición tributaria)
2.6.1	Definición de Número del Recibo de Ingreso.
2.6.2	Definición del Número del Comprobante de Pago.
2.6.3	Registro de Bancos.
2.6.4	Registro de Cuentas Bancarias (Bancos Nacionales y en Divisas).
2.6.5	Conciliación Bancaria discrecional.
2.6.6	Registro del Saldo Inicial de Bancos.
2.6.7	Definir Instrumentos de Caja (Inactivar Instrumentos no Aplicados).
2.6.8	Definir los Puntos de venta Bancarios (en el caso de aceptar pagos con Tarjetas de Crédito y/o Débito).
2.6.9	Marcas financieras en caso de aceptar pagos con Tarjetas de débito y Crédito.
2.6.10	Cuentas de Egreso en el caso de ser aplicado en sustitución del plan de cuentas.
2.6.11	Clasificación de cuentas de Egreso (Caso de Implementar Planificación de Proyección de flujo de caja y requiere Plugin y Proyectos de Implementación).
2.6.12	Centro de costos (Caso que aplique AdaptaPro Proyectos y Administración por Centros de Costos, requiere Plugin y Proyectos de Implementación).
2.6.13	Departamentos (Caso que aplique Plugin de estructura de Costos a nivel financiero con requisiciones internas, nóminas y producción).
2.6.14	Registro de Accionistas (Caso de Aplicar Plugin de Gestión de Accionistas).
2.6.15	Objetivos Financieros (Requiere Plugin y Proyecto de Implementación).
2.6.16	Cuentas Presupuestarias (Caso de Instituciones Públicas y Requiere Plugin y Proyectos de Implementación).
2.6.17	Registro de Recaudadores Tributarios
2.6.18	Registro de Prestadores de Servicios.
2.6.19	Registro de Prestadores de Servicios Públicos.
2.6.20	Proveedores esporádicos.
2.6.21	Registros de Ingresos por Cuentas por Cobrar y Anticipos.
2.6.22	Registro de Ingresos desde la conciliación digital (Requiere Proyecto de implementación).
2.6.23	Comprobantes de pago por Anticipos, Cuentas por Pagar y Otros Pagos.
2.6.24	Depósitos bancarios (Caso de Recibir pagos con cheques).
2.6.25	Movimientos Bancarios.
2.6.26	Transferencia interbancarias.
2.6.27	Movimientos de Caja.
2.6.28	Cheques devueltos por Cobrar.
2.6.29	Documentos de Cuentas por Cobrar.
2.6.30	Documentos de Cuentas por Pagar.
2.6.30.1	Reintegros de Compras.
2.6.30.2	Adquisición de Activos.
2.6.31	Compras misceláneas desde el libro de Compras.
2.6.32	Generar Giros.
2.6.33	Gestión de Centros de Costos (Requiere Plugin de Proyectos o Centros de Costos y Proyectos de Implementación).
2.6.34	Planificación de Compromisos con prestador de Servicios Públicos (Requiere Plugin para la planificación financiera con su respectivo proyectos).
2.6.35	Crear Documentos de Cuentas por pagar Desde Plantillas.

2.7	Contabilidad
2.7.1	Importar Plan de Cuentas Bien sea Sugerido o propio del Usuario.
2.7.2	Cargar Balance Inicial en Bs y USD.
2.7.3	Definición del Numero de Comprobante Contable.
2.7.4	Definición de la integración Contable.
2.7.5	Definición de Comprobantes Fijos.
2.7.5.1	Grupo de Productos
2.7.5.2	Transacciones de Inventario.
2.7.5.3	Tipo de Documentos del Proveedor.
2.7.5.4	Tipo de Documentos del Cliente.
2.7.5.5	Por código de Caja.
2.7.5.6	Por Cuenta Bancaria.
2.7.5.7	Por Cuentas de Egreso.
2.7.5.8	Por Grupo de.
2.7.5.9	Por Activos.
2.7.6	Registro de Comprobantes Contables Diferidos
2.7.7	Actualización de Comprobantes de Pago.
2.7.8	Cierre Contable.
2.7.9	Reversión Contable.
2.7.10	Contabilizar.
2.7.10.1	Movimiento de Productos.
2.7.10.2	Costo de venta.
2.7.10.3	Facturación y Cuentas por Cobrar.
2.7.10.4	Recibos de Ingreso.
2.7.10.5	Compras y Cuentas por Cobrar.
2.7.10.6	Comprobantes de Pago.
2.7.10.7	Tesorería.
2.7.10.8	Depreciación de Activos.
2.7.10.9	Producción.
2.7.10.10	Nómina.
2.7.10.11	Resumen administrativo desde pre contabilizar.

2.9	Nómina
2.9.1	Configuración de Nómina.
2.9.2	Importar Conceptos de Pago.
2.9.3	Definir Valores Constantes.
2.9.4	Validar y definir conceptos de Pago mediante Prenómina.
2.9.5	Registro de Trabajadores.
2.9.6	Variaciones de Nómina.
2.9.7	Nomina Semanal.
2.9.8	Nomina Quincenal.
2.9.9	Utilidades.
2.9.10	Vacaciones.
2.9.11	Intereses.
2.9.12	Liquidaciones.
2.9.13	Generación de Recibos
2.9.14	Transferencia de Nómina hacia CxP.

2.10	Tributación y Deberes Formales.
2.10.1	Crear planificación del Calendario Fiscal.
2.10.2	Libro de Ventas.
2.10.3	Libro de compras.
2.10.4	Libro de ventas.
2.10.5	Autoliquidación del IVA (Forma 30).
2.10.6	Anticipos de IVA.
2.10.7	Anticipos de ISLR.
2.10.8	ITF/IGTF.
2.10.9	Electrónico de Retenciones de IVA (TXT).
2.10.10	Retenciones de ISLR (XML).
2.10.11	Retención Municipal.
2.10.12	Patente Municipal.
2.10.13	Generar ARC desde Clientes.
2.10.14	Generar ARC de Proveedores.
2.10.15	Estimada de ISLR.
2.10.16	Asociar Cuentas Contables con Planilla DPJ26.
2.10.17	Definitiva DPJ26 (Requiere plan de Cuentas).
2.10.18	Calcular INCES.
2.10.19	Calcular IVSSO.
2.10.20	Calcular Hábitat y Vivienda.
2.10.21	Activar Procesos Automática para Tributación.