Asistente Contable
1. Preámbulo
La sistematización contable partiendo desde las transacciones administrativas para generar los asientos contables automatizados, fue la práctica implementada en DataPro desde sus inicios generando excelentes beneficios: Precisión, Simplificación, Eficiencia, entre otros.
Para el prestador de servicios contables en modalidad externa, puede extraer copia de las transacciones administrativas y transferirlas vía internet o mediante medio magnético e importarla hacia DataPro o AdaptaPro y generar los asientos de manera sistematizada.
Actualmente hemos tomando en cuenta la diversidad de alcances y variables influyentes en la prestación del servicio contable:
1. Transcripción las transacciones administrativas del cliente para los casos de no contar con un sistema administrativo.
2. Utilización de la data digital del cliente: Libros de compra, Libros de Venta en formato Excel, Facturas digitales PDF.
3. Servicios administrativos en tiempo presente o tiempo pasado.
4. Tipo de contribuyente: Formal u Ordinario, más la condición Especial
5. Nóminas y sus alcances.
6. Parafiscales.
Lograr generar entregables según lo expuesto, requiere la implementación de formularios puntuales y focalizados en la eficiencia necesaria para la introducción de los datos, bien sea por la vía teclado o por la importación desde archivos en formato Excel, tomando en cuenta el tiempo, energía y riesgo que influye cada transacción que impacta en los resultados contables, fiscales y parafiscales.
Para esta implementación hemos tomando en cuenta la eficiencia por entregables:
1. Tiempo medido en segundos empleado para registrar cada transacción.
2. La cantidad de teclas presionadas: Caracteres, Clic, ENTER, otras teclas.
3. Cantidad Input o cantidad de Campos requeridos.
4. Cantidad de formularios interactivos de apoyo.
Inspirado por la crítica de un usuario que afirmó:
Por esto le solicitamos sus herramientas de trabajo y detectamos que transcribía los libros de compra y venta cómodamente desde un formulario de navegación vertical y horizontal, partiendo desde los documentos físicos suministrados por sus clientes, su práctica nos inspiró en crearle formularios de uso muy cercano al uso hojas de cálculo quien le facilita una visión general del trabajo, además de lograr desplazarse cómodamente en su contenido (líneas y columnas). Agregamos las funcionalidades para generar documentos de compras, retenciones de IVA, ISLR, asientos contables y registro de caja, bancos, logrando mayor productividad en su trabajo.
Este formulario lo hemos mejorado gracias a las practicas y recomendaciones por parte de los usuarios, hasta lograr registrar en solo una línea o registro, el total de las transacciones administrativas relacionadas, exceptuando los productos del inventario.
Este formulario está en constante evolución y mejora continua gracias a las sugerencias realizadas por los usuarios.
Es muy importante el usuario o prestador de servicios contable defina con sus clientes cuales son los alcances de su contratación y generación de entregables:
1. Servicios basados en tiempo pasado. El cliente generó sus transacciones con su sistema administrativo y necesita los siguientes entregables:
1.1 Balances basados en los asientos contables desde sus transacciones administrativas.
1.2 Fiscales exigidos por el SENIAT.
1.3 Para fiscales:
1.3. Derivados de la relación laboral.
1.4. Otros: Ciencia y tecnología, Deportes, ONA, Otros.
1.5. Impuestos locales (retenciones municipales y patente)
1.6 insumos aportados por el cliente:
1.6.1 Digital
1.6.1.1 Formato XLS
1.6.1.2 PDF de facturas digitales generadas por sus proveedores.
1.6.1.3 Físico papel.
1.6.1.4 Mixto.
2. Servicios basados en tiempo pre sente: El prestador de Servicios contable realiza las retenciones de: IVA, ISRL y retenciones. Además, asume las transacciones en tiempo pasado.
