Series Fiscales para Documentos del Cliente
Logra cumplir la exigencia del libro de venta para los documentos: Facturas, Resumen de ventas, Notas de Débito y Notas de Crédito, bien sea en las modalidades: Formato Impreso (forma libre), impresora fiscal y/o factura digital.
Para incluir un registro de Serie fiscal, acceda al formulario de tipo grilla denominado “Series fiscales para documentos del cliente”, ubicado en la sección “Otros” del módulo FACTURACION Y CLIENTES. Presenta todos los registros de serie fiscales.
Procedimiento de Implementación
1. Determina la cantidad de series fiscales según las siguientes recomendaciones:
1.1 TIK: Representa el boleto emitido por la impresora fiscal.
1.2 DEV: Representa las devoluciones emitidas por la impresora fiscal y originadas desde los Tickets.
1.3 ZFF: Informe Zeta. Se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta el informe Z para la impresora fiscal. Contiene el total de las ventas según el archivo digital (retorno.txt de la memoria fiscal Bematech) y demás valores fiscales con el objetivo de generar el libro de ventas y su comparación con el resumen diario de ventas, para detectar posibles diferencias entre el resultado Z y las transacciones registradas en la base de datos. Este registro es editable en el caso del uso de impresoras que no suministran resultados del total diario.
1.4 ZDF: Resumen diario de devoluciones. Se genera automáticamente cuando el usuario emite el reporte Z. Contiene el total de las devoluciones del ticket de venta y comparte el mismo objetivo del resumen de venta.
1.5 RDV: Resumen diario de ventas. Se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta el reporte Z. Contiene el total de las ventas desde la base de datos según el rango de facturas (Desde y Hasta) indicado en el registro Zeta, según el tipo de documento ZFF, cuyo objetivo es proveer los valores para la generación de asientos contables consistentes con los informes Zeta.
1.6 RDD: Resumen diario de devoluciones. Se genera automáticamente cuando el usuario ejecuta el reporte Z. Contiene el total de las devoluciones del ticket de venta y comparte el mismo objetivo del resumen de venta.
2. Numeración del billete: Cada serie fiscal genera un correlativo único, precedido del número o letra de identificación de longitud de 10 dígitos, ejemplo: A00000001, lo que permite identificar cada documento. En el caso de la impresora fiscal Bematech, el número del documento se obtiene de la memoria fiscal.
3. Registro de series fiscales para formatos Pre-Impreso: Debe seleccionar la opción Ninguna en el campo para la impresora fiscal y luego asociarlos mediante el campo Serie Fiscal con los siguientes tipos de documentos:
3.1 FAV: Factura de Venta.
3.2 FAM: Factura de Contingencia.
3.3 CRE: Nota de Crédito.
3.4 DEB: Nota de Débito.
4. Registro de Sucursales: Contiene el registro de las diferentes ubicaciones donde se realizarán actividades de facturación, y en cada sucursal se podrá contar con varias impresoras fiscales identificadas con su respectiva serie fiscal mediante letras: A, B, C, etc.
5. Registro de PC Activos: Contiene el registro de todos los PC que utilizan AdaptaPro, guardado automáticamente en cada ingreso al sistema. Su objetivo es asociar la serie fiscal vinculada con la impresora fiscal mediante su respectiva letra, que representa una serie. Además, facilita detectar la serie fiscal de la devolución de venta asociada con la serie fiscal del ticket, necesaria para el registro del reporte ZETA, bien sea de manera automatizada o discrecional introducida por el usuario.
Recomendaciones:
- Cada impresora fiscal debe estar representada por una serie fiscal, identificada mediante su respectiva letra: A, B, C, etc. Caso de formato único para documentos Pre-Impresos
puede utilizar una sola serie fiscal. Utilice preferiblemente el tipo de documento: FAV, CRE y DEB. - Cada serie fiscal está asociada con el código de sucursal.
- Por cada sucursal con documentos preimpresos debe utilizar su respectiva serie fiscal.
- Numeración de documentos: En el caso del tipo de documento FAV, CRE y DEB no incluye la identificación de la letra de la serie fiscal, sin embargo, el usuario si podrá solicitarlo en el formulario de Serie fiscal, mediante el campo: Incluye Letra como prefijo.
- El número inicial del documento debe introducirlo directamente en el formulario “tipo de documento”.
- Cada serie fiscal genera un correlativo único, precedido del número o letra de identificación de longitud de 10 dígitos, ejemplo: A00000001 logrando identificar cada documento.
Consideraciones:
- Los tipos de documentos ZFF y FDF generan transacciones en la tabla: Cuenta contables del documento, mediante la asignación de la contable “Indefinida” con sus respectivas
tasas tributarias: EX, GN, RD, S1 y S2. Quienes están representados en la vista VIEW_DOCCLI_CTA_IVA contentiva de los valores impositivos por cada alícuota.
Requerimientos: Registro de las tasas impositivas. - Los tipos de documentos RDV y RDD generan transacciones en la tabla “Movimiento de productos” con el objetivo de actualización de existencias y requiere previamente configura “Productos” en el tipo de documento. Solo aplica para productos cuya utilización es: Venta, excluyendo utilización: Servicios, honorarios y afines que no requiere costos ni existencias, cuyo propósito es lograr resultados estadísticos de ventas, contables y tributarios.
Recomendaciones:
1. Facturación mediante sucursales (locales o remotas) con o sin replicación de la base de datos. Debe utilizar su respectiva serie fiscal indicando el código de la sucursal donde será utilizado.
2. Para facturas (FAV) que aplican cuentas por cobrar y/o vinculan con retenciones de IVA e ISLR, utilice el tipo de documento FAV conjuntamente con los tipos de documentos DEB y CRE. Los pagos de las facturas y/o cuentas por cobrar conjugando documentos fiscales asociados, AdaptaPro utilizará recibos de ingresos conjuntamente con el registro de documento de pago para generar el saldo en estados de cuenta valorados en Bs y Divisas. En caso de que el cliente pague con divisas en efectivo, AdaptaPro genera:
2.1 Un recibo de ingreso.
2.2 Dos (2) registros de IGTF, uno representa el débito y otro el crédito, generando saldo cero en cuenta por cobrar.
2.3 Por cada documento Facturas y retenciones vinculadas a las transacciones de pago que generan el saldo del estado de cuenta por cada uno de ellos.
2.4 Registros en las transacciones de movimiento bancario.
2.5 Registros en las transacciones de movimiento en Caja.
3. Tickets (TIK) aplica para ventas al contado o punto de venta sin necesidad del registro de recibo de ingreso ni documento de pago. El registro de pago en caja se vincula con la tabla de transacciones de caja, y los pagos con instrumentos bancarios previamente asociados a la cuenta bancaria se registran en la tabla de movimientos bancarios junto con el monto por comisión e ISLR cuando el pago se refiere a tarjeta de crédito o débito, en todos los casos con el vínculo del billete de origen. Esta práctica optimiza la base de datos comparada con el uso de facturas de venta tipo “FAV”, que requiere registro de recibo y documento de pago para generar el saldo para Cuentas por Cobrar. Por cada boleto se ahorrarán como mínimo cuatro (4) registros en la base de datos, lo que implica que no se necesitarán registros de depósitos bancarios y se generarán menos asientos contables. Los pagos en divisas en efectivo están registrados en la tabla de movimientos de caja junto con el IGTF. Algunas consultas y reportes cruzados de ventas con movimientos de caja y bancos no serán exactos debido a que obedecen a vínculos con los recibos de ingresos; Sin embargo, las consultas de tipo grilla ejecutadas desde la serie fiscal asociada con tickets y devoluciones validan los cuadros entre sus resultados mediante la comparación del resumen de ventas frente a detalles en caja o bancos.
4. Para simplificar procedimientos y mejorar el rendimiento de la base de datos con menos transacciones en la tabla de movimiento de caja (y por fin, no ejecutar el procedimiento DEPOSITO), realice los siguientes pasos:
4.1 Activo o registre tarjeta de débito y tarjeta de crédito como instrumentos bancarios.
4.2 Desactivar tarjeta de débito y tarjeta de crédito en instrumentos de caja, de manera que los registros de pago se almacenen en la tabla de movimientos bancarios, facilitando el resumen diario de movimiento bancario con su respectivo cálculo de ISLR y comisión bancaria.
Preguntas frecuentes
relacionadas con máquinas fiscales, formatos preimpresas y libros de venta:
- ¿Puedo utilizar formas preimpresas para el tipo de documento “TIK”?
R: Afirmativo, solo debes seleccionar “Ninguna” en el campo “Impresora” en el formulario SERIES PARA DOCUMENTOS FISCALES. - ¿Cómo asocio la serie fiscal con la factura de venta, ticket o tipo de documento?
R: Acceda al formulario TIPO DE DOCUMENTO DE CLIENTES, ubicado en la sección OTROS ubicado en el módulo FACTURACION Y CLIENTES, ubique el tipo de documento, puede ser: FAV, TIK, DEV, CRE o DEB, utilice la opción Modificar se presenta el formulario para que selecciones la serie fiscal en el campo SERIE y tilde el campo LIBRO DE VENTAS. - Si utilizo TIK, y el cliente solicita el dinero, ¿Cuál es el procedimiento?
R: Desde el menú del ticket, podrás ejecutar el botón “Devolución”, ejecuta el formulario “Pagos” generando el tipo de documento “DEV” con sus respectivas transacciones de egreso en las tablas de movimientos de caja o movimientos bancarios.