Series Fiscales para Documentos del Cliente
Logra cumplir la exigencia del libro de venta para los documentos: Facturas, Resumen de ventas, Notas de Débito y Notas de Crédito, bien sea en las modalidades: Formato Impreso (forma libre), impresora fiscal y/o factura digital.
Para incluir un registro de Serie fiscal, acceda al formulario de tipo grilla denominado “Series fiscales para documentos del cliente”, ubicado en la sección “Otros” del módulo Facturación y Clientes, Presenta todos los registros de serie fiscales.
Para su implementación realice los siguientes procedimientos:
Determina la cantidad de series fiscales según las siguientes recomendaciones:
- Para la impresora fiscal utilice los siguientes tipos de documentos:
1.1 TIK: Representa el ticket emitido por la impresora fiscal.
1.2 DEV: Representa las devoluciones emitidas por la impresora fiscal y originadas desde los Ticket.
1.3 ZFF: Reporte Zeta, se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta el reporte Z para la impresora fiscal, contiene el total de las ventas según archivo digital (retorno.txt de la memoria fiscal Bematech) y demás valores fiscales con el objetivo de generar el libro de ventas y su comparación con el Resumen diario de ventas para detectar posibles diferencias entre el resultado Z vs las transacciones registradas en la base de datos. Este registro es editable en el caso del uso de impresoras que no suministren resultados del total diario.
1.4 ZDF: Resumen diario de Devoluciones, se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta la emisión del reporte Z, contiene el total de las devoluciones del ticket de venta y comparte el mismo objetivo del resumen de venta.
1.5 RDV: Resumen diario de Ventas, se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta el reporte Z, contiene el total de las ventas desde la base de datos según el rango de facturas (Desde y Hasta) indicados en registro Zeta según tipo de documento ZFF cuyo objetivo es: Proveer los valores para la generación de asientos contables consistentes con los reportes ZETA.
1.6 RDD: Resumen diario de Devoluciones, se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta el reporte Z, contiene el total de las devoluciones del ticket de venta y comparte el mismo objetivo del resumen de venta.
2. Numeración de ticket:
Cada serie fiscal genera un correlativo único, precedido del número o letra de identificación de longitud de 10 dígitos, ejemplo: A00000001 logrando identificar cada documento. En el caso de la impresora fiscal Bematech, el número del documento es obtenido desde la memoria fiscal.
3. Registro de series fiscales para formatos Pre-Impreso:
Debe seleccionar la opción Ninguna en el campo para la impresora fiscal para luego asociarlos mediante el campo SERIE FISCAL con los siguientes tipos de documentos:
3.1 FAV: Factura de venta.
3.2 FAM: Factura de contingencia.
3.3 CRE: Nota de crédito.
3.4 DEB: Nota de débito.
4. Registro de sucursales:
Contiene el registro de las diferentes locaciones donde realizaran actividades de facturación y en cada sucursal podrá contar con varias impresoras fiscales identificadas con su respectiva serie fiscal mediante letras: A, B, C, etc.
5. Registro de PC activos:
Contiene el registro de todos los PC que utilizan AdaptaPro, se guarda automática en cada ingreso al sistema cuyo objetivo es asociar la serie fiscal vinculada con la impresora fiscal mediante su respectiva letra que representa una Serie.
Además, facilita detectar la serie fiscal de la devolución de venta asociada con la serie fiscal del ticket necesario para el registro del reporte ZETA bien sea de manera automatizada o discrecional introducida por el usuario.
Recomendaciones:
- Cada impresora fiscal debe estar representada por una serie fiscal, identificada mediante su respectiva letra: A, B, C, etc. Caso de formato único para documentos Pre-Impresos puede utilizar una sola serie fiscal. Utilice preferiblemente el tipo de documento: FAV, CRE y DEB.
- Cada serie fiscal está asociada con el código de sucursal.
- Por cada sucursal con documentos preimpresos debe utilizar su respectiva serie fiscal.
- Numeración de documentos: En el caso del tipo de documento FAV, CRE y DEB no incluye la identificación de la letra de la serie fiscal, sin embargo, el usuario si podrá solicitarlo en el formulario de Serie fiscal, mediante el campo: Incluye Letra como prefijo.
- El número inicial del documento debe introducirlo directamente en el formulario “tipo de documento”.
- Cada serie fiscal genera un correlativo único, precedido del número o letra de identificación de longitud de 10 dígitos, ejemplo: A00000001 logrando identificar cada documento.
- Facturación mediante sucursales bien sea locales o remotas con o sin replicación de la base de datos, debe utilizar su respectiva serie fiscal e indicando el código de la sucursal donde será utilizado.