3. Alcances del Servicio:
3.3. Contable:
3.3.1 Generación de Balances
3.3.2 Cierre Contable.
3.3.3 Definitiva de Rentas DPJ26
3.4. Administrativo.
3.4.1. Facturación digital.
3.4.2. Conciliaciones bancarias.
3.4.2.1 Sistematizado Digital desde archivos Excel
3.4.2.2 Discrecionalmente.
3.6. Nómina.
3.4.1 Nomina administrativa.
3.4.2 Parafiscal.
Además, provee dos importantes funcionalidades adicionales que te facilitan el trabajo:
a. Importar libros de compra y/o venta en formato Excel, para aquellos casos donde tu cliente posee un sistema administrativo.
b. Si tu cliente no tiene un sistema administrativo. Puedes implementarle licencia AdaptaPro libre de pago (Ilimitada con 5mil registros) e importar las transacciones vía internet desde la oficina virtual de AdaptaPro.
Objetivos:
1. Generar entregables contables para cumplir los deberes formales.
2. Calcular la declaración definitiva de rentas Forma 30.
3. Generar las obligaciones tributarias.
4. Generar las obligaciones parafiscales.
Este PlugIn ASISTENTE CONTABLE utiliza los recursos de AdaptaPro de manera acopiada un menú contentivo de opciones e indicadores puntuales y orientadas para que logres el acceso directo a sus funcionalidades para generar entregables de manera eficiente.
Previamente vamos a precisar los tres tiempos de la transacción con AdaptaPro:
1. Procesos operativos focalizados en el tiempo futuro.
2. Procesos administrativos que se ejecutan en tiempo presente. En este caso, recomendamos a los usuarios no rehacer las transacciones administrativas debido a la cronología, secuencias de documentos, validaciones y requerimientos de campos innecesario para el objetivo contable, tributario o debes formales.
3. Procesos contables y tributarios que se ejecutan según transacciones pasadas generadas desde el proceso administrativo.
Definición de recursos:
AdaptaPro no es un sistema PlugAndPlay, debido a que no provee un modo único ni prestablecido para su funcionamiento ni generación de entregables. Adaptabilidad es uno de sus principales beneficios para usuario, esto requiere la previa definición de los recursos:
1. Definición de la empresa: Tipo de Contribuyente, Fecha del ejercicio, Inicio del calendario fiscal.
2. Generación del calendario fiscal necesario para el registro de los documentos de clientes, proveedor y generación de entregables fiscales.
3. Tipos de Alícuotas de IVA: Activar los tipos de alícuotas que serán aplicadas con las transacciones de compra y facturación. Según estas alícuotas se activarán las columnas para la carga de datos en los libros de compra de transcripción.
4. Series fiscales del cliente: Necesario para el registro de documentos del cliente.
5. Tipos de documentos de clientes y proveedores que van generar las transacciones operativas que serán los insumos para las transacciones administrativas y estas genera los recursos para los asientos contables y deberes formales. Sin embargo, si podemos implementar la generación de asientos contables y deberes formales sin necesidad de implementar los componentes operativos ni administrativos debido a que no vamos a realizar estas transacciones, los formularios para registrar documentos de compra o venta en modo transcripción requiere introducir solo los datos esenciales para generar un asiento contable y/o un deber formal.
6. Plan de Cuentas.
7. Código de integración contable contentivo de las transacciones administrativas con su respectivo equivalente contable facilitando la generación de asientos contables simples.
8. Definir la sintaxis para generar el número del comprobante contable.
9. Carga del balance inicial.
10. Definición de parámetros para importar desde formatos digitales Excel, CSV o TXT: Libros de compra, Libros de venta libros de inventario y Reporte Z desde el sistema administrativo del cliente.
11. Definición de los parámetros de importación desde facturas de compras digitales en formato PDF.
12. Definición de los parámetros para la importación de formatos digital (XLS o CSV) para la importación de estados de cuentas bancarios para sistematizar la conciliación digital.
Evaluación de eficacia comparativa:
Formularios convencionales Vs libro de compra o venta para la transcripción: Vamos a evaluar las diversas opciones de eficacia logrando registrar la mayor cantidad de asientos contables con el menor esfuerzo y tiempo posible, para este caso vamos a tomar en cuenta una factura de compra de un producto para la venta, con IVA y condición a crédito.
1. Comprobante contable: Introduzco tres asientos contables discrecionalmente.
1.1 Compras
1.2 IVA
1.3 CxP
2. Desde la factura de compra: Registro la factura de compra, introduzco los datos del proveedor, el código del producto y luego de guardar la factura, AdaptaPro genera los tres asientos contables: Compras, IVA y CxP
3. Desde la contabilidad de transcripción: Introduzco el RIF del proveedor, la cuenta contable de la compra, el monto de la factura y el tipo de IVA en este caso GENERAL representando el 16%. Al finalizar mediante el botón grabar adaptapro genera los asientos contables automáticamente-
4. Importar el libro de compras desde Excel generado por el sistema administrativo del cliente. En este caso, adaptapro importa su contenido hacia el formulario del registro del libro de compras, evitando su transcripción, solo debes validar su contenido, introducir las cuentas contables de compra donde los considere necesario.
Otras consideraciones:
1. Registro de mejoras: Incorporación de campos para retenciones municipales. RELEASE 2501.
2. Mejoras incorporadas RELEASE 25.04 (abril-mayo 2025)
2.1 Campo Número de Partida ampliado hacia seis (6) dígitos se genera de manera incremental infinito e incondicional.
2.2 Cambio de contribuyente ORDINARIO o ESPECIAL hacia contribuyente FORMAL genera automáticamente el calendario fiscal para la forma 30 de manera trimestral.
2.3 Los formularios se presentan con resumen de forma trimestral para los contribuyentes formales.
2.4 Importación de libros de compra o ventas desde Excel no requiere rangos de fecha.
2.5 Autoasignación de la fecha de declaración desde el formulario de transcripción o desde importación de archivos desde Excel
2.6 Registro del archivo Excel en tabla DPFILEEMP genera numero incremental asociado al registro del libro de compras o ventas, facilitando remover todos sus registros cuando requiere ejecutar nuevamente el mismo proceso de importación desde el archivo.
2.7 Campo DIA, para contribuyente FORMAL, asume como referencia la última fecha según línea anterior para generar la fecha sugerida.
2.8 Generación de Asientos contables de documentos de compra, ahora vincula con registro de libro de compras de transcripción y genera asientos contables directos según contenido de los campos: Monto Pagado, Monto Anticipo y Monto IGTF como contrapartida al asiento de Cuentas por Pagar. Además, evita realizar los registros en las tablas de comprobantes de pagodebido a que el requerimiento es estrictamente contable.
2.9 Formulario totalizador de registros de compra, muestra en la primera columna el código de la sucursal según el calendario fiscal. Será utilizando como parámetro del código de sucursal para el registro del libro de compras.
2.10 Formulario resumen de compras y resumen de ventas, incluye nuevas columnas totalizadoras: Por alícuotas de IVA, Pagos, retención de IVA, Retención de ISRL, Retención municipal y monto IGTF.
2.11 Validación para no permitir registrar documento el mismo numero de documento mas de una vez o no permitir registro repetido del documento.
2.12 Contribuyente formal, asiento derivado de compras o gastos asume el total del renglón (contentivo de la base imponible más monto del IVA)
Preguntas frecuentes:
1. Por razones de riesgo, mi cliente no permite sacar de sus instalaciones los documentos originales que soportan una fiscalización. ¿Puedo instalar mi licencia en la PC de Cliente y prestarle el servicio en sus instalaciones?
Respuesta: Afirmativo, la licencia es tuya y podrás instalarla en varios PC, además puedes sincronizar respaldos de la base de datos en mega.nz te enseñaremos como hacerlo. También podrá capacitar a tu cliente para que utilice el sistema registrando las facturas de compras, demás gastos y registro de pago, defines una plantilla contentiva de los pagos mensuales para que el usuario la opere de manera sencilla y fácil, luego transferimos los datos hacia adaptapro server para que puedas recuperarla en tu PC y trabajar desde tu privacidad.
2. Si AdaptaPro me recomienda utiliza la contabilidad de transcripción, ¿Por qué mi licencia incluye procesos operativos y administrativos?
Respuesta: Nuestra propuesta de valor para el contador Amplia tu portafolio e incrementa tu productividad, por esto recomendamos: Ofréceles a tus clientes
a. Sistematizar sus procesos operativos y Administrativos con AdaptaPro.
b. Servicios como Asesor funcional aquí tienes oportunidades de ingresos realizando
implementaciones con tus clientes u otros usuarios asignados por AdaptaPro.
c. Ingresos por licencias y pólizas.
d. Servicios de nómina.