Esta tabla almacena todos los códigos necesarios para registrar y almacenar los resultados producidos por los registros de asientos contables introducidos por el usuario o generados por el sistema en los procesos de contabilización automática.  Los registros almacenados en las cuentas contables originados por los asientos contables, determinan los resultados de tipo histórico. Estos resultados pueden ser emitidos a través de los Informes del Sistema que ofrece reportes de comprobación de resultados y los EEFF.

Tipos de Cuenta y Jerarquía (Niveles).

Los códigos contables debe ser jerárquicos y ascendentes para lograr los niveles en los estados financieros, para el sistema existen dos tipos de cuentas:

Cuentas de Totales: Son aquellas cuentas que posee cuentas hijas o sub-cuentas y no aceptan asientos contables debido a que su resultado se deriva de la sumatoria de las sub-cuentas. El sistema de encarga de detectar las cuentas para Totales.

Cuentas de Asientos: También son denominadas cuentas del último nivel debido a su jerarquía aceptan asientos contables y son utilizados para totalizar sobre las cuentas superiores “Cuentas Padres”. Ejemplo:

Aquí puede notar que la cuenta “1.1.1.10” para efectivo se encuentra en el último nivel jerárquico de “1.1.1” Caja, y esta es hija “1.1” de Circulante. La cuenta 1.1.1.10, puede aceptar asientos contables y sus valores van a afectar a todas las cuentas de su nivel superior cuando se emitan los estados financieros.

Creación y Mantenimiento del Plan de Cuentas:

Como pueden observar en la imagen del Plan de Cuentas, el Usuario debe utilizar los botones en la barra principal del formulario, ya que el Sistema es totalmente gráfico, en la mayoría de los casos debe utilizar el Mouse y seleccionar la opción relacionada con el evento a ejecutar, entre los cuales tenemos:

Opción Incluir:

Activa el modo de edición del formulario para la inclusión para un nuevo registro de cada cuenta contable, según los siguientes campos:

Código: Sugiere (20) dígitos de formato libre y se refiere al código de la cuenta contable de acuerdo a los siguientes aspectos:

Descripción: Sugiere hasta (30) dígitos de formato libre y se refiere al nombre de la cuenta, teniendo presente que éste será   reflejado en todos los informes del sistema.

Puede utilizar también la tecla “I” para activar esta misma opción.

Aspectos que debe considerar al momento de incluir una nueva cuenta contable:

Los códigos deben ser creados de manera jerárquica y estructurada en base a los Principios de Contabilidad General. Las cuentas pueden  ser delimitadas a través de puntos (.), comas (,), guiones (-) o cualquier otro   dígito distinto  a los números  1,2,3,4,5,6,7,8,9  y  0.  En nuestro plan de cuentas sugerido está separado por puntos.

Los códigos deben ser creados de manera jerárquica y estructurada en base a los Principios de Contabilidad General. Las cuentas pueden  ser delimitadas a través de puntos (.), comas (,), guiones (-) o cualquier otro   dígito distinto  a los números  1,2,3,4,5,6,7,8,9  y  0.  En nuestro plan de cuentas sugerido está separado por puntos.

La detección de niveles o cuentas de totales y cuentas de asientos es efectuada de manera automática por el sistema. De esta forma el usuario  será   advertido a través de un mensaje de  precaución  cuando intente  registrar un asiento en una cuenta totalizadora  o  registrar una  cuenta  en  otra  base de datos  que  genere  asientos  de   manera  automática. Veamos nuestro plan de cuentas sugerido como ejemplo:

Las cuatro primeras cuentas del Balance acumulan los resultados de los asientos registrados en las cuentas 1.1.1.1.10 y 1.1.1.1.40.

Por esta razón sólo las últimas cuentas de la jerarquía asociada a un grupo de códigos aceptan asientos contables.

La cantidad de niveles para totalizar resultados está   limitada según la capacidad de dígitos del código de la cuenta (20 dígitos de forma sugerida). Esto no implica que los informes financieros también soporten la misma cantidad de niveles.

Los dígitos para los niveles de las cuentas pueden ser distintos, se recomienda que para cada cuenta general se mantenga una estructura uniforme. Por ejemplo las Cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos deben contener en su estructura una codificación uniformes sin importar la nomenclatura utilizada. Ejemplo:

Al introducir el código, AdaptaPro verifica que el nivel anterior no posea asientos; esto evita que una cuenta de asientos se convierta en una cuenta totalizadora. También se verifica que la cuenta no posea subniveles o quede en el medio del nivel superior e inferior.  En todo caso la cuenta que acepta resultados, debe ser la última de la pirámide o jerarquía del grupo de cuentas.

Si la cuenta introducida ya existe, se emite un mensaje de error: “Registro ya fue incluido”, negando el acceso al siguiente campo.

Cuenta Activa: Por defecto su valor es Activo, permite inactivar el uso de una cuenta y no podrá ser utilizada para introducir asientos contables. En el caso de la cuenta en edición corresponde a una cuenta de totales y el usuario seleccionar “Inactivar”, AdaptaPro inactivar las sub-cuentas según su jerarquía.

Aplicar Retención de ISLR: Por defecto su valor es  Falso, permite indicar si el uso de esta cuenta en el cuerpo del  documentos de cuentas por pagar. En el caso de seleccionar Afirmativo, será activado el campo “Concepto de Retención”.

Comentarios: Refiere a dos líneas de 80 caracteres cada una y son de uso informativo.

Utilización: Presenta un control selector contentivo de las opciones:  indicadas en la siguiente imagen y son utilizadas desde el componente administrativo específicamente para asegurar el uso correcto de las cuentas contables. Citamos el caso, cuando el usuario seleccionar “Activos Corrientes”, restringirá solo el uso de las cuentas contables cuando el usuario este registrando “Activos Corrientes”. De igual forma la cuenta “Depreciación de Activos”.  Además, facilita la adquisición de “Activos”, habilitando el campo “Grupo de Activos” desde el formulario de cuentas por Pagar. Al finalizar AdaptaPro realiza el registro automático en la tabla de “Activos”

Casilla DPJ26: Prefiere al número de la casilla ubicada en planilla DPJ26 “Definitiva de Rentas personas Jurídicas”  que permitirá realizar el cálculo de la planilla DPJ26 de la aplicación “Tributaria”. Para editar el catálogo de casillas de la planilla DPJ26 presiona la tecla F6  y selección la casilla.

Opción Modificar:

Activa el modo de edición del formulario para la modificación y actualización de cada cuenta contable.

 Puede utilizar también la tecla “M” para activar esta misma opción.

Antes de modificar una cuenta contable, es necesario que considere los siguientes aspectos: 

La cuenta que se desea modificar no deberá tener asientos actualizados, ni  por  actualizar  en  las  bases de datos para  los asientos de contabilidad  histórica, bien sea es estatus de  Diferidos, Actualizados, o de Auditoría; sin embargo el  sistema  no le permitirá  cambiar el código,  pero sí  podrá cambiar el nombre y sus propiedades.

No debe poseer subcuentas o ser cuenta totalizadora de niveles inferiores.

No debe estar asociada con algún activo incorporado.

En cualquiera de los casos, el Sistema le dará un mensaje de advertencia, indicándole el motivo por el cual no se ejecutó la modificación de la cuenta contable.

Si  el  usuario desea modificar el código de la  cuenta  incluyendo  los asientos  y  registros  asociados  en las demás bases  de  datos,  debe utilizar la opción: “Reasignar Cuenta”.

