Gestión de las Comunicaciones
Para asegurar la comunicación formal entre los involucrados por parte del cliente/prospecto en este caso “los usuarios” con los involucrados por parte de AdaptaPro “prestador del servicio”, creamos un Chat whatsapps de comunicación exclusivamente para tratar temas vinculados durante los tres escenarios de relación comercial:
- Caso de negocio.
- Servicio de Implementación.
- Póliza eService para la mejora continua.
Beneficios
- Los involucrados estamos en comunicados de manera formal.
- Fluides en la gestion del proyecto o caso de negocio.
- Comunicación de manera sincronizada, no necesitas
La formalidad depende de las previas definiciones de las areas de conocimiento del proyecto
- Metodología Aplicada: Agiles Kanban para asegurar el éxito de la sistematización de sus procesos, según nuestro portafolio y el alcance de los productos y servicios contratados.
- Roll de los Involucrados:
El gestor de proyectos AdaptaPro es quien administrador del proyecto o caso de negocio, creará un grupo de WhatsApp asignado para gestionar las actividades contentivas de: Tareas, Fechas y Personas involucradas según las siguientes: Definiciones, Objetivos y Limitaciones:
1. Definiciones
1.1 Fases desde el Prospecto hasta la mejora progresiva:
1.1.1 Prospecto y caso de negocio: Por parte de AdaptaPro incorporará el personal necesario hasta lograr la aprobación por parte del cliente.
1.1.2 Implementación:
1.1.3 Servicio postventa:
1.2 Definición de los Involucrados:
1.2.1 Personal Interno del Cliente o Prospecto:
1.2.1.1 Usuarios de procesos administrativos:
1.2.1.2 Usuarios de procesos operativos:
1.2.1.3 Personal del área de Tecnología:
1.2.2 Personal Externo del Cliente o Prospecto:
1.2.2.1 Contadores en procesos administrativos:
1.2.2.2 Consultores en procesos operativos:
1.2.2.3 Tecnología y plataforma:
1.2.3 Personal Interno de AdaptaPro:
1.2.3.1 Ejecutivo de Cuenta o Gestor de Proyectos: Es quien gestiona o administra el proyecto, además gestiona la comunicación inherente al caso de negocio o servicios contratados entre los involucrados por parte de AdaptaPro con los involucrados del prospecto o cliente para los siguientes objetivos:
1.2.3.1.1 Comunicar el Presupuesto:
1.2.3.1.2 Solicitar los datos según las plantillas contentivas de los PC de conexión:
1.2.3.1.3 Suministrar digitalmente las formalidades:
1.2.3.1.4 Acordar fechas y horas para realizar tareas según el caso de negocio y/o las tareas según los alcances del proyecto o servicios contratados mediante el uso del número del ticket:
1.2.3.1.5 Informar los avances del sistema AdaptaPro según la póliza eService orientada hacia la mejora continua:
1.2.3.1.6 Publicar el Avance del proyecto en formato PDF o HTML contentivo de las tareas pendientes por ejecutar:
1.2.3.1.7 Publicar la lista de tareas referentes a las actividades de soporte:
1.2.3.2 Soporte e implementación Técnico: Solo ejecuta tareas asignadas por el gestor de proyectos y no están autorizados a emitir comunicación sobre el proyecto.
1.2.3.3 Asesores Funcionales: Participan desde el caso de negocio hasta lograr el sistema en modo producción, sus números serán removidos cuando se inicia el sistema en modo de producción.
1.2.3.4 Consultores de Procesos Operativos: Participan desde el caso de negocio hasta lograr el sistema en modo producción, sus números serán removidos cuando se inicia el sistema en modo de producción.
1.2.3.5 Programadores: En caso de requerir personalizaciones. Sus números serán removidos cuando concluyen la implementación técnica.
2. Objetivos:
Gestionar la comunicación inherente al caso de negocio o servicios contratados entre los involucrados por parte de AdaptaPro con los involucrados del prospecto o cliente para los siguientes objetivos:
2.1 Emisión de Presupuestos:
2.2 Solicitar los datos según las plantillas contentivas de los PC de conexión:
2.3 Suministrar digitalmente las formalidades:
2.4 Acordar fechas y horas para realizar tareas según el caso de negocio y/o las tareas según los alcances del proyecto o servicios contratados mediante el uso del número del ticket:
2.5 Informar los avances del sistema AdaptaPro según la póliza eService orientada hacia la mejora continua:
2.6 Publicar el Avance del proyecto en formato PDF o HTML, contentivo de las tareas pendientes por ejecutar:
2.7 Publicar la lista de tareas referentes a las actividades de soporte:
3. Limitaciones:
3.1 Tecnológicamente, los contenidos publicados en WhatsApp son temporales; por esto, su utilización es exclusivamente para la comunicación y en ningún momento de uso informativo o reemplazar la gestión de proyectos de AdaptaPro. Sin embargo, por esta vía, ambas partes podrán transferir archivos o imágenes referentes a las tareas que están en gestión. En ningún momento podrá sustituir las formalidades de la gestión del proyecto, contentivo de tareas gestionadas mediante tickets.
