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Servicio de Implementación

Te aseguramos la sistematización de tus procesos operativos y administrativos, desde el caso de negocio hasta la mejora continua.

“Lo único constante es el cambio. Heráclito”

asesor funcinal contento

Logra beneficios comparativos y competitivos mediante la sistematización de sus procesos.

Implementar AdaptaPro representa la adopción de un moderno modelo de gestión empresarial basada en procesos contentivos de indicadores, esto requiere la previa planificación de los entregables que debe generar el usuario para lograr satisfacer a sus clientes externos o internos.

Para asegurar el éxito de la implementación, en AdaptaPro hemos adoptado las prácticas de proyectos mundialmente aplicadas por empresas exitosa. Contamos con la Oficina de Proyectos AdaptaPro (PMO) creada mediante metodología de proyectos (PMI y KAMBAN) quien nos provee las formalidades mediante plantillas que nos permite precisar los alcances de sus requerimientos asegurando el cumplimiento de sus expectativas.

Desde el primer contacto hasta la mejora continua.

Para (4) cuatros niveles de usuarios:

  1. Operativos o situacionales: Están focalizados en la operación y no disponen tiempo para involucrarse en los servicios de implementación lo cual requiere una solución llave en mano lista para ser utilizada. Esta implementación requiere desde la carga o importación de los datos desde Excel, definición de las transacciones y validaciones conjuntamente con el acompañamiento del asesor funcional para iniciar su utilización.
  2. Usuarios funcionales e involucrados en la implementación: Están involucrados en la carga de datos, definiciones de las transacciones y validaciones hasta lograr resultados correctos, en la mayoría de los casos capacitan a los usuarios en producción.
  3. Usuario en producción: Requiere el sistema implementado listo para iniciar la capacitación antes de iniciarse en producción.
  4. Usuarios con dominio técnico: Genera reportes, consulta SQL, formularios automáticos, definen formatos Crystal Report, realizan respaldos de datos y tareas similares.

Equipo Humano:

  1. Soporte Técnico.
  2. Asesores funcionales.
  3. Consultores de Procesos Operativos.
  4. Gestor de Proyectos.
  5. Programadores para caso de personalizaciones y/o mejoras según póliza eService.
  6. Ejecutivos de cuenta.

Sistematización del Proyecto de Implementación:

El proyecto es gestionado de manera sistematiza mediante AdaptaPro  quien esta provisto de los entregables que genera cada módulo  el alcance del proyecto de la implementacion  generarando la formalidad de la contratación para luego de su aprobación le facilite al gestor de proyectos asignar: Tareas, fechas y personas y controlar su ejecución de cada tarea hasta lograr el cierre del proyecto, además generar el estados situacional del proyecto facilitando la gestión del calendario y comunicación para los involucrados.

Gestión de la Calidad:

Mediante la sistematización de los entregables aceptados en la aprobación del presupuesto de implementación derivado del caso de negocio, generamos ordenes de servicios contentiva de: Tareas, Fechas e involucrados, facilitando su control hasta lograr su producción de manera progresiva y escalable hasta el cierre del proyecto. Además, evitando desviaciones del proyecto hacia actividades no contratas o no inherentes al proyecto.

  1. Los procesos operativos según mapas de procesos por cada línea de producción.
  2. Los procesos administrativos según sus respectivas plantillas por cada módulo que lo conforma.

Gestión del Calendario:

Mediante AdaptaPro proyectos generas el calendario de los entregables para ser comunicados a los involucrados facilitando la toma decisiones para la asignación de nuevas tareas dependiente los entregables. Ejemplo: Para implementar la forma 30, requiere previa implementación del libro de ventas y este depende de la implementación de las series fiscales y registros de facturación.

Gestión de Riesgos:

Mitigamos los posibles riesgos que pueda afectar la ejecución del Servicio de implementación mediante la formalización de todos los relacionados involucrados con el objetivo de asegurar el desenvolvimiento y su satisfactoria conclusión:

  1. Contrato del Servicio de Implementación.
  2. Contrato tripartito entre: Asesor funcional, AdaptaPro y Cliente.
  3. Sistematización del proyecto de implementación.
  4. Póliza eService para cubrir los posibles cambios del proyecto.

Gestión de los cambios:

La póliza eService mediante tarifa única, cubre los posibles y comunes cambios que surjan durante el servicio de implementación por las siguientes causas:

  1. Detectar omisiones en la definición de los alcances iniciales.
  2. Cambios menores que no incrementan el alcance del sistema.
  3. Cambios regulatorios o de mercado durante la implementación.
  4. Detección por parte del asesor funcional de actividades improductivas o paralelas mediante Excel, realizadas por los usuarios.
  5. Simplificación de tareas.

*eService aplica sus propias condiciones*

Gestión de las comunicaciones:

Durante la implementación el gestor de proyectos crea un chat exclusivamente para la comunicación del proyecto en formato Excel y generado desde AdaptaPro Proyectos con el objetivo de comunicarle a los involucrados los avances del mismo, además comunicar lo referente a fechas, actividades y personas. Una vez concluido el proyecto será clausurado el chat de comunicación.

Beneficios para el usuario:

Asegura la implementación de las funcionalidades indicadas en el alcance de la plantilla inherentes a los módulos propios de su cargo.

Contratación:

AdaptaPro formaliza el servicio de contratación mediante contrato de servicios de implementación contentivo de: Objetivos, Requerimientos, Requisitos  condiciones y compromiso por parte de los involucrados. Además, la formalización por parte de los asesores funcionales mediante contrato tripartito para asegurar la promesa del portafolio AdaptaPro.

Alcances de la implementación:

Técnica: Se encarga de dejar técnicamente el sistema listo para iniciar la implementación funcional y operativa del sistema.

  1. Instalación del gestor de base de datos.
  2. Instalación del sistema en cada PC.
  3. Migración de datos desde formatos en Excel
  4. Definición de formatos de Impresión mediante CYRSTAL REPORT.
  5. Personalizaciones del Sistema exclusivos para el cliente.
  6. Adaptaciones del sistema que formaran parte del estándar.

 

1. Funcional administrativa: por cada módulo según respectiva plantilla para:

  1. Productos del Inventario
  2. Documentos de Compras.
  3. Facturación y clientes.
  4. Tesorería (Caja-Bancos)
  5. Activos.
  6. Nómina.
  7. Contabilidad.
  8. Tributación y deberes formales
  9. Operatividad general de AdaptaPro.

2. Procesos operativos por cada plugIn contratado:

Sus alcances son definidos mediante mapas de procesos de punta a punta en su respectiva plantilla y actividad económica de la empresa.

  1. Servicios y/o proyectos.
  2. Comercialización (Mayor/Retail)
  3. Producción.

3. Tecnologías complementarias:

  1. Power BI
  2. Excel conectado con la base de datos.
  3. Crystal Report.
  4. Replicación de base de datos.

*cada uno requiere su respectiva contratación y proyecto específico*.