Consultar:

   Presenta una ventana con el Resumen Mensual de la cuenta contable seleccionada.

Puede utilizar también la tecla “C” para activar esta misma opción.

La consulta de saldos se realiza a través de la tecla “C” de Consultar y muestra una ventana con los resúmenes mensuales de la cuenta actual, seleccionando a través de opciones de botón        el tipo de resultado a visualizar.

En la ventana de consulta se muestra el código de la cuenta contable, su descripción y el período de consulta; en la parte central se muestran  los saldos de la cuenta indicando los movimientos débitos y créditos resumidos  por  cada  mes  con  su saldo respectivo y los  totales  generales  de  las columnas de débitos, créditos y  totales.

En  la última línea de la ventana se muestran las opciones de botón  donde el  usuario  a  través de las teclas de  movimiento  (flecha  izquierda  y derecha), puede ubicar el tipo de resultado que desee consultar: Histórico, Auditoría,  Fiscal,  Financiero, Presupuesto, Gráficos de  los  resultados según el tipo de consulta, incluso con la opción “Mayor” puede consultar  el mayor analítico de la cuenta en un mes específico con sus centros de costos si los tiene.

Graficar:

Según los resultados que están en consulta o mostrados en pantalla, cada mes que posea información podrá visualizar en diferentes formas los gráficos de su preferencia.

La opción de graficar es totalmente configurable, incluso hasta gráficos 3D.

Exportar hacia Excel:

  Exporta el contenido del browser de la consulta a formato Excel.

Mayor Analítico:

Por medio de esta opción podrá visualizar la consulta de los movimientos de la cuentas en forma de Mayor analítico sin necesidad de emitir el reporte en cuestión, además podrá exportarlo a Excel.

Eliminar Cuenta:

 Solicita la eliminación de la cuenta contable.

Puede utilizar también la tecla “E” para activar esta misma opción.

Para eliminar una cuenta contable, debe considerar los siguientes aspectos:

La cuenta que se desea eliminar no debe tener asientos actualizados ni  por actualizar  en  las  bases  de  datos  para  los  asientos  de contabilidad  histórica.

No debe poseer saldos actuales ni iniciales de los resultados de: Contabilidad histórica, presupuesto, ajuste por inflación fiscal y ajuste por inflación financiera.

No debe poseer subcuentas o ser cuenta totalizadora de niveles inferiores.

No debe estar asociada con algún activo incorporado.

En cualquiera de los casos, el Sistema le dará un mensaje de advertencia, indicándole el motivo por el cual no se ejecutó la eliminación de la cuenta contable.

Opción Buscar:

 Activa el modo de edición del campo con la finalidad de realizar búsquedas en la tabla del Plan de Cuentas.

Debe estar ubicado en el campo con el Mouse y activar la opción de búsqueda, ejemplo:

En caso de que la primera cuenta mostrada no sea la solicitada en la búsqueda, utilice la tecla con el signo “+” para ubicar otra cuenta que coincida con la búsqueda en cuestión, hasta lograr encontrar la cuenta.

Facilita agrupar un conjunto de cuentas contables con el objetivo de obtener un balance de resultado y/o ganancias o pérdidas de manera parcial. Ejemplo

Contiene los registros de los ejercicios contables creados de manera automática por AdaptaPro en cada cambio de fecha que realiza el usuario.

Cada ejercicio permite posee asociada un modelo de plan de cuentas específicos, facilitándole al usuario realizar cambios radicales en el plan de cuentas,  es decir, cada ejercicio puede tener su respectivo plan de cuentas, esto requiere introducir el balance inicial.

Facilita acceder directamente al formulario de comprobantes contables actualizados  sin necesidad de realizar cambios de fecha.

Facilita acceder directamente al formulario de comprobantes contables Diferidos  sin necesidad de realizar cambios de fecha

Detectar y remover asientos contables repetidos y originados desde la aplicación de facturación.  Para lograrlo debe Acceder hacia la aplicación de contabilidad, Opción ficheros, Formulario ejercicios y ejecute los siguientes pasos:

Focalice el registro referente al ejercicio contable.

 Seleccione el botón “Menú” y se presentan el formulario contentivo de opciones referentes al ejercicio económico focalizado.

 Ejecute el botón “Remover Asientos Repetidos”, AdaptaPro solicitará confirmación por parte del usuario para aceptar su ejecución y se inicia copia de seguridad de todos los asientos detectados en la tabla “dpasientos_rep” , remueve los asientos y genera nuevamente el asiento contable.

Para establecer en cada EEFF las cuentas que deben ser utilizadas según el orden de códigos establecidos por el usuario, se ha diseñado este formulario de configuración para la utilización de las cuentas, de tal forma que se le indiquen como se estructura un Estado Financiero según sea diseñado el Plan de Cuentas.

Dispone de 4 campos para indicar las cuentas que se utilizan en el Balance General, ejemplo:

Es importante destacar que el campo sin uso es con la finalidad de poder ampliar las cuentas que se utilizan en el Patrimonio, dado que hemos tenido Modelos de Plan de Cuentas muy particulares: ejemplo del Plan de Cuentas Único según ONAPRE Venezuela.

 = código 1 Activo

 = código 2 Pasivo

 = código 6 Patrimonio.

= código 5 Superávit.

Cuentas de Resultados: Dispone de 6 campos para indicar las cuentas que se utilizan en el Estado de Ganancias y Pérdidas, ejemplo:

 = código 4 Ingresos

 = código 5 Costos

 = código 6 Gastos

 = código 7 Otros Ingresos y Egresos.

= Sin uso.

 = Sin uso.

Es importante destacar que el campo sin uso es con la finalidad de poder ampliar las cuentas que se utilizan en el Estado de Ganancias y Pérdidas, dado que hemos tenido Modelos de Plan de Cuentas muy particulares que en algunos casos lo amplían y en otros lo reducen, ejemplos:

Ejemplo de Empresas que utilizan los niveles del 4 al 9 para el Estado de Ganancias y Pérdidas.

jemplo del Plan de Cuentas Único según ONAPRE Venezuela.

 = código 3 Recursos

 = código 5 Egresos

 = código 6 Sin Uso.

 = código 7 Sin Uso.

 = código 8 Sin Uso.

 = código 9 Sin Uso.

Dispone de 2 campos para indicar las cuentas que se utilizan como Cuentas de Orden o de Memorándum, ejemplo:

 = código 8 Cuentas Deudoras.

 = código 9 Cuentas Acreedoras.

Es importante destacar que ninguno de los niveles o códigos principales no deben ser repetidos en ninguna de los campos de cualquiera de los tipos de cuentas o en el mismo tipo. De igual forma el sistema no exige ningún contenido para los códigos, queda al criterio del usuario, puede indicar para la cuenta del activo, el código “A”, “1”,  “1.”, “ACTIVO” o Cualquier contenido que prefiera.

La única regla que debe cumplir es la longitud de las cuentas del primer nivel deben ser iguales, ejemplo:

Puede observar que en ambos ejemplos la diferencia son: el punto y la longitud de los códigos.

Permite asignarle una representación del valor negativo de los saldos en los EEFF de acuerdo a los criterios de presentación que el Usuario establezca para estos tipos de saldos, entre las cuales tenemos:

(-)   = Signo negativo, ejemplo:     -1000 (Este representación está por defecto).

CR = Crédito, ejemplo                    CR 1000

()     = Paréntesis, ejemplo              (1000)

Mediante los Centros de Costos se pueden obtener resultados extracontables extraídos directamente desde los asientos registrados en el sistema. Cada Centro de Costo debe relacionarse como una subcuenta a nivel auxiliar y asociada directamente con una o varias cuentas contables que acepten movimientos.

Los  asientos de Centros de Costos son almacenados en una base de datos  de tipo  “Perpetuo”  que no será  seccionada  en  ejercicios,  permitiendo  al usuario obtener información desde cualquier fecha que esté  fuera o  dentro del ejercicio contable.

En el Plan de Cuentas, deberá indicarle por cada cuenta contable la distribución proporcional en cada Centro de Costo con respecto a una cuenta contable. Ejemplo:

La cuenta contable para “6.xxx.xxxx Electricidad” requiere que cada vez que se registre un asiento de manera directa o automática por parte del sistema genere los siguientes sub-asientos para cada uno de los Centros de Costos. Ejemplo:

La generación de asientos para los Centros de Costos, los crea el sistema de manera automática según la previa planificación indicada por el usuario, donde el sistema obtiene el porcentaje correspondiente a cada Centro de Costo y lo aplica al monto del asiento “Positivo o Negativo” presentándolo a través del editor de registros para que el usuario pueda personalizar o modificar la distribución sugerida. Sin embrago el usuario puede definir en la planificación porcentual el valor 0,00%, el cual define que no posea distribución y al momento de incluir el asiento deberá indicar el monto.

Para  todos  los casos en  que el sistema  genere  los asientos  de Centros  de Costos, será  verificado el total distribuido a fin  de  que sea igual al monto total del asiento registrado.

Los Centros de Costos al igual que las cuentas contables podrán dividirse y subdividirse en niveles, logrando clasificarse en dos tipos:

3.7.1  Totalizadores: Son los primeros niveles exceptuando el último y no aceptan   movimientos.   Sólo actúan como acumuladores   para   los movimientos registrados en los Centros de Costos del último nivel y los niveles subalternos.

3.7.2 No totalizadores: Sólo aceptan asientos para determinar los resultados de los niveles superiores “totalizadores” y los resultados exigidos por la relación “Cuenta Contable / Centro de Costos”.

Los  Centros de Costos pueden asociarse a cualquier cuenta contable sea Real  o  Nominal,  con tal que acepte asientos  sin  implicarse  en  el proceso de cierre contable, ya que si a los Centros de Costos  asociados a  las cuentas nominales se les aplicara el mismo proceso de cierre,  no sería  posible  obtener resultados para: Ingresos, Costos y  Gastos  que involucren dos o más ejercicios económicos, o partes de ellos.

Ejemplo:

El desarrollo de un proyecto podría durar más de un ejercicio contable. Si las cuentas de ingresos, costos y gastos se cancelan al cierre de un ejercicio contable, no sería posible conocer el monto total invertido en el proyecto a través de una simple consulta, ya que el mismo habría sido fraccionado en distintos ejercicios.  Por esta razón, los reportes del sistema ofrecen información de cualquier período y muestran los valores obtenidos exclusivamente del período solicitado el valor acumulado antes del período y el valor total de ambos.

Debido a la asociación de los Centros de Costos con las cuentas contables el sistema ofrece información por las relaciones:

a.- Cuenta  y  centros  de costos:  Se refiere a los resultados  de la cuenta  contable  dividida  entre los resultados  de  los  Centros  de Costos. Ejemplo:

b.- Centro de costos y cuentas contables: Es el resultado obtenido por la asociación interna que efectúa el sistema en obtener las cuentas contables asociadas con un Centro de Costo. Ejemplo:

El acceso y mantenimiento de la base de datos de los centros de costos se efectúa a través del editor del sistema, y su estructura está compuesta por los siguientes campos:

Código: Acepta ocho (8) dígitos (sugeridos) de formato libre y se refiere al código del Centro de Costo basado en el siguiente criterio:

a.- Los códigos deben ser creados de manera jerárquica y  estructurada, pueden ser delimitados a través de puntos (.), comas (,), guiones  (-) o cualquier otro  dígito, distinto de: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 y 0.

b.- La detección de niveles o códigos de totales y cuentas de asientos es efectuada de manera automática por el sistema, donde será advertido al usuario con un mensaje de precaución cuando intente registrar un asiento en un código totalizador. Ejemplo:

Los códigos 1.  Y 1.1. Acumulan los resultados de los asientos registrados en los códigos 1.1.01… 1.1.06, por esta razón sólo los códigos “1.1.nn” aceptan asientos de centro de costos.

c.- La cantidad de niveles para totalizar resultados está limitada a la capacidad de dígitos del código (8). Esto no implica que los informes también soporten la misma cantidad de niveles. Los dígitos para los niveles de los códigos pueden ser distintos, por lo que es recomendable que para cada código principal totalizador se mantenga una estructura uniforme. Ejemplo:

d.- Al introducir el código, el sistema verifica que el nivel anterior no posea asientos, evitando que un código de asientos se convierta en un código totalizador o que el código de asientos no posea subniveles.

e.- Si la cuenta introducida ya existe, el sistema emitirá un mensaje de error “Registro ya fue incluido” y negará el acceso al siguiente campo.

Descripción: Acepta hasta (40) dígitos (sugeridos) de formato libre y se refiere al nombre del Centro de Costo.

Modificar: Para que el sistema acepte modificar el código del Centro de Costo será necesario validar las siguientes condiciones:

1. No debe tener asientos actualizados ni por actualizar relacionados con las bases de datos “Asientos de contabilidad histórica”
2. No debe poseer resultados resumidos como iniciales ni actuales.
3. No debe poseer subcódigos o ser código totalizador de niveles inferiores.
4. No debe estar asociado a ninguna cuenta contable.

Si se requiere cambiar el código del Centro de Costo que posee resultados, es necesario utilizar  la opción “Reasignar Centros de  Costos”  y  luego ejecutar el proceso “Reconstruir Saldos”

Consultar Saldos de Centros de Costos

Consultar: Presenta un recuadro titulado “Saldos de Centros de Costos” que contiene tres columnas representadas por: Debe, Haber y Saldo.  Cada una está compuesta por casillas que contienen el resumen de las operaciones de cada mes del ejercicio, incluyendo los resultados del ejercicio anterior.

Incluir:

Activa el modo de edición del formulario para la inclusión para un nuevo comprobante contable.

Modificar:

Activa el modo de edición del formulario para la modificación y actualización de cada Comprobante Contable.

Buscar:

Activa el modo de edición del campo con la finalidad de realizar búsquedas en la tabla de Comprobantes por medio del Número del Comprobante y Fecha.

Eliminar:

 Solicita la eliminación del Comprobante Contable. Puede utilizar también la tecla “E” para activar esta misma opción.

Imprimir:

Activa la opción de imprimir el Comprobante Contable. El Formulario de Impresión permite elegir las distintas formas mediante el cual podrá salir la información, no u obstante está por defecto la pre visualización  para la emisión del listado normal, donde las demás opciones pueden o no estar disponible en el estándar del Sistema, de no estarlo, serán activadas en caso de ser diseñadas.

Listar:

Permite visualizar todos los comprobantes del ejercicio en forma de listado con la información resumida mediante el cual se identifica un Comprobante Contable para una búsqueda más rápida de Comprobantes.

Dentro de esta opción podrá utilizar el botón de buscar, mediante el cual podrá ubicarse en cualquiera de los campos del listado para activar la búsqueda, ejemplo:

Al ubicarse en el campo Número, podrá encontrar un comprobante por el número asociado al mismo, sin embargo al ubicarse en el campo fecha, localizará los comprobantes por el orden de fecha y si selecciona el campo de descripción puede ubicar un comprobante por el título o descripción asociado.

Solicita la eliminación del Comprobante Contable. Puede utilizar también la tecla “E” para activar esta misma opción.

Estas opciones de mantenimiento corresponden al encabezado de comprobante, sin embargo al ingresar al Cuerpo del Comprobante por medio de las opciones de Incluir o Modificar, se activan estas mismas opciones de mantenimiento ubicadas en la parte inferior del comprobante de tal forma que permitan el mantenimiento del fichero a nivel del cuerpo del comprobante.

Sólo se activará  si la cuenta  contable posee  una  planificación  por  Centro de Costos.

Cuando  se incorpora un asiento cuya cuenta tiene una planificación  por Centros  de  costos,  al indicar el monto del  asiento,  se  activa  una pantalla  donde presenta el monto distribuido en los diferentes Centros de Costos previamente planificados por  porcentajes de distribución. Los montos editados podrán ser modificados por el Usuario, pero la suma de todos los montos presentados debe coincidir con el monto del asiento, de lo contrario no podrá finalizar el asiento. También puede ser que no se presenten montos en cada Centro de Costo, esto se debe a que en la planificación de esta cuenta se indicó 0 % de distribución, por lo que el usuario debe distribuir de forma manual el monto del asiento en uno o varios Centros de Costos.

Para  incluir  un  nuevo  asiento de  Centros  de  Costos  es  necesario presionar  la tecla de la opción incluir e introducir los datos  en  los siguientes campos:

Código: Se refiere al código del centro de costos asociado a la cuenta contable. Si el código introducido no está registrado, utilice la tecla de función “F6”, donde aparece a través del editor de registros la base de datos de centro de costos. Luego de incluir el código requerido el sistema valida que no esté registrado; de  lo contrario, muestra en pantalla la descripción del mismo.

Monto: Se refiere al monto del asiento correspondiente al Centro de Costo, el signo puede ser positivo o negativo. Al culminar, el sistema validará   que  la  suma de todos los  montos  correspondientes  a  los asientos  realizados  sea  igual  al  monto  total  del  asiento  del comprobante.

Finalice con el botón grabar.

Los asientos son transacciones de las cuentas contables registradas por fecha y agrupadas a través de un documento denominado comprobante de asientos. Este documento se identifica por número y fecha, contienen los totales del debe (asientos positivos) y el haber (asientos negativos), que determinan   el cuadre del comprobante.

Los asientos actualizados se almacenan en la base de datos de “Asientos contables” bajo la condición “Actualizados”.

Cuando  se incluye un comprobante actualizado se debe tener muy en  cuenta que  el  sistema afecta los resultados financieros de  forma  automática  e inmediatamente  después de concluir el comprobante, por este motivo,  son verificados  los  montos  del  debe y del haber, a fin  de  que  no  exista descuadre, en caso de haber diferencias, no le será  permitida la salida del editor.

Para incluir un nuevo Comprobante Actualizado es necesario  presionar la  tecla  “I”  de  la opción incluir, e  introducir  los  datos  para  los siguientes campos:

El Comprobante Actualizado está   dividido en dos secciones:

Encabezado: Se refiere a los datos que identifican al comprobante.

Número: Acepta hasta (8) dígitos de formato libre y se refiere al número de identificación del comprobante.  Cabe destacar que   un comprobante puede ser registrado con un mismo número; pero siempre y cuando esté en distintas fechas.

Fecha: Acepta (10) dígitos de formato de fecha, aplicándose ésta al comprobante a incluir. El sistema validará  que la fecha incluida no está registrada  previamente con el mismo número de comprobante; en  caso de ser  encontrado,  se mostrará un mensaje de  precaución  indicando  su existencia  y  no  permitirá continuar  al  siguiente  campo,  validando además que la fecha dada corresponda al ejercicio actual.

Comentarios: Acepta (2) líneas de (40) dígitos cada una, y se refiere a cualquier comentario que desea registrar el usuario.

Totales: Corresponde a la sumatoria de los montos de los asientos clasificados así:

Total Debe: Identificado con el color azul y corresponde a la suma de todos los asientos positivos.

Total Haber: Identificado con el color rojo y corresponde a la suma de todos los asientos negativos.

CUERPO: Está conformado por los asientos contables que conforman el comprobante.

Cuenta: Acepta (20) dígitos de formato libre y se refiere al código de la cuenta contable para el asiento que se está registrando. Si la cuenta introducida no existe o el usuario presiona la tecla de función “F6”, apareciendo en pantalla el plan de cuentas a través del editor de registros.  El sistema validará que la cuenta introducida debe aceptar movimientos o no poseer subniveles.

Documento/Asociado.: Documento asociado, acepta hasta (10) dígitos de formato libre y se refiere al número de documento asociado con el asiento, este campo es sólo de dígito informativo y control, por lo que no se valida ni afecta a los resultados contables.

Tipo: Tipo de documento,  acepta  dos dígitos  y  se  refiere  a  la abreviatura del tipo de documento asociado. Ejemplo:

          CH Cheque.

          TC Tarjeta de Crédito.

          FC Factura de Compra.

          FV Factura de Venta.

          DP Depósito.

El valor de este campo no es validado por el sistema y no afecta los resultados contables.

Descripción: Acepta (2) líneas de (40) dígitos cada una y se  refiere a la descripción asociada al asiento contable. También puede incorporar una descripción más extensa en el asiento por medio de la siguiente opción:

Descripción Amplia de Asientos: A través del editor de texto, se puede anexar hasta un máximo de 64.000 dígitos como comentario al asiento que se está editando. Con esta opción el usuario tiene la posibilidad de ampliar el concepto descriptivo del asiento, sin estar limitado a la descripción estándar de dos (2) líneas que poseen los asientos contables.

Monto: Se refiere al monto del asiento en moneda nacional para cada asiento incluido, su signo indica “+” para él debe y “-“para el haber.

De acuerdo a la naturaleza de la cuenta serán activadas los recuadros solicitando lo montos según: Las Cuentas asociadas a Moneda Extranjera y Centros de Costos.

Sólo se activará si la cuenta contable posee una planificación por Centro de Costos.

Cuando  se incorpora un asiento cuya cuenta tiene una planificación  por Centros  de  costos,  al indicar el monto del  asiento,  se  activa  una pantalla  donde presenta el monto distribuido en los diferentes Centros de Costos previamente planificados por  porcentajes de distribución. Los montos editados podrán ser modificados por el Usuario, pero la suma de todos los montos presentados debe coincidir con el monto del asiento, de lo contrario no podrá finalizar el asiento. También puede ser que no se presenten montos en cada Centro de Costo, esto se debe a que en la planificación de esta cuenta se indicó 0 % de distribución, por lo que el usuario debe distribuir de forma manual el monto del asiento en uno o varios Centros de Costos.

Para  incluir  un  nuevo  asiento de  Centros  de  Costos  es  necesario presionar  la tecla de la opción incluir e introducir los datos  en  los siguientes campos:

Código: Se refiere al código del centro de costos asociado a la cuenta contable. Si el código introducido no está registrado, utilice la tecla de función “F6”, donde aparece a través del editor de registros la base de datos de centro de costos. Luego de incluir el código requerido el sistema valida que no esté registrado; de lo contrario, muestra en pantalla la descripción del mismo.

Monto: Se refiere al monto del asiento correspondiente al Centro de Costo, el signo puede ser positivo o negativo. Al culminar, el sistema validará   que la suma de todos los montos correspondientes a los asientos realizados sea igual al monto total del asiento del comprobante.

Finalice con el botón grabar.

Los  asientos son transacciones de las cuentas contables,  registradas  por fecha  y  agrupadas  a través de un  documento  denominado  comprobante  de asientos,  este documento se identifica por número y fecha,  contienen  los totales del debe (asientos positivos) y del haber (asientos negativos)  que determinan  el cuadre del comprobante.

Los asientos de auditoría se almacenan en la base de datos de “Asientos contables” bajo la condición auditoría.

El  objetivo  de  esta opción es permitir  registrar  aquellos  ajustes realizados a  las cuentas contables por los auditores de  la  empresa,  en forma separada de los comprobantes diarios realizados por el  contador,  de esta forma se pueden diferenciar y comparar ambos resultados.

Teniendo en cuenta que los ajustes realizados por los auditores han sido debidamente chequeados y autorizados, los saldos de la contabilidad histórica son actualizados automáticamente, a su vez, el sistema verifica que el monto del debe y del haber sean idénticos para permitir la salida del editor de comprobantes.

Para incluir un nuevo Comprobante de Auditoría es necesario  presionar la  tecla  “I”  de  la opción incluir, e  introducir  los  datos  para  los siguientes campos:

El Comprobante de Auditoría está   dividido en dos secciones: ENCABEZADO y CUERPO.

ENCABEZADO: Se refiere a los datos que identifican al comprobante.

Número: Acepta hasta (8) dígitos de formato libre y se refiere al número de identificación del comprobante.  Cabe destacar que   un comprobante puede ser registrado con un mismo número; pero siempre y cuando esté en distintas fechas.

Fecha: Acepta (10) dígitos de formato de fecha, aplicándose ésta al comprobante a incluir. El sistema validará  que la fecha incluida no está registrada  previamente con el mismo número de comprobante; en  caso de ser  encontrado,  se mostrará un mensaje de  precaución  indicando  su existencia  y  no  permitirá continuar  al  siguiente  campo,  validando además que la fecha dada corresponda al ejercicio actual.

Comentarios: Acepta (2) líneas de (40) dígitos cada una, y se refiere a cualquier comentario que desea registrar el usuario.

Totales: Corresponde a la sumatoria de los montos de los asientos clasificados así:

Total Debe: Identificado con el color azul y corresponde a la suma de todos los asientos positivos.

Total Haber: Identificado con el color rojo y corresponde a la suma de todos los asientos negativos.

CUERPO: Está conformado por los asientos contables que conforman el comprobante.

Cuenta: Acepta (20) dígitos de formato libre y se refiere al código de la cuenta contable para el asiento que se está  registrando. Si la cuenta introducida no existe o el usuario presiona la tecla de función “F6”, apareciendo en pantalla el plan de cuentas a través del editor de registros.  El sistema validará que la cuenta introducida debe aceptar movimientos o no poseer subniveles.

Doc/Asoc.: Documento asociado, acepta hasta (10) dígitos de formato libre y se refiere al número de documento asociado con el asiento, este campo es sólo de dígito informativo y control, por lo que no se valida ni afecta a los resultados contables.

Tp: Tipo de documento, acepta dos dígitos y se refiere a la abreviatura del tipo de documento asociado. Ejemplo:

          CH Cheque.

          TC Tarjeta de Crédito.

          FC Factura de Compra.

          FV Factura de Venta.

          DP Depósito.

El valor de este campo no es validado por el sistema y no afecta los resultados contables.

Descripción: Acepta (2) líneas de (40) dígitos cada una y se refiere a la descripción asociada al asiento contable. También puede incorporar una descripción más extensa en el asiento por medio de la siguiente opción:

Descripción Amplia de Asientos: A través del editor de texto, se puede anexar hasta un máximo de 64.000 dígitos como comentario al asiento que se está editando. Con esta opción el usuario tiene la posibilidad de ampliar el concepto descriptivo del asiento, sin estar limitado a la descripción estándar de dos (2) líneas que poseen los asientos contables.

Monto: Se refiere al monto del asiento en moneda  nacional  para  cada asiento incluido, su signo indica “+” para  el debe y “-“ para el haber.

De acuerdo a la naturaleza de la cuenta serán activadas los recuadros solicitando lo montos según: Las Cuentas asociadas a Moneda Extranjera y Centros de Costos.

Asientos por Centros de costo: Sólo se activará  si la cuenta  contable posee  una  planificación  por  Centro de Costos.

Cuando  se incorpora un asiento cuya cuenta tiene una planificación  por Centros  de  costos,  al indicar el monto del  asiento,  se  activa  una pantalla  donde presenta el monto distribuido en los diferentes Centros de Costos previamente planificados por  porcentajes de distribución. Los montos editados podrán ser modificados por el Usuario, pero la suma de todos los montos presentados debe coincidir con el monto del asiento, de lo contrario no podrá finalizar el asiento. También puede ser que no se presenten montos en cada Centro de Costo, esto se debe a que en la planificación de esta cuenta se indicó 0 % de distribución, por lo  que el usuario debe distribuir de forma manual el monto del asiento en uno o varios Centros de Costos.

Para  incluir  un  nuevo  asiento de  Centros  de  Costos  es  necesario presionar  la tecla de la opción incluir e introducir los datos  en  los siguientes campos:

Código: Se refiere al código del centro de costos asociado a la cuenta contable. Si el código introducido no está registrado, utilice la tecla de función “F6”, donde aparece a través del editor de registros la base de datos de centro de costos. Luego de incluir el código requerido el sistema valida que no esté registrado; de lo contrario, muestra en pantalla la descripción del mismo.

Monto: Se refiere al monto del asiento correspondiente al Centro de Costo, el signo puede ser positivo o negativo. Al culminar, el sistema validará   que  la  suma de todos los  montos  correspondientes  a  los asientos  realizados  sea  igual  al  monto  total  del  asiento  del comprobante.

Finalice con el botón grabar.

Es la opción mediante el cual se procesan los Comprobantes Diferidos al Estatus de Actualizados. La ventana presentada permite seleccionar varios Comprobantes Diferidos de tal manera que sean Actualizados en un mismo proceso.

Sólo debe dar clic sobre cada registro para que quede marcado en la selección de la Actualización.

Es la opción mediante el cual se procesan los Comprobantes Actualizados al Estatus de Diferidos. La ventana presentada permite seleccionar varios Comprobantes Actualizados de tal manera que sean Reversados (Diferidos) en un mismo proceso.

Sólo debe dar clic sobre cada registro para que quede marcado en la selección de la Reversión

Por medio de esta opción podrá reversar uno o varios cierres previamente ejecutados. El proceso debe ser de mayor a menor de tal forma que sean los últimos ejercicios cerrados los primeros en ser reversados. En este proceso se eliminará el Comprobante de Cierre.

Debe dar Clic al ejercicio cerrado que desee reversar y luego activar la opción de ejecutar.

Por medio de esta opción podrá importar el Plan de Cuentas de su elección,  de tal forma que le permita utilizar el Módulo de Contabilidad con un Plan de Cuentas ya diseñado permitiéndole ser modificado para que se adapte a sus necesidades.

Los Planes de Cuentas disponible son:

Sugerido

Otras Empresas en el Sistema

Plan Único de Cuentas según ONAPRE.

Durante el proceso de importación, el sistema verifica que el código de la cuenta no exista para ser incorporado.

Al finalizar el proceso de importación el sistema actualiza las cuentas contables para los “tipos de IVA”, donde se coloca la cuenta “2.2.2” para los débitos y “2.2.1” para los créditos fiscales, siempre y cuando el valor la cuentas débitos y créditos sean “Indefinida”. Esta opción facilita el proceso de implantación y puesta en marcha del sistema, no significa que sea un criterio impuesto por el fabricante.

Es el proceso mediante el cual se ejecuta el Cierre definitivo del ejercicio económico fiscal de la Empresa a nivel de Sistema.

El hecho de Cerrar el Ejercicio implica que se genere un Comprobante de Cierre Contable, donde todas las cuentas Nominales (Ganancias y Pérdidas) queden cerradas por medio de los asientos de cierre que constituyen dicho comprobante. Este comprobante de cierre sólo puede ser visualizado por medio del reporte de Comprobante de Cierre Contable en Informes de este mismo Módulo o Aplicación.

El cierre contable en el sistema también limita las opciones de  Incluir, Modificar y Eliminar Comprobantes Contables de cualquier tipo y del ejercicio el cual fue cerrado. De esta manera se garantiza que los resultados de un ejercicio cerrado no pueda ser alterado por el usuario, no obstante podrá reversar el cierre en los casos que necesite realizar cambios, sin embargo todos estos eventos quedan grabados en la auditoria del sistema de tal forma que sea visualizada los procesos y cambios que realice el usuario.

El Comprobante de cierre en cuestión, es signado bajo el nombre de CIERRE con la fecha fin del ejercicio.

Asiento Superávit: Permite cambiar la cuenta de cierre el cual le será asignado el monto o diferencia por el resultado del cruce de las cuentas nominales. Este resultado puede ser positivo o negativo, de tal forma que cubra con la diferencia para cuadrar el comprobante de cierre.

Por defecto es utilizada la cuenta de Utilidad del Ejercicio, en caso de tildar esta opción,  será utilizada la cuenta de Superávit o Utilidades no Distribuidas. Estas cuentas se definen en Integración Contable.

Este proceso fue creado para generar resultados financieros temporalees sin necesidad de realizar asientos contables o afectar los resultados contables. Ejemplo: Determinar el resultado financiero durante una semana, Cuando fue: La venta, Cobranza, Pagos, Depósitos, Gastos, Depreciaciones, entre otros.  También podemos citar el caso del informe de cierre diario financiero necesario en negocios de ventas al detal, donde se desea un resultado resumido, para satisfacer esta necesidad,  utilizamos en plan de cuentas contables “Fachada financiera de la empresa”, para construir un borrador de los asientos contables para lograr construir estados financieros sin la necesidad de crear asientos contables definitivos.

El proceso se realiza mediante un formulario contentivo del periodo y lista de Aplicaciones para ser utilizadas en el proceso de pre-contabilización. Para iniciar el proceso deje ejecutar el botón “Ejecutar”.

El resultado del proceso es almacenado en una tabla de uso temporal y se identifica según código del usuario, logrando generar los estados financieros que se presentan en un nuevo formulario de opciones:

Importante: Los resultados almacenados en la tabla temporal de asientos generados para la pre contabilización serán borrados “según el usuario”, toda vez que se ejecute este proceso. Una de las razones por la cual los resultados no se mantienen almacenados debido a que el proceso de contabilización permite re hacer o replantear los asientos contables en la tabla de asientos y no en la tabla temporal para el proceso de “pre contabilización”.

Plan de Cuentas

A través de este informe se emite el plan de cuentas contable incluido en el sistema.

Campos del informe:

Código de cuenta: Presenta una longitud estándar de 20 dígitos y se refiere al código de la cuenta contable.

Descripción: De acuerdo a si es emitido por pantalla o impresora puede variar su longitud, de  34  hasta 40  dígitos.  Se refiere a la descripción o nombre asignado al código de la cuenta contable.

C: Indica si la cuenta contable del renglón actual posee Centro de Costo, valores: S y N.

Método de ajuste: Indica el método de ajuste aplicado a la cuenta contable (si posee); en caso contrario estará en blanco.

M: Indica si la cuenta contable del renglón actual es Monetaria o No monetaria, valores: S y N.

Centros de Costos por Cuentas (Maestros)

Mediante  este informe se especifican los Centros de Costos  asignados  a cada  cuenta contable  incluida  que  posea  planificación,  además  su respectivo porcentaje. El informe recorre todo el plan de cuentas y realiza una ruptura por cada cuenta encontrada.

Campos del informe:

Cuenta contable: Se utiliza como punto de ruptura para el informe, indica el código de cuenta contable anexando además su descripción. Por ser el campo de control para cada cuenta contable impresa, se refieren los siguientes campos:

Centro de Costo: Indica el Centro de Costo asociado con la cuenta contable.

Descripción: Nombre o descripción colocado al código de Centro de Costo impreso.

% Dist.: Porcentaje de distribución asignado para el Centro de Costo.

Al culminar la impresión de centros de costos para cada una  de  las cuentas,  se  totaliza   la suma de cada uno de  los  porcentajes  de distribución.  A modo  de verificación, el total  debe  ser  de  100, indicando que la cuenta contable ha sido distribuida en su totalidad.

Cuentas por Centros de Costos (Maestros)

A través de este informe se detallan aquellas cuentas contables que han sido relacionadas con el Centro de Costo impreso. El informe recorre toda la base de datos de Centros de Costos creando una ruptura de control para cada uno de ellos.  De manera informativa, incluye el porcentaje que representa el Centro de Costo para la cuenta dada.

Campos del informe:

Centro de Costo: Se utiliza como punto de ruptura para el informe, indica el código del centro de costo, anexando además su descripción.  Por ser el campo de control, para cada centro de costos impreso, se incluyen los siguientes campos:

Cuenta contable: Indica los códigos de cuentas contables que están relacionados con el centro de costo de la ruptura de control.

Descripción: Nombre o descripción colocada al código de  cuenta contable impreso.

% Dist.: Porcentaje de distribución asignado para el centro de costo en la cuenta contable actual.

Centros de Costos por Cuentas (Resultados)

Permite visualizar los resultados de los Centros de Costos por cada Cuenta Contable según los rangos solicitados y los criterios definidos en la ventana de emisión del reporte. La información emitida está presentada de la siguiente forma:

Campos del informe:

Cuenta contable: Indica por Cada Cuenta contable el Código y Descripción. Debajo del mismo son mostrados los resultados de dicha cuenta:

Código del Centro de Costo: Se refiere a los centros de costos que constituyen la información de la cuenta contable mostrada.

Descripción: Se refiere al nombre de cada centro de costo del listado.

Saldo Final: Muestra el saldo del centro de costo la fecha de emisión .

Total de la Cuenta contable:  Muestra el Total de la suma de todos los centros de costos que conforman la Cuenta Contable mostrada.

Total General: Muestra el Total General o la suma de todos las Cuentas Contables mostradas.

Centros de Costos por Cuentas (Resultados)

Permite visualizar los resultados de los Cuentas Contables por cada Centro de Costos  según los rangos solicitados y los criterios definidos en la ventana de emisión del reporte. La información emitida está presentada de la siguiente forma:

Campos del informe:

Centro de Costo: Indica por cada Centro de Costo el Código y Descripción. Debajo del mismo son mostrados los resultados por cada Centro de Costos:

Código de la Cuenta Contable: Se refiere a las cuentas contables que constituyen la información del Centro de Costo mostrado.

Descripción: Se refiere al nombre de cada cuenta contable del listado.

Saldo Final: Muestra el saldo de la cuenta contable según la fecha de emisión.

Total Centro de Costo: Muestra el Total de la suma de todas las cuentas contables que conforman cada Centro de Costo.

Total General: Muestra el Total General o la suma de todos los Centros de Costos mostrados.

Listado de Comprobantes

Despliega en una lista impresa todos los comprobantes incluidos dentro del sistema permitiendo tener un soporte en papel de todas las transacciones realizadas.

En  el  módulo  de Contabilidad existen tres  (3)  tipos  de comprobantes distintos, por esta razón y para no duplicar informes para cada uno de  los tipos  de  comprobantes, el usuario posee un criterio  especifico  que  le permite  indicar  el origen de los datos al momento de emitir el  informe, estos son:

Comprobantes Actualizados.

Comprobantes Diferidos.

Comprobantes de Auditoría.

Comprobantes de Cierre.

Cada  cuenta  utilizada para los asientos dentro de un comprobante puede tener además, asientos de centros de costos, éstos  pueden  ser  impresos también  seleccionando  “S” en la opción de criterio  “Incluir  Centro  de Costo”.

Campos del informe:

Teniendo en cuenta que cada comprobante está compuesto por Encabezado  y Cuerpo, el informe imprime la respectiva información para cada  sección, teniendo:

Encabezado:

Número: Número asignado al comprobante.

Tipo: Indica el tipo de comprobante impreso, puede ser:

S: Actualizado

N: Diferido

A: Auditoría

Comentarios: Muestra las dos líneas de comentarios asociadas al comprobante.

Fecha: Fecha en la que fue registrado el comprobante.

Cuerpo:

Código de cuenta contable: Indica el código de cuenta utilizado para el asiento,  si éste posee asientos de Centros de  Costos  y  el  usuario seleccionó  su  impresión en el criterio, se mostrará  por  cada  cuenta contable  los respectivos asientos realizados indicando el código  del Centro  de Costo, descripción,  monto del asiento, y el  porcentaje que representa del total.

Descripción: Muestra la descripción asociada al código de cuenta contable impreso.

Débitos: De acuerdo a la naturaleza de la cuenta y el tipo de asiento realizado, muestra el monto correspondiente al debe. A fin de presentar los datos de una forma homogénea, no se presentará su signo, asumiendo positivo para todos los datos de esta columna.

Al concluir los asientos del comprobante actual, se indica la suma total de la columna de los débitos, de esta forma puede ser verificado el cuadre del comprobante teniendo que ser el total de la columna del debe igual a la del haber.

Crédito: De acuerdo a la naturaleza de la cuenta y el tipo de asiento realizado, muestra el monto correspondiente al haber. A fin de presentar los datos de una forma homogénea, no se presentará el signo del monto, asumiendo negativo para todos los datos de esta columna.

Al concluir los asientos del comprobante actual se indica la suma total de la columna del haber, de esta forma puede ser verificado el cuadre del comprobante, teniendo que ser el total de la columna del haber igual a la del debe.

Saldos de las Cuentas de Movimiento

Permite consultar de forma impresa, el saldo a la fecha de las cuentas contables que sean de movimiento o detalle. Por defecto el informe trabaja con la fecha actual del sistema; pero se dispone de una opción de criterio llamada “A la fecha”, mediante la cual puede indicar la fecha exacta a la que se desea emitir el informe.

Campos de informe:

Cuenta: Indica la cuenta contable de movimiento, de la que se extraerá el saldo.

Descripción: Descripción o nombre asociado al código de cuenta contable.

Saldo: Saldo total de la cuenta contable a la fecha indicada.

Cuando el informe es emitido por una salida distinta a pantalla (Impresora, Ventana o Disco) se incluyen tres (3) nuevas columnas, antes del Saldo, que son:

Anterior: Indica el saldo último día del mes anterior a la fecha indicada.

Debe: Monto correspondiente al DEBE, siendo de naturaleza positiva.

Haber: Monto correspondiente al HABER siendo de naturaleza negativa.

Mayor Analítico

Muestra  para cada una de las cuentas de detalle que posean  movimiento  y que  están dentro del rango de fecha indicado (por defecto desde el  inicio del  ejercicio  a la fecha) sus respectivos asientos, indicando  su  saldo anterior,  el  monto  del debe, del haber, el saldo y otros  datos  que  se detallan más adelante.

El  criterio  de  este informe  permite  cambiar  significativamente  la presentación  del  mismo,  por este motivo se explica  la  función  de  las principales opciones:

Origen de los datos: Permite seleccionar el origen de los movimientos a incluir dentro del reporte, estos pueden ser: Históricos, Auditoría o Todos. Valor por omisión: Todos.

Cuentas sin movimiento: Seleccionando entre “Si” o “No” le indica al sistema que las cuentas que no posean movimiento deben ser incluidas o excluidas (según el caso) dentro del reporte.  De esta forma, el contador puede visualizar sus saldos aun cuando no posean asientos contables dentro de la fecha indicada. Valor por omisión: “No”.

Acumular por mes: Utilizando los valores de “Si” o “No”, le indica al informe que por cada mes de movimiento impreso acumule o no (según el caso), sus valores totales. Valor por omisión: “No”.

Cuenta por página: Seleccionando entre “Si” o “No” le indica al sistema si debe imprimir cada cuenta separadamente.  Valor por omisión: “No”.

Campos del informe:

Antes de imprimir el movimiento de las cuentas, se dan a conocer los siguientes datos:

Cuenta: Cuenta contable de la que se imprimirá su movimiento, siendo utilizada como ruptura de control para los datos. Anexo a la cuenta contable, se imprime su respectiva descripción asociada.

Anterior: Muestra el saldo anterior a la fecha de emisión, de la cuenta contable en proceso.  

Campos relativos al movimiento de cada cuenta:

DD: Indica en formato numérico el día en que se registró el comprobante contable.

Núm./Cbte.: Número de comprobante contable en el que está registrado  el asiento de la cuenta.

M: Tipo de movimiento, siendo “H” de Histórico y “A” de Auditoria.

TP: Indica el tipo de asiento registrado, y es tomado directamente del cuerpo del comprobante contable.

Debe: Monto correspondiente al DEBE, siendo de naturaleza positiva.

Haber: Monto correspondiente al HABER, siendo de naturaleza negativa.

Saldo: Ecuación realizada entre el Debe y el Haber, originando el total de la cuenta para cada asiento registrado.

Notas: Cada mes de movimiento detectado es indicado mediante su abreviación.

Se imprime además el total de cada columna con valores cuantitativos, siendo él Debe, el Haber y el Saldo tanto por mes, por cuenta y al culminar el informe.

Emite el balance de comprobación a partir de los saldos de las cuentas contables a la fecha indicada e imprimiendo sólo las cuentas de movimiento o aquellas que coincidan con el último nivel solicitado por el usuario. A continuación se explica la función de las principales opciones del criterio que aplican a este informe:

Origen de los datos: Permite seleccionar el origen de los saldos que se visualizaran en el informe, muestra las siguientes dos opciones:

Históricos: Incluye sólo los saldos históricos movilizados por el contador a través de comprobantes actualizados. Para obtenerlos, el informe restará al monto del saldo histórico actual, el saldo de Auditoría a la misma fecha de emisión.

Totales: Agrupa los saldos Históricos y los saldos de Auditoría, cuyo valor por omisión es igual a T de totales.

Nivel: Permite ajustar el nivel de detalle que utilizará  para  la impresión de las cuentas., cuyo valor  por omisión es igual a  7.

Balance al: Permite seleccionar la fecha de emisión para el informe, cuyo valor por omisión es el final del mes de la fecha de trabajo del sistema.

Campos del informe:

Cuenta y Nombre: Muestra el código de cuenta contable y su respectiva descripción.  Cabe  destacar  que  cuando  el  informe  es  emitido  por pantalla,  el  código  de cuenta no es incluido con el  fin  de  ahorrar espacio de vídeo.

Anterior: Imprime el saldo final histórico, del mes anterior al emitido en el informe.

Débitos: Monto correspondiente al DEBE, siendo de naturaleza positiva. Por razones de visualización, su signo no es impreso.

Créditos:   Monto correspondiente al HABER, siendo de   naturaleza negativa. Por razones de visualización, su signo no es impreso.

Diferencia: Muestra la diferencia existente entre la columna de los Débitos y los Créditos. Esta columna sólo es impresa cuando el informe es emitido por una salida distinta de pantalla.

Saldo: Ecuación realizada entre los débitos y créditos, originando  el total de la cuenta para cada asiento registrado y siendo acumulado a  lo largo del reporte.

Al  concluir el nivel de detalle para cada una de las cuentas  impresas, el  informe  emitirá   el  total  correspondiente  a  las  columnas  con información  cuantitativa,  siendo: Saldo Anterior,  Débitos,  Créditos, Diferencia y Saldo.

El  Balance  de  Comprobación  Auditado,  permite  visualizar  los  ajustes realizados  a  través de los comprobantes de  Auditoría;  tiene  la  misma modalidad  del Balance de Comprobación, que obtiene los datos a  partir  de los saldos de las cuentas contables a la fecha indicada e imprimiendo  sólo las cuentas de movimiento o aquellas que coincidan con el  último nivel solicitado por el usuario. A continuación se explica la función de las principales opciones del criterio que aplican a este informe:

Nivel: Permite ajustar el nivel de detalle que se utilizará para la impresión de las cuentas, cuyo valor por omisión es igual a 7.

Balance al: Permite seleccionar la fecha de emisión para el informe, cuyo valor por omisión es el final del mes de la fecha de trabajo del sistema.

Campos del informe:

Cuenta y Nombre: Muestra el código de cuenta contable y su respectiva descripción.  Cabe  destacar  que  cuando  el  informe  es  emitido  por pantalla,  el  código  de cuenta no es incluido con el  fin  de  ahorrar espacio de vídeo.

Historico: Imprime el saldo final Histórico, del mes anterior al emitido en el informe.

Débitos: Monto correspondiente al DEBE, el cual es obtenido de los saldos de Auditoría, siendo de naturaleza positiva. Por razones de visualización, su signo no es impreso.

Créditos: Monto correspondiente al HABER, el cual es obtenido de los saldos de auditoría, siendo de naturaleza negativa. Por razones de visualización, su signo no es impreso.

Diferencia: Muestra la diferencia existente entre la columna de los Débitos y los Créditos. Esta columna sólo es impresa cuando el informe es emitido por una salida distinta de pantalla.

Saldo: Ecuación realizada entre los débitos y créditos, originando el total de la cuenta para cada asiento registrado y siendo acumulado a lo largo del reporte.

Al  concluir el nivel de detalle para cada una de las cuentas  impresas, el  informe  emitirá  el  total  correspondiente  a  las  columnas   con información  cuantitativa, siendo: Saldo Históricos, Débitos,  Créditos, Diferencia y Saldo.

Emite el Balance General contable, a partir de los saldos Históricos de las cuentas  contables  indicadas  un “Uso de las  Cuentas”,  como  cuentas  de Balance  General,  siendo posible especificar hasta 5  niveles  de  cuentas contables, estando desde B1 hasta B5.

Si  en  “Uso de las cuentas”, la cuenta de “Resultado de ejercicio”  no  ha sido  definida, el informe sumará  el resultado de Ganancias y  Pérdidas al resultado de Pasivo mas Capital, en este caso, el usuario será  advertido de este proceso, detallándolo además dentro del informe.

A  continuación  se  explica la función de las  principales  opciones  del criterio que aplican a este informe:

Nivel: Permite  ajustar  el nivel de detalle  que  utilizar   para  la impresión de las cuentas, cuyo valor por omisión es igual a 4. 

Balance al: Permite seleccionar la fecha de emisión para el informe, cuyo valor por omisión es el final del mes de la fecha de trabajo del sistema.

Estructura del informe:

Debido al tipo de reporte, no se incluye encabezado para los campos del informe,  imprimiendo  el nombre de la cuenta al lado  izquierdo  y  los saldos  de  cada  cuenta  al lado derecho,  colocándola  en  la  columna correspondiente de acuerdo del nivel que ésta posea.

Emite el estado financiero de Ganancias y Pérdidas, a partir de los saldos Históricos de las cuentas contables indicadas en el “Uso de las  Cuentas”, en la sección de Ganancias y Pérdidas, teniendo desde la G1 hasta la G6.

De acuerdo a las cuentas indicadas por el usuario para conformar el Estado de Ganancias  y  Pérdidas, se obtiene de cada una de  ellas el  saldo de acuerdo a la fecha indicada, además tomando en cuenta el  porcentaje  que éste representa  en relación con los ingresos e indicando al final la pérdida o ganancia bruta o neta. El informe incluye una serie de opciones que le permiten al usuario alterar la emisión del mismo, siendo estas:

Nivel: Permite  ajustar  el nivel de detalle  que  utilizar   para  la impresión de las cuentas, cuyo valor por omisión es igual a 3.

Nota: Teniendo en cuenta que sólo las cuentas de detalle poseen asientos de centros de costos, es posible que el usuario solicite un nivel que no        incluya  las cuentas de movimiento, en este caso, aún cuando  seleccione la inclusión de centro de costos, no serán visualizados.

Ecuación para calcular la utilidad bruta: En esta ecuación se le indica al  informe  que cuentas especificadas en el “Uso de las  cuentas”,  serán utilizadas  para calcular la utilidad bruta del ejercicio. A  partir  de esta ecuación,  se detecta que variable de “Uso de las  cuentas”,  es  el Egreso, siendo aquella que no esté dentro de la ecuación.  Ejemplo:

El  sistema  viene configurado en “Uso de  las  cuentas”,  con cuentas  contables dentro de las variables G1 a la G3, para  obtener  el Estado de Ganancias y Pérdidas, y el informe utiliza como ecuación  para calcular  la Utilidad Bruta, la variable G1 más la G2, de esta forma  el informe detecta que la variable que contiene los Egresos es la G3.

Centro  de  costos: Seleccionando entre las opciones de “Si” o  “No”,  le indica  al informe si mostrará los asientos de Centros de Costos de  las cuentas  contables  impresas (si los hubiere), mostrando  el  monto  del asiento  y  el  porcentaje  en  relación  al  monto  total  de  la  cuenta contable.

Estructura del informe:

Debido al tipo de reporte no se incluye encabezado para los campos  del informe, imprimiendo  el nombre de la cuenta al  lado  izquierdo,  los saldos  de  cada  cuenta al lado derecho,  colocándola en  la  columna correspondiente de acuerdo del nivel que ésta posea, se presenta además, el  saldo  que  esta representa del total de los saldos  de  la  cuenta  de Egresos,  y si se selecciona “Si” en la opción del criterio  “Centro  de costos”, sus asientos correspondientes.