3.2 No está permitido para el uso de actividades de capacitación, consultoría y/o dudas referentes a la utilización del sistema. Si el usuario desea conocer las funcionalidades del sistema podrá acudir al sitio www.adaptaproerp.com y utilizar la opción “buscador” quien realiza exploración de su contenido contentivo de la documentación y animaciones sobre la utilización del sistema. En el caso que el usuario registre dudas sobre el uso del sistema, el ejecutivo de cuenta registrará un ticket de servicio para las actividades de capacitación por parte del asesor funcional y comunicará por esta misma vía, el número del ticket. Ninguno de los involucrados por parte de AdaptaPro está autorizado para realizar servicios de capacitación escrita o verbal o por audios por esta vía.
3.3 Para el reporte de Incidencias o solicitud de mejoras en AdaptaPro, debe utilizar la oficina virtual quien provee el mecanismo de ticket y nos permite a ambas partes controlar y gestionar sus solicitudes. En el caso que el usuario no pueda utilizar la oficina virtual por no lograr acceder al sistema o el sitio digital en la internet no esté disponible, podrá comunicarlo por esta vía para que el ejecutivo de cuenta genere su respectivo ticket de soporte.
3.4 Las opiniones expresadas por cualquiera de los involucrados por parte de AdaptaPro no generan ningún compromiso o cambios en los alcances, condiciones, tarifas de los productos y/o servicios contratados y/o contrato de licenciamiento de uso, ni alcances del portafolio AdaptaPro.
3.5 El horario de comunicación está limitado a los días hábiles laborales y durante el horario de servicio de AdaptaPro (8:00-12:00) y (1:00 pm y 4:30 pm).
3.6 Los números de teléfonos utilizados por el personal de AdaptaPro son exclusivamente de uso profesional de AdaptaPro y no está permitido utilizar números telefónicos de uso personal.
3.7 Los servicios de comunicación no incluyen informes verbales o explicativos sobre las causas de cualquier tipo de incidencia que sea técnica y/o funcional bien sea interna o externa de AdaptaPro. De igual forma tampoco incluye ningún tipo de reunión presencial y/o virtual que no esté incluida en los servicios contratados o parte del proyecto.
3.9 AdaptaPro mantendrá a los usuarios comunicados por correos, WS u otros medios sobre las mejoras del sistema, nuevos productos, servicios y eventos con el propósito de mantener informados para incentivas las actualizaciones y renovaciones de servicios que contribuyen en mejorar la sistematización de sus procesos.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Por qué no me pueden dar respuesta por esta vía sobre mis dudas referentes al uso del sistema?
Respuesta:
1.1 El propósito del chat es exclusivamente para comunicar el caso de negocio, gestión del proyecto y póliza eService.
1.2 Todo el personal de AdaptaPro realiza sus tareas previa planificación según los Tickets de servicios.
1.3 La documentación del Sistema está publicada en la página Web y este provee un botón de búsqueda que facilita su localización, además podrás utilizarlo las 24 horas.
1.4 Cuentas con talleres de capacitación ONLINE.
2. Si el contenido que estoy buscando no lo encuentro en www.adaptaproerp.com
Respuesta:
El ejecutivo de cuenta genera un ticket para que el personal de soporte realice la publicación del contenido y le sea comunicado cuando esté disponible.
3. ¿Por qué remueven los números telefónicos de los asesores funcionales y consultores cuando el sistema se inicia en modo producción?
Respuesta:
Cuando el sistema se inicia en modo de producción ha concluido el proyecto y por esto sus actividades han concluido. Sin embargo, el ejecutivo de cuenta mantiene la comunicación activa con los usuarios para las actividades de soporte técnico y/o ejecución de la póliza eService.
4. ¿Por qué el personal de soporte no ejecuta las instrucciones que les he solicitado?
Respuesta:
El personal de soporte solo podrá realizar tareas asignadas por el ejecutivo de cuenta con su respectivo número de ticket. Toda la solicitud de servicios debe ser solicitada directamente al ejecutivo de cuenta y esta deberá estar dentro de los límites de la contratación del servicio.