AdaptaPro (IA) inteligencia artificial

I. Beneficios de Tus Servicios y Tu Organización al Utilizar DATAPRO

DATAPRO es un producto creado mediante la alianza entre AdaptaPro y WitMakers, aliados cuya relación profesional data desde los años 90 y quienes han compartido momentos de transición tecnológica. Este producto fue extraído de OMNIX-IA, aplicado a procesos logísticos empresariales, y se asumen los servicios contables como un proceso logístico, lo que llevó a crear una solución inmediata lista para utilizar.

Tus servicios obtienen Inmediatez, Eficiencia y Ahorro de Costos

1.1. Se ofrece una solución inmediata lista para utilizar denominada “Empecemos hoy con lo que tenemos”.

1.2. Se evita el desafío de utilizar IA privada y local, el cual requiere inversiones de recursos de hardware, costos de implementación de la plataforma, más costo y tiempo para implementar y entrenar la IA local.

1.3. La integración entre AdaptaPro con DATAPRO logra una solución inmediata que permite ahorrar costos (hardware, costos de implementación), tiempo y maduración mediante la capitalización de experiencia.

1.4. Su utilización es una alternativa segura de implementación inmediata, mediante la alianza con DATAPRO, la cual provee una solución de IA en la nube privada lista para utilizar de manera integrada con AdaptaPro.

1.5. Se ofrece una solución rápida e inmediata lista para utilizar, sin necesidad de utilizar IA públicas en la nube, ni adquirir inversiones con su plataforma; este plan se denomina “Trabajamos con lo que tenemos”, específicamente para los prestadores de servicios contables.

1.6. DATAPRO, ubicada en NY, ya dispone de una solución de IA web y móvil probada con implementaciones en varias empresas en América Latina y en Estados Unidos.

1.6.1. El servidor donde se ejecuta DATAPRO está alojado en AWS con altos protocolos de seguridad.

1.7. Evolución Constante: DATAPRO está en constante evolución basada en necesidades reales, lo que permite ampliar los alcances y funcionalidades para lograr mayor eficiencia y productividad. Tus sugerencias se hacen realidad.

Flexibilidad y Alcance Funcional para Tu Organización

2.1. El prestador de servicios contables, sus colaboradores y clientes tienen acceso web y desde sus teléfonos móviles, facilitando el teletrabajo, la movilidad, la inmediatez y mayores alcances funcionales.

2.2. Flexibilidad: El usuario podrá participar en la definición del PROMPT que logra calibrar los resultados según sus perspectivas.

2.3. Se puede citar un caso en el que se necesita que DATAPRO valide el cumplimiento de la Providencia Administrativa 0071 para la emisión de facturas en sus diversos modos fiscales.

II. Procedimientos para la Utilización de DATAPRO

El objetivo de la función del prestador de servicios contables es procesar datos desde documentos de origen administrativos ya gestionados por el cliente para transformarlos en resultados contables y tributarios. Se aplica un proceso de tipo logístico estilo maquila.

Configuración para la Integración con DATAPRO

1.1. Requisito Previo: Se requiere el registro de afiliación del prestador de servicios contables, tarea que AdaptaPro realiza de manera automática con los datos de la licencia activada.

1.2. Definición de Correo Exclusivo: Defina una cuenta de correo (puede ser en Gmail) exclusivamente para que todos tus clientes te reenvíen todos los documentos (facturas digitales) emitidas por sus proveedores, prestadores de servicios e instituciones parafiscales. Esto incluye facturas digitalizadas mediante fotos u otros documentos digitales realizados por el personal del cliente.

1.3. Proceso de Afiliación en AdaptaPro:

1.3.1. Desde el formulario empresa, utilizar el botón “Afiliar”, quien presenta un menú de opciones.

1.3.2. Se debe seleccionar “DATAPRO” para registrar la empresa en DATAPRO conjuntamente con los datos de tu licencia, quien te identifica como prestador de servicios contables.

1.3.3. El proceso requiere las credenciales del correo exclusivo para documentos digitales.

1.4. Contexto de Validación: Prefines el contexto para la validación de documentos, si deseas incluir validación de la Providencia PA071.

Generación de Entregables, Procesamiento y Transacciones

2.1. Recepción de Documentos: AdaptaPro realiza la lectura del correo del prestador de servicios para obtener todos los documentos digitales de sus clientes de manera similar a un almacén de recepción de materia prima.

2.2. Procesamiento por Lotes (Maquila):

2.2.1. AdaptaPro comprime todos los documentos y los sube al servidor de DATAPRO para procesar el lote de documentos sin la espera por parte del usuario.

2.2.2. El procesamiento será realizado por lotes de documentos y sin la participación por parte del usuario.

2.2.3. Esta actividad también podrá ser ejecutada de manera automática mediante los procesos automáticos para el panel de tareas.

2.2.4. DATAPRO puede operar documento por documento o mediante un lote de documentos para ser procesado.

2.2.5. AdaptaPro se encarga de suministrarle los recursos al estilo maquila y luego lo descarga procesado listo para ser ingresado hacia la base de datos.

2.3. Movilidad para el Usuario Contable: El usuario podrá acceder desde su teléfono móvil a DATAPRO para tomarle foto a cada factura para ser procesada y descargada por AdaptaPro.

2.4. Descarga y Visualización: AdaptaPro provee la función descargar transacciones desde DATAPRO y las registra en los formularios de documentos del plugin asistente contable facilitando su visualización. Las registra en sus respectivas bases de datos según el número del RIF del documento.

2.5. Criterio Contable: Los documentos en formato digital se mantendrán provisionalmente en DATAPRO con el objetivo de ser visualizados por parte del usuario para aplicarle su criterio contable para los asientos contables.

2.6. Generación de Resultados Internos: AdaptaPro puede generar los resultados desde la base de datos local y los sube automáticamente en DATAPRO, descargando el resultado.

Utilización Sencilla desde el Plugin Asistente Contable

3.1. Desde el plugin asistente contable, su organización dispone de tres opciones principales para su utilización:

3.1.1. Afiliación DATAPRO.

3.1.2. Subir documentos.

3.1.3. Bajar resultados.

Registro de Documentos de Compras por Parte de Tus Clientes desde DATAPRO Móvil

4.1. Generación Inmediata de Retención: Tu cliente podrá realizar compras a cualquier hora, tomar la foto y generar la retención de IVA de inmediato, generando el documento en formato PDF y enviándolo inmediatamente al vendedor (Requiere previa implementación).

4.1.1. Esto es útil específicamente para clientes persona naturales que deben realizar compras o empresas con colaboradores realizando compras presenciales y necesitan registrar retenciones.

4.2. Procesamiento de Lotes del Cliente: Tu cliente podrá preparar todos sus documentos de compra, accediendo a DATAPRO móvil, tomarle las fotos a cada documento en modo de lotes de documento o carpeta completa.

4.3. Agilidad en la Descarga: DATAPRO procesa los documentos de inmediato, listos para que AdaptaPro descargue solo las transacciones, logrando agilidad e inmediatez.

4.4. Compartir y Subir Imágenes: Tu cliente podrá tomar las fotos o imágenes de cada documento y subirlos en DATAPRO, y AdaptaPro lo descarga.

4.5. Generación Móvil de Retenciones: Tu cliente puede utilizarlo de manera móvil para registrar facturas de compra y generar la retención de IVA. (Esto aplica condiciones y definiciones previas para mantener el correlativo de las retenciones).

Otras Funcionalidades Agregables para Tus Servicios

5.1. Trabajo Colaborativo: Integrar el trabajo colaborativo mediante la gestión de tareas obtenida desde los calendarios fiscales conjuntamente con los involucrados: el cliente, tu equipo interno y colaboradores externos mediante teletrabajo.

5.2. Análisis de Datos para Clientes: Ofrecerle análisis de datos a tus clientes mediante dashboard obtenidos desde los estados financieros y resumen de asientos mensuales dolarizados para que pueda generar sus indicadores y exploración de manera autónoma. Esto requiere el registro del presupuesto contable valorado en divisas.

5.3. Generación de Retenciones: Generación de retenciones de IVA y/o ISLR cuando el prestador de servicios lo incluye en su contratación con el cliente.

5.4. Servicios Adicionales: Otras funcionalidades referentes para nóminas y demás servicios inherentes al servicio contable, tributario y laboral.

5.5. Compartir Resultados: Puedes compartir los resultados con tus clientes.