¿Cuál es la solución ideal para tu empresa?
1. ¿Cuál es la diferencia, entre estos tres (3) modelos de sistemas?
Veamos las definiciones conceptuales:
1. Sistema Administrativo: Esta focalizado en los procesos administrativos de la empresa para el cumplimiento de los deberes y obligaciones de ley, representan el proceso de soporte de la empresa (Podemos comprobarlo en la definición de procesos en la norma de Calidad ISO 9001).
2. Suite de Aplicaciones: Cubren el proceso de soporte de la empresa: Administrativos, Contable, Tributario y Nómina totalmente integrado en caliente utilizando una sola base de datos.
3. Sistema de planificación Empresarial: ERP (Enterprise Resource Planning), planificar los recursos empresariales. Focalizado principalmente en el proceso operativo de la empresa realizando los intercambios de valor con el cliente. La administración, nómina, contabilidad y tributación forman parte del proceso de soporte al proceso operativo que le agrega valor al cliente. Está totalmente integrado en la misma base de datos, facilitando conocer la trazabilidad bidireccional desde la solicitud del requerimiento hasta el asiento contable derivado de sus transacciones administrativas.
2. ¿Cuál es mejor?
Depende de tu necesidad y cultura organizacional.
1. Si tu negocio es controlado operativamente por sus fundadores o directores utilizando hojas de Excel, no necesitas una solución de tipo ERP, necesitas un sistema o Suite Administrativa para realizar la facturación y los deberes formales de la empresa, generar resultados contables y fiscales, además la dirección financiera se rige por sus resultados contables. Aquí puedes implementar el modelo SUITE de Aplicaciones: Administrativo (Inventarios, Compras, Facturación, Tesorería), Contabilidad, Activos, Nómina y Tributación de AdaptaPro, luego podrás implementar los procesos operativos de maneraprogresiva.
2. Si tercerizas mediante prestador de servicios las áreas: Contable, Nómina e Impuestos podrás implementar sólo los módulos administrativos: Productos del Inventarios, Documentos de Compras, Facturación y Tesorería.
3. Si necesitas sistematizar el proceso operativo de la empresa, requiere implementar AdaptaPro ERP focalizado en garantizarle a tus clientes la calidad promesa indicada en el portafolio de productos y servicios, en consecuencia; se generan las transacciones: Administrativas, Contables y Tributarias, focalizada en los deberes formales y obligaciones de la empresa. La dirección financiera se rige por objetivos financieros (rentabilidad) con su respectiva planificación financiera y se mide en
caliente mediante indicadores y no se mide por los resultados contables.
3. ¿Qué es un proceso Operativo?
Está focalizado en la misión de tu empresa, satisfacer a tus clientes según la promesa de tu portafolio. Nace desde su requerimiento hasta su recepción en tiempo y calidad, se gestiona mediante tableros y se miden con indicadores. Citamos los siguientes casos:
a. Hacer campañas publicitarias y ofertas.
b. Visitar clientes para tomar pedidos.
c. Buscar nuevos productos en el mercado.
d. Buscar nuevos proveedores.
e. Logística de aprovisionamiento con gestión de almacenes.
Esto requiere: Planificación, Recursos, Calendarios, Objetivos. Ejemplo: Debes enviar a un vendedor a visitar las empresas utilizando: Calendario y Rutas con el objetivo de tomar pedidos y convertirlos en clientes. Esta actividad no califica para el proceso
administrativo.
En AdaptaPro los procesos operativos nacen desde una requisición, concluye en la entrega del recurso solicitado, es gestionado de manera proactiva mediante tableros situacionales y medido mediante indicadores, no generan asientos contables ni compromisos fiscales.
4. ¿El calendario fiscal es un proceso Operativo o un proceso de Soporte? Depende:
- Si lo ejecuta un prestador de servicios externo, si es un proceso operativo debido a que forma parte de su portafolio de negocios y de éste depende sus ingresos.
- Si lo ejecuta el contador interno de la empresa, no forma parte del proceso operativo, es un proceso de soporte.
Es un conjunto de actividades cíclicas repetitivas que generan el mismo resultado.
5. ¿Por qué el calendario fiscal se ejecuta mediante planificación, tablero y provee indicadores?
Está basado en el modelo de gestión por procesos y no bajo el modelo funcional del clásico sistema administrativo de los años 90.
6. ¿Cuál es la diferencia la gestión por procesos vs el modelo funcional?
a. La gestión por procesos esta focalizado el valor que le aporta al cliente externo de manera proactiva y se rige por indicadores. Puedes notar en este modelo, los gerentes tienen indicadores en caliente en todo momento tomando decisiones y no esperan por los resultados contables.
b. La gestión funcional esta focalizada en: Las funciones de los departamentos y estos esta focalizados en la directiva de la empresa, se rige por resultados. Puedes notar, es este modelo, los gerentes piden resultados con periodos semanales o mensuales.
7. ¿Por qué los sistemas administrativos no pueden hacer las tareas de un ERP?
a. Esta diseñados para las funciones del personal Administrativo, Contable, Nomina y tributación, sus reglas las definen las normas oficiales del país, estos también pueden funcionar de manera proactiva con calendarios, aquí el tema es la cultura organizacional ¿Proactiva o Reactiva? No poseen procesos operativos por esto se llaman sistemas o suite administrativas.
b. El proceso operativo lo rigen las leyes del mercado y requiere profesionales formados para: Comercialización, logística, proyectos, producción y similares. Ejemplo: La gerente de ventas es Ing. Industrial con formación en KPI y trabaja con cuadros situacionales.
8. ¿Cuáles son las características del Software para calificar como ERP?
- Incluye los procesos operativos de la empresa según su actividad económica y modelo de negocio.
- Código de abierto que permite adaptar los componentes operativos según el portafolio de la empresa. No podemos copiar el proceso operativo de una empresa y replicarlo en otra “exceptuando una franquicia”. Esto debido a que cada empresa es única. Sin embargo, si podemos copiar el modelo administrativo de otra empresa.
- Utilizar una sola base de datos para los procesos operativos y administrativos y sin procesos de integración, toda transacción debe ejecutar disparadores que actualicen los tableros de mando.
- Sus procesos operativos deben ser implementado por profesionales con competencia en: Procesos, Proyectos y Finanzas.
- La gestión del cambio la rigen los cambios del mercado por encima del cambio regulatorio.
- Gestión proactiva mediante Indicadores (KPI).
9. ¿Cuáles son las normativas en las se rige un ERP para el proceso Operativo?
Depende del modelo conceptuales o filosófico adoptados por sus desarrolladores. En elcaso de AdaptaPro, nos basados en (3) tres marcos de trabajo:
- Proyectos: PMI, Kanban, Scrumm.
- Procesos: BPM. Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocios.
- Finanzas: BSC. Balance Scord Card o Cuadro de mando Integral.
10. ¿Qué es un ERP contable?
Un sistema informático para prestarle servicios contables a terceros con las siguientes características:
- Planificación de los entregables que debe generar el prestador de Servicios.
- Indicadores de los entregables de todos sus clientes de manera conjunta.
- Ejecución bajo portafolio de proyectos.
- Ejemplo: Planificar asientos contables repetitivos.
- Ejecución bajo planificación según calendario fiscal.
- Utilización digital de sus recursos. Libros de Compra, Venta, Inventarios en formato digital para convertirlos en asientos.
- Transacciones basadas en tiempo pasado, evitando re-transcribir las transacciones administrativas. En el caso de transcribir transacciones, solo introducirás los datos en campos mínimos necesarios logrando eficiencia.
- Gestiona los entregables de sus clientes mediante sistema y gestión de proyectos. Parte desde: El presupuesto del Servicio, Aprobación, Contratación (Formalidades), Ejecución y Cierre.
11. ¿Cuál es la diferencia de un sistema contable vs un ERP contable, sin ambos generan balances?
- El sistema contable esta focalizado en la contabilidad interna de la empresa.
- Podrá generar los asientos contables desde el componente administrativo.
- Podrá recibir asientos de manera transcrita.
- No está focalizado para la producción de servicios contables a terceros, sin embargo, podrá ser utilizada para este propósito al costo del trabajo de transcripción de las transacciones administrativas representando: Riesgos, Tiempo y Costos.
12. ¿Cómo se implementa una Solución ERP?
- Gestión del cambio interno para el cambio cultural basado en proceso y utilización de tableros de mando contentivo de indicadores “erradicando la discrecionalidad”.
- Implementación de cuadros de mando contentivo de indicadores mediante la participación de consultores para el proceso operativos según el protocolo de AdaptaPro.
- Participación de asesores funcionales para el área administrativa según los siguientes lineamientos: https://adaptaproerp.com/servicio-de-implementacion/
13. ¿Cómo se implementa un sistema administrativo?
- Mediante la participación de asesores funcionales para el área administrativa según los siguientes lineamientos: https://adaptaproerp.com/servicio-de-implementacion/
15. ¿Puedo empezar por el componente Administrativo y luego el Operativo, por donde empiezo?
Afirmativo, empezamos desde tesorería realizando la planificación financiera de los gastos fijos, prestadores de servicios y objetivos financieros para iniciar la gestión de la empresa mediante procesos e indicadores.