Protocolo para la definición de la descripción del Proceso Operativo
Solo podemos mejorar lo que podemos medir, medimos lo que podemos controlar.
Introducción:
En el entorno empresarial acelerado de hoy, el cambio es inevitable. Ya sea adaptándose a una nueva tecnología, tendencias del mercado, exigencias regulatorias o actualizando los procesos operativos logrando beneficios competitivos y comparativos en el mercado que se deben traducir en ganar: Tiempo de Vida, Rentabilidad y Movilidad.
Para garantizar que su organización pueda implementar con éxito nuevos procesos, es necesario implantar las estrategias clave para gestionar el cambio, superar la resistencia, garantizando transiciones exitosas logrando anclar la cultura de cambio constante.
1. Beneficios de contar con la descripción del mapa de procesos:
1. Facilitar la definición de los alcances del proyecto de sistematización mediante una solución basada en un Software de porte ERP. Provee los recursos para el caso de negocio y/o licitar soluciones según requerimientos de la empresa.
2. Este contenido DESCRIPCION DEL MAPA DE PROCESOS puede ser utilizado para crear los manuales de procesos y procedimientos por área y cargo, combinando:
Documentación digital del sistema, imágenes de resultados y/o videos de su funcionamiento específico por cada proceso, en consecuencias también deriva los siguientes beneficios:
2.1 Fácil comprensión de las tareas y responsabilidades.
2.2 Material de apoyo o repaso en caso de dudas, evitando la distorsión del proceso según percepción, interés y/o cultura del usuario. Prevalencia: ¿La cultura de la empresa o la cultura del usuario?
2.3 Mitigar los riesgos de rotación de personal.
2.4 Rápida incorporación en producción de nuevos usuarios de manera formal, mitigando riesgos por desviación.
2.5 Ampliar su contenido, agregando: (Tareas y Actividades) y movimiento.
3. Asegura la ejecución formal de los procesos:
Mediante la implementación de cuadros de mando contentivos de actividades que debe realizar con sus respectivos indicadores de desempeño conjuntamente con calendario de la empresa.
4. Definir el proceso operativo en las siguientes áreas:
4.1 Almacenamiento:
4.2 Comercialización (Ventas).
4.3 Aprovisionamiento.
4.4 Finanzas.
4.5 Producción.
4.6 Servicios.
5. Indicadores (KPI) para la gerencia o dirección operativa. Ejemplo:
Ventas, Rentabilidad, Satisfacción de clientes, Nuevas líneas de negocios, Certificaciones, Posicionamiento de mercado, etc.
6. Formalizar por cada área operativa el proceso de punta a punta con las siguientes variables:
6.1 Entrada: Recursos y Requisitos.
6.2 Proveedores Internos/Externos.
6.3 Procesos y procedimiento.
6.4 Cliente Interno/Externo.
6.5 Indicadores. (Desempeño -> Tiempo -> Calendarios).
Determina los procedimientos de cada área operativa para implementar el proceso para generar la gestión del calendario facilitando la cultura proactiva con visualización futura, ejemplos:
6.5.1 El gerente de almacén debe conocer las órdenes de compra emitida para preparar el almacén para recibir y almacenar los productos, de igual forma los pedidos de clientes que le facilite ubicar los productos para fácil y rápida manipulación.
6.5.2 De igual el gerente comercial debe conocer las órdenes de compra
para lograr realizar compromisos de oferta y entrega a sus clientes.
6.6 Riegos que pueden afectar el proceso, políticas para mitigarlo.
6.7 Salida: Entregable.
7. Calendario de entrevistas con los gerentes por cada área la ELICITAR la generación de entregables.
Determina los procedimientos de cada área operativa para implementar el proceso para generar la gestión del calendario facilitando la cultura proactiva con visualización futura, ejemplos:
7.1 El gerente de almacén debe conocer las órdenes de compra emitida para preparar el almacén para recibir y almacenar los productos, de igual forma los pedidos de clientes que le facilite ubicar los productos para fácil y rápida manipulación.
7.2 De igual el gerente comercial debe conocer las órdenes de compra para lograr realizar compromisos de oferta y entrega a sus clientes.
8. Recursos:
8.1. Consultor AdaptaPro: Prestador de servicios que elecita los requerimientos de la empresa para crear las descripciones de los procesos y procedimientos que le generen valor a la empresa en la sistematización de sus procesos de negocios utilizando los tres
(3) principales marcos de trabajo:
8.1 PMI.
8.2 BPM.
8.3 BSC .
9. Caracterización de la Empresa:
9.1 Misión: Lo que la empresa hace para cumplir su propuesta de valor.
9.2 Visión: Lo que desea ser.
9.3 Valores: La cultura, aptitudes que deben cumplir sus colaboradores para lograr cumplir la misión y la visión de la empresa.
9.4 Colaboradores (Aliados) Proveedores y reglas asociados con el portafolio de negocios.
10. Competidores más cercanos según cuota de mercado. En nuestro caso requerimos medir la sistematización de procesos.
10.1 Software que utilizan para sus procesos operativos. (ERP o Sistemas administrativos)
10.2 Procesos operativos sistematizados.
10.3 Cuota del mercado.
10.4 Objetivo para escalar el ranking en la cuota de mercado.
11. Portafolio de negocios contentivo del: Productos, Precios y Condiciones.
11.1 Reglas para la categorización de clientes: A, B, C o D.
11.2 Reglas para la categorización de productos: A, B, C o D.
11.3 Tiempos de entrega.
11.4 Reglas por cada tipo de cliente: Cadenas, Mayoristas, Retail.
12. Objetivos financieros por periodos con sus respectivos indicadores: Rentabilidad, Desempeño: Requeridos por el cliente o sugeridos por el consultor.
Rentabilidad, Desempeño: Requeridos por el cliente o sugeridos por el consultor.
13. Hojas de Excel utilizadas para el proceso operativo.
14. Organigrama de cargos y funciones (Proceso operativo y administrativo).
15. Estado Actual a nivel de sistematización.
En áreas operativas y administrativas.
16. Recursos tecnológicos actuales
Servidores, PC, tables, contratación CLOUD, página web.
17. Recursos de infraestructura:
Sucursales, Almacenes, Transporte, Fábricas y similares.
18. Aliados:
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