Digitalización de Documentos
Es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales.
Entre sus grandes ventajas están:
Ahorro en el uso de papel, tóner y tintas.
Ahorro en fotocopiadoras.
Ahorro del costo dedicado a archivar y buscar información. (Carpetas, Ganchos, Marcadores, etc.).
Acceso a la información de manera simultánea desde diferentes usuarios del Sistema.
Acceso seguro y rápido.
Aprovechamiento de los espacios usados para archivos físicos.
Mayor productividad del personal.
Los archivos electrónicos forman parte de la base de datos y logran su futura reproducción logrando así proteger su contenido de pérdida, accidentes o dispersión en carpetas o diversos computadores, entre otros factores. Ahora, AdaptaPro almacena archivos electrónicos en la base de datos y provee opciones de búsqueda que facilitan su rápida ubicación, reproducción y visualización.
AdaptaPro incluye una excelente funcionalidad para lograr la digitalización de documentos y almacenamiento de archivos vinculados directamente con registros de la base de datos, logran incorporar en toda la gestión financiera de la empresa una práctica y cómoda forma para el almacenamiento de información, podemos citar algunos casos:
Documentos en formato Word enviados por clientes. El usuario podrá generar un expediente y adjuntar los archivos vinculados.
Comunicación escrita mediante correos, puede ser almacenados (Copiar y Pegar) en archivos y luego se pueden almacenar según el ejemplo indicado en el punto 1.
Folletos de productos y/o listas de precios enviadas por un proveedor pueden almacenas y vinculadas con el código del Proveedor.
Las facturas de compra (especialmente de Activos y Servicios) pueden ser vinculadas con el registro de compra; mediante la replicación de base de datos. “El contador Externo” podrá reproducirla para indicar o auditar las cuentas contables.
Las conciliaciones bancarias automáticas “Almacenan” en la base datos el contenido del archivo utilizado para realizar el proceso de conciliación.
Los recibos de ingreso se puede digitalizar y almacenar “copia” del depósito vinculado con el pago.
Movimientos bancarios, también pueden digitalizar los documentos impresos o asociar los documentos electrónicos emitidos por el banco, podemos citar el caso de las transferencias electrónicas “el usuario puede obtener una imagen de la operación”, copiar en “Paint” grabar en formato “JPG o PNG”, luego indicar la ruta del archivo.