- Para facturas (FAV) que aplica cuentas por cobrar y/o vincula con retenciones de IVA e ISLR, utilice el tipo de documento FAV conjuntamente con los tipos de documentos DEB y CRE. Los pagos de las facturas y/o cuentas por cobrar conjugando documentos fiscales asociados, AdaptaPro utilizará recibos de ingresos conjuntamente con el registro de documento de pago para lograr generar el balance en estados de cuenta valorados en Bs y Divisas. En el caso que el cliente pague con divisas en efectivo AdaptaPro genera:
a. Un recibo de ingreso.
b. Dos (2) Registro de IGTF, uno representa el débito y otro el crédito generando balance cero en cuenta por cobrar.
c. Por cada documento Facturas y retenciones vinculadas a las transacciones de pago que generan el balance del estado de cuenta por cada uno de ellos.
d. Registros en las transacciones de movimiento bancario.
e. Registros en las transacciones de movimiento en Caja.
f. Tickets (TIK) aplica para ventas al contado o punto de venta sin necesidad del registro de recibo de ingreso ni documento de pago, debido a que el registro de pago de caja se registra y vincula con la tabla de transacciones de caja, los pagos con instrumentos bancarios previamente asociado con la cuenta bancaria se registran en la tabla de movimientos bancarios conjuntamente con el monto por comisión e ISLR cuando el pago refiere a tarjeta de crédito o débito, en todos los casos con el vínculo del ticket de origen. Esta práctica logra optimizar la base de datos comparado vs el uso de facturas de venta de tipo “FAV”, quien si requiere registro de recibo y documento de pago para lograr el balance para Cuentas por Cobrar. Por cada ticket se ahorra por lo mínimo (4) dos registros en la base de datos en consecuencia no requieren registro de depósitos bancarios y generará menos asientos contables. Los pagos con divisas en efectivo están registrados en la tabla de movimientos de caja conjuntamente con del IGTF. Por esto, algunas consultas y reportes cruzados de ventas con movimientos de caja y bancos no van ser exactos debido a que estos obedecen a vínculos con los Recibos de ingresos; sin embargo, las consultas de tipo grilla ejecutada desde la serie fiscal asociadas con tickets y devoluciones si validan los cuadres entre sus resultados mediante la comparación de
resumen de ventas vs detalles en caja o bancos.
9. Para simplificar los procedimientos y rendimiento la base de datos con menos transacciones en la tabla de movimiento de caja, en consecuencia, no ejecutar el procedimiento DEPOSITO, realice los siguientes pasos:
a. Active o registre tarjeta de débito y Tarjeta de crédito como instrumentos bancarios.
b. Desactive tarjeta de débito y tarjeta de crédito en instrumentos de caja para que los registros de pago sean almacenados en la tabla de movimientos bancarios facilitando el resumen diario de movimiento bancario con su respectivo cálculo de ISLR y comisión bancaria.
Consideraciones:
1. Los tipos de documentos ZFF y FDF generan transacciones en la tabla: Cuenta contables del documento, mediante la asignación de la contable “Indefinida” con sus respectivas tasas tributarias: EX, GN, RD, S1 y S2. Quienes están representados en la vista VIEW_DOCCLI_CTA_IVA contentiva de los valores impositivos por cada alícuota. Requerimientos: Registro de las tasas impositivas.
2. Los tipos de documentos RDV y RDD generan transacciones en la tabla “Movimiento de productos” con el objetivo de actualización de existencias y requiere previamente configura “Productos” en el tipo de documento. Solo aplica para productos cuya utilización es: Venta, excluyendo utilización: Servicios, honorarios y afines que no requiere costos ni existencias, cuyo propósito es lograr resultados estadísticos de ventas, contables y tributarios.
Preguntas frecuentes relacionadas con máquinas fiscales, formatos preimpresas y libros de venta:
1. ¿Puedo utilizar formas preimpresas para el tipo de documento “TIK”?
R: Afirmativo, solo debes seleccionar “Ninguna” en el campo “Impresora” en el formulario series para documentos fiscales.
2. ¿Cómo asocio la serie fiscal con la factura de venta, ticket o tipo de documento??
R: Acceda al formulario tipo de documento de clientes, ubicado en la sección otros ubicado en el módulo facturación y clientes, ubique el tipo de documento, puede ser: FAV, TIK, DEV, CRE o DEB, utilice la opción Modificar se presenta el formulario para que selecciones la serie fiscal en el campo serie y tilde el campo libro de ventas.
3. Si utilizo TIK, y el cliente solicita el dinero, ¿Cuál es el procedimiento?
R: Desde el menú del ticket, podrás ejecutar el botón “Devolución”, ejecuta el formulario “Pagos” generando el tipo de documento “DEV” con sus respectivas transacciones de egreso en las tablas de movimientos de caja o movimientos bancarios.