Capacitación Nómina Semanal y Quincenal

Su consulta solicita un resumen del pensum de capacitación para la configuración y operación del sistema AdaptaPro Nómina. Este plan está diseñado para guiar a los usuarios a través de los ocho puntos clave requeridos para el cálculo correcto de la nómina ordinaria, excluyendo el proceso de instalación.

A continuación, se presenta un resumen de los módulos y puntos principales cubiertos:

Módulo 1: Configuración Inicial de Datos de Ley y Conceptos

Este módulo se centra en la parametrización esencial para el cálculo correcto de las nóminas.

1.1 Importar conceptos de pago:

El objetivo es obtener las fórmulas y reglas de cálculo sugeridas por AdaptaPro para iniciar la ejecución de la nómina. Este proceso importa conceptos de pago, constantes, otras nóminas, jornadas y turnos, sentando las bases para futuras adaptaciones. La navegación es a través de Aplicaciones => Definición de Nómina => Procesos, Importar Ejemplos

1.2. Definir las constantes que incluyen en las deducciones de ley:

Las constantes son valores fijos y editables que se utilizan en las fórmulas de los conceptos de pago para todos los trabajadores. Modificar una constante actualiza automáticamente los conceptos que la usan.

  • Se definen porcentajes de retención para deducciones de ley como el Seguro Social Obligatorio (SSO) (Constante 01), el Régimen Prestacional de Empleo (RPE) (Constante 02), y la Política Habitacional (FAOV) (Constante 03).
  • También se definen límites (topes) del Seguro Social, como CNS(004) y CNS(005) para el cálculo del FAOV.

Módulo 2: Carga y Mantenimiento de Trabajadores

2.1. Incluir Trabajadores:

 El mantenimiento de registros se realiza en Aplicaciones => Nómina => Ficheros, Trabajadores.

  •  Es crítico ingresar el Código, Apellido y Nombre, y especialmente la Fecha de Ingreso, la cual es vital para el cálculo de antigüedad laboral y días trabajados.
  •  Debe seleccionarse el Tipo de Nómina (Semanal o Quincenal).
  • El Salario se registra como diario para nómina Semanal y en base a treinta (30) días o mensual para nómina Quincenal.
  •  Se debe seleccionar la Forma de Pago (ej. Transferencia Bancaria) y la Cuenta Bancaria para la generación de la nómina electrónica bancaria.

Módulo 3: Procesamiento de Nóminas Ordinarias

Esta fase aplica los cálculos de asignaciones y deducciones. Es fundamental ejecutar los procesos de nómina en forma cronológicamente ascendente.

3.1 Ejecutar pre-nómina y nómina semanal/quincenal (Puntos 4 y 5):

  • Pasos del Procesamiento:

▪ Establecer la Fecha del Sistema (Macros => Nueva Fecha) para definir el nuevo período de pago.
▪ Seleccionar el Tipo de Nómina (Macros => Seleccionar Nomina) para establecer el período de pago (Desde y Hasta).
▪ Introducir Variaciones (si aplican), como horas extras, inasistencias o retardos.
▪ Ejecutar Pre-nómina (Aplicaciones => Nomina => Procesos, Prenomina): Genera el resultado en calidad de borrador sin generar transacciones definitivas.

▪ Ejecutar Actualización de Nómina (Aplicaciones => Nomina => Procesos, Actualizar Nómina): Genera los resultados definitivos (recibos) para el pago.

3.2. Cálculo de Sueldo y Deducciones de Ley (Punto 6):

Sueldo del Periodo: La Nómina Semanal calcula 5 días de salario con el concepto A001 Salario Semanal, mientras que los días Sábado (A004) y Domingo (A010) se calculan por separado. La Nómina Quincenal utiliza el concepto A002 Salario Quincenal basado en quince (15) días de salario.
o Deducciones de Ley: Las retenciones como SSO (D004), RPE (D005) y FAOV (D028) se procesan de la misma manera para todos los tipos de nómina. SSO y
RPE consideran la cantidad de lunes existentes en el periodo.

Nota: Para la nómina Quincenal, estas retenciones pueden ser diferidas a la segunda quincena sila empresa lo configura.

Módulo 4: Integración Financiera y Contable.

Esta fase se ejecuta una vez que los recibos de pago definitivos han sido generados.

4.1. Generar integración con CxP nómina para el Pago (Punto 7):

La integración se basa en la Forma de Pago asignada en el recibo.

  • Pre-paso: Se deben asignar las referencias de pago, como números de cheques o números de nota de débito para transferencias bancarias.
  • Generación de Archivo Electrónico (Pago): Se genera el archivo de texto (TXT)  el banco (Aplicaciones => Nómina => Otros, Generar Nómina TXT para el Banco) listando a los trabajadores con pago por Transferencia Bancaria.
  • Integración: Se generan asientos de caja y banco en el Sistema de Gestión Empresarial (SGE) a través de Integración con Caja y Bancos.

Generar asientos contables luego del pago (Punto 8):

El sistema AdaptaPro Nómina genera los asientos contables de forma automática.

  • Requisito:  Se debe haber definido previamente la Forma de Contabilización (por Concepto, Departamento, etc.) y asignado las cuentas contables correspondientes.
    Además, se requiere que los números de cheques y/o notas de débito hayan sido
    asignados.
  • Ejecución: Se realiza en Aplicaciones => Nómina => Procesos → Contabilizar.
  • Resultado: Se genera un comprobante diario en contabilidad y un asiento en caja o banco.

Metafóricamente, si la Actualización de Nómina es la confirmación de que el plato (el pago) está listo, la Integración con CxP (Punto 7) es la orden de pago final que instruye al banco (el mensajero) a entregar la porción correcta al trabajador, y la Generación de Asientos Contables
(Punto 8) es la fase donde se etiqueta cada ingrediente del plato (salario, deducciones) con su costo y destino final (las cuentas